Email telah menjadi bentuk penting dari komunikasi bisnis. Meskipun email pribadi bersifat informal, email untuk bisnis membutuhkan profesionalisme dan kesopanan. Bagian dasar surat bisnis kertas berlaku untuk korespondensi Internet juga.
Subjek
Buat baris subjek singkat dan akurat. Hindari menggunakan sebutan yang dapat memicu filter spam penerima, seperti "Re", singkatan memo kantor tradisional untuk "Mengenai", atau "Fwd", yang berarti pesan email yang diteruskan. Selalu isi baris subjek; membiarkannya kosong juga bisa menendang pesan Anda ke folder spam.
Video Hari Ini
Sapaan
Gunakan salam profesional untuk pesan email bisnis. "Dear Mr. Foster" menciptakan kesan yang jauh lebih baik daripada "Hei, Bob" dan mencerminkan citra Anda sebagai pebisnis. Biarkan baris kosong setelah salam, lalu mulai isi email. Pola ini membuat seluruh pesan lebih mudah dibaca oleh penerima.
Tubuh
Ikuti pedoman surat bisnis standar untuk badan email Anda. Gunakan bahasa yang sopan untuk mengajukan permintaan atau menjelaskan suatu hal. Jika Anda tidak yakin penerima akan mengingat Anda atau jika Anda melakukan kontak untuk pertama kalinya, perkenalkan diri Anda di baris pertama. "Terima kasih telah berbicara dengan saya Kamis lalu mengenai kontrak Johnson" akan menarik ingatan penerima sebelum Anda masuk ke detail bisnis yang ada.
Tanda tangan
Tambahkan baris kosong setelah badan email, sekali lagi untuk membuat pesan lebih mudah dilihat, lalu akhiri pesan dengan tanda tangan yang sopan, seperti "Hormat kami", "Hormat kami", atau bahkan "Terima kasih". Setelah nama Anda, tambahkan alamat email Anda, telepon nomor. gelar Anda dengan perusahaan dan bahkan alamat kantor jika diinginkan. Ini menawarkan penerima semua informasi kontak Anda di satu tempat.
Baca Dua Kali, Kirim Sekali
Sebelum menekan "Kirim," baca ulang email untuk mencari masalah: Apakah alamat email penerima sudah benar di kolom "Kepada" bidang, apakah ada baris yang sesuai di bidang "Subjek" dan apakah pesan bebas dari ejaan, konteks, atau tata bahasa kesalahan. Periksa kembali tanda tangan dan informasi kontak Anda juga.
Tetap Profesional
Gunakan hanya teks hitam dengan latar belakang putih. Pilih font bisnis, seperti Times New Roman atau Courier. Jangan gunakan font berwarna, melengkung, latar belakang yang sarat grafis, emotikon, atau bahasa gaul Internet, seperti "LOL" (Laughing Out Loud). Hindari mengetik pesan dengan huruf kapital semua, yang dianggap berteriak dalam bentuk teks. Jika Anda mengirim email bisnis ke sejumlah besar penerima, gunakan opsi Blind Carbon Copy (BCC). Dengan begitu, setiap alamat email pembaca terlindungi dan kecil kemungkinannya untuk masuk ke daftar spam seseorang.
