Cara Membuat Email Lebih Produktif dan Mengurangi Stres

Email adalah alat komunikasi yang sangat berguna, namun bila digunakan secara tidak tepat, email dapat berubah menjadi alat penghisap stres yang menyita waktu, mencuri perhatian, dan selalu aktif, yang lebih merupakan beban daripada manfaat. Jika Anda merasa takut dengan kotak masuk Anda setiap hari, lihatlah daftar teknik profesional berikut yang dapat membantu Anda membalikkan keadaan dan mengubah email kembali menjadi alat produktivitas sebagaimana mestinya.

Atur (dan siarkan) waktu di luar jam kerja Anda

Agar email tidak menyusup ke jam-jam di luar jam kerja dalam hidup Anda, ada baiknya Anda menetapkan jam kerja di luar jam kerja — bukan hanya dengan berkomitmen secara mental untuk tidak memeriksa email pada waktu-waktu tertentu. hari itu, atau bahkan dengan mengaktifkan pengaturan jangan ganggu untuk memblokir pemberitahuan email (yang juga merupakan ide bagus), tetapi juga dengan mengatur balasan di luar kantor agar dimulai setelah bekerja jam. Hal ini membantu mengelola ekspektasi dan membantu menetapkan batasan dengan rekan kerja Anda, namun tanpa menghalangi komunikasi sepenuhnya jika ada hal mendesak yang muncul.

Mungkin terasa sedikit menakutkan pada awalnya jika Anda terbiasa memeriksa email sepanjang hari, namun seiring berjalannya waktu, Anda akan mendapati bahwa memeriksa email pada jam-jam tertentu mendorong Anda untuk lebih fokus dan efisien selama Anda memblokirnya mati.

Kendalikan iramanya

Mirip dengan tidak memeriksa email Anda di luar jam kerja, juga tidak ideal untuk memeriksa kotak masuk Anda terus-menerus sepanjang hari. Email tidak boleh digunakan sebagai aplikasi obrolan waktu nyata — itulah yang dilakukan Slack dan Tim Microsoft adalah untuk. Oleh karena itu, jika Anda tidak perlu segera menerima email, sebaiknya sesuaikan pengaturan kotak masuk Anda sehingga pesan baru hanya masuk pada waktu yang telah ditentukan. Sebagian besar klien email populer saat ini memungkinkan Anda menyesuaikan seberapa sering kotak masuk Anda menerima pesan baru, dan mengurangi frekuensi dapat memberikan manfaat yang luar biasa bagi produktivitas Anda. Selain membuat email tidak terlalu mengganggu, mengatur irama secara strategis memungkinkan Anda memblokir sebagian jadwal korespondensi email dengan lebih efektif.

Begini cara melakukannya Pandangan Dan Surat untuk Mac.

Berhenti berlangganan daftar secara agresif

Email yang tidak diinginkan dan tidak relevan dari milis adalah fakta kehidupan yang menjengkelkan, tetapi jika metode Anda menanganinya hanya dengan menekan tombol hapus, Anda merugikan diri sendiri. Daripada hanya menghapus pesan-pesan ini, ada baiknya Anda meluangkan beberapa detik ekstra untuk berhenti berlangganan sepenuhnya dari milis. Dibutuhkan sedikit lebih banyak waktu, namun klik tambahan tersebut akan memberikan hasil sepuluh kali lipat di masa depan dengan menyelamatkan Anda dari kesulitan karena harus menghapus semakin banyak email yang tidak diinginkan yang menyumbat kotak masuk Anda.

Beberapa klien email modern membuat proses ini mudah bagi Anda, dan akan secara otomatis mendeteksi pesan milis dan menawarkan tombol berhenti berlangganan yang mudah ditemukan. Namun meskipun klien email Anda tidak memiliki fitur ini, ada baiknya Anda menggulir ke bagian bawah pesan dan mencari tautan berhenti berlangganan secara manual. Jika semuanya gagal dan tidak ada tautan berhenti berlangganan, sering kali ada baiknya mengirimkan email balasan singkat yang dengan jelas meminta pengirim untuk “tolong hapus saya dari daftar Anda.”

Gunakan pelengkap otomatis

Saran pelengkapan otomatis (seperti Penulisan Cerdas Gmail) bisa dibilang salah satu fitur terbaik yang telah ditambahkan ke perangkat lunak email belakangan ini. Jika Anda belum familiar, pada dasarnya mereka bekerja dengan memprediksi kata dan kalimat umum yang cenderung Anda gunakan, lalu menyajikannya sebagai saran yang dapat Anda masukkan dengan satu penekanan tombol. Yang bagus mempelajari gaya menulis Anda semakin sering Anda menggunakannya, dan bisa menjadi sangat akurat seiring berjalannya waktu.

Sejujurnya, saran pelengkapan otomatis tidak akan menghemat lebih dari beberapa menit ekstra per minggu, namun saran tersebut bisa berhasil. keajaiban dalam mengurangi upaya mental yang diperlukan untuk menulis email — terutama jika Anda kesulitan menemukan cara yang tepat untuk menyampaikan kata-kata sesuatu. Saran-saran tersebut juga dapat berfungsi sebagai pengingat yang berguna untuk menjaga agar segala sesuatunya tetap singkat dan manis.

Pelajari kapan harus melewatkan email dan mengangkat telepon

Salah satu keterampilan email terbaik yang dapat Anda kembangkan adalah kemampuan untuk mengenali kapan email — dan yang lebih penting, kapan email tersebut tidak — merupakan metode komunikasi yang ideal untuk digunakan dalam situasi tertentu. Dalam banyak kasus, email lebih disukai karena tidak sinkron, memungkinkan balasan yang lebih dipertimbangkan, dan meninggalkan jejak kertas — sehingga cocok untuk jenis pesan tertentu. Namun untuk percakapan yang tidak terlalu formal, email mungkin bukan tempat terbaik untuk berkomunikasi. Kapan pun komunikasi Anda tidak perlu dicatat, seringkali lebih cepat dan efektif untuk mengirimkan pesan singkat Slack, atau bahkan mengangkat telepon. Menelepon orang terkadang tidak disukai dalam situasi kerja tertentu, namun bila digunakan secara strategis, ada manfaatnya (kecepatan ekstra, kejelasan, dan kemampuan menggunakan nada dan nada untuk menyampaikan informasi) melebihi biaya.

Rekomendasi Editor

• 10 ekstensi browser untuk membantu memaksimalkan produktivitas Anda
• Peretasan GPU sederhana membuat laptop RTX 3080 Anda 20% lebih bertenaga, jika Anda berani

Tingkatkan gaya hidup AndaTren Digital membantu pembaca mengawasi dunia teknologi yang bergerak cepat dengan semua berita terkini, ulasan produk yang menyenangkan, editorial yang berwawasan luas, dan cuplikan unik.