Kotak masuk Outlook saya berantakan sebelum saya menggunakan 3 trik ini

Tidak ada yang menyukai email, tetapi tidak ada dari kita yang bisa hidup tanpanya. Jika Anda kesulitan mengelola email masuk, menurut saya tiga tip ini sangat berguna.

Apakah Anda ingin memindahkan pesan secara otomatis, melakukan beberapa tindakan dengan satu klik, atau membuat email yang perlu diperhatikan menonjol di antara yang lain, ini Kiat Microsoft Outlook sudahkah kamu menutupinya.

Gunakan aturan untuk mengatur email masuk

Untuk mengatur email saat tiba, Anda dapat menyiapkan aturan di Outlook. Jadi, Anda dapat memindahkan email ke folder, menandai salah satu untuk ditindaklanjuti, menandai pesan sebagai telah dibaca, dan lainnya. Bagian terbaiknya adalah semuanya dilakukan secara otomatis.

Langkah 1: Pergi ke Rumah tab, pilih Aturan panah tarik-turun, dan pilih Buat aturan.

Langkah 2: Di kotak yang terbuka, Anda memiliki beberapa opsi cepat yang dapat dipilih untuk email yang dipilih.

Untuk kondisinya, Anda dapat memilih dari pengirim, baris subjek, atau dikirim ke alamat email tertentu. Untuk tindakannya, Anda dapat memilih dari menampilkan jendela peringatan, memutar suara tertentu, atau memindahkan ke folder.

Langkah 3: Jika yang Anda lihat di kotak sesuai dengan yang ingin Anda lakukan, cukup centang kotak untuk ketentuan dan tindakan yang Anda inginkan dan pilih OKE.

Gunakan aturan lanjutan

Sebagai alternatif, Anda dapat memilih dari variasi kondisi dan tindakan yang lebih besar jika Anda mau.

Langkah 1: Pilih Opsi lanjutan di kotak Buat Aturan.

Langkah 2: Anda kemudian dapat memilih dari lebih dari 30 ketentuan seperti jika email ditandai sebagai penting, memiliki lampiran, atau merupakan balasan otomatis.

Centang kotak (es) untuk ketentuan yang ingin Anda gunakan, lalu pilih teks tertaut berwarna biru untuk melengkapi variabel. Memilih Berikutnya.

Langkah 3: Anda kemudian akan melihat sekitar 20 tindakan yang dapat Anda lakukan. Lakukan hal yang sama dengan mencentang kotak untuk tindakan yang ingin Anda gunakan dan memilih teks biru untuk mengisi detail yang diperlukan. Memilih Berikutnya.

Langkah 4: Jika ada pengecualian pada aturan yang ingin Anda tambahkan, Anda dapat melakukannya selanjutnya. Centang kotak tersebut, lengkapi detail untuk teks biru, dan pilih Berikutnya.

Langkah 5: Terakhir, beri nama aturan Anda, tandai apakah Anda ingin segera menjalankan aturan atau tidak, dan pilih Menyelesaikan.

Setelah Anda menyiapkan aturan, Anda dapat duduk santai dan membiarkan Outlook mengatur email masuk tersebut untuk Anda. Dengan hanya mengambil beberapa menit untuk membuat aturan, Anda dapat menghemat waktu dalam jangka panjang.

Untuk melihat, mengedit, atau menghapus aturan nanti, buka Rumah > Aturan > Kelola aturan & peringatan.

Siapkan Langkah Cepat untuk tugas berulang

Outlook menawarkan fitur disebut Langkah Cepat yang dapat mempercepat tugas yang Anda lakukan berulang kali. Mirip dengan aturan, Langkah Cepat memungkinkan Anda memilih satu atau beberapa tindakan yang ingin Anda lakukan pada email. Namun alih-alih melakukan tindakan tersebut secara otomatis, Anda menanganinya sendiri hanya dengan mengklik satu tombol. Selain itu, Anda dapat melakukan banyak tindakan sekaligus.

Pergi ke Rumah tab dan periksa Langkah cepat kotak di bagian pita itu. Anda akan melihat beberapa tindakan seperti Pindahkan ke, Balas & hapus, dan Selesai.

Anda dapat menggunakan salah satu Langkah Cepat prasetel dengan memilihnya dan melengkapi detail yang diperlukan. Misalnya, Anda dapat memilih Pindah ke, pilih folder, dan secara opsional tandai email sebagai telah dibaca. Pilih Menyimpan.

Kemudian untuk menggunakan Langkah Cepat pada email di kotak masuk Anda, pilih pesan dan pilih Pindah ke Langkah cepat.

Buat Langkah Cepat Anda sendiri

Jika Anda ingin membuat Langkah Cepat Anda sendiri, hanya butuh satu menit.

Langkah 1: Memilih Membuat baru di bagian Langkah Cepat di pita.

Langkah 2: Kemudian, beri nama Langkah Cepat dan gunakan kotak drop-down untuk memilih tindakan yang Anda inginkan. Untuk melakukan lebih dari satu, pilih Tambahkan tindakan dan pilih yang berikutnya.

Langkah 3: Setelah Anda memiliki semua tindakan yang Anda inginkan, pilih Menyelesaikan.

Untuk menggunakan Langkah Cepat saat email tiba di kotak masuk Anda, pilih pesan dan klik namanya di kotak Langkah Cepat. Anda juga dapat mengklik kanan email tersebut, pindah ke Langkah cepat, dan pilih nama dari menu pop-out.

Jika Anda ingin melakukan beberapa tindakan pada email sekaligus, Langkah Cepat benar-benar menghemat waktu.

Untuk melihat, mengedit, atau menghapus Langkah Cepat nanti, buka Rumah > Langkah cepat > Kelola langkah cepat.

Buat email muncul dengan pemformatan bersyarat

Satu lagi alat manajemen kotak masuk yang berguna di Outlook adalah pemformatan bersyarat. Dengannya, Anda dapat membuat email tertentu yang datang menonjol dengan gaya, ukuran, atau warna font tertentu. Ini adalah cara yang bagus untuk menarik perhatian Anda ke pesan yang paling membutuhkannya.

Langkah 1: Pergi ke Melihat tab dan pilih Lihat pengaturan di sisi kiri pita.

Langkah 2: Memilih Pemformatan bersyarat di jendela pop-up.

Langkah 3: Anda akan melihat beberapa aturan pemformatan bersyarat default yang telah disiapkan untuk Anda seperti pesan yang belum dibaca dan email yang lewat waktu. Untuk membuat milik Anda sendiri, pilih Menambahkan.

Langkah 4: Di bagian bawah kotak, beri nama aturan pemformatan bersyarat Anda. Lalu, pilih Fon tombol untuk memilih gaya, ukuran, dan warna di kotak pop-up berikutnya dan pilih OKE.

Langkah 5: Selanjutnya, pilih Kondisi tombol. Anda akan melihat tiga tab di kotak pop-up berikutnya untuk menyiapkan kondisi Anda.

• Pesan: Masukkan kata kunci, pilih Dari atau Dikirim ke alamat email, atau pilih jangka waktu.
• Lebih Banyak Pilihan: Memilih kategori, memilih item yang telah dibaca atau belum dibaca, memiliki atau tidak memiliki lampiran, ditandai dengan prioritas, atau pilihan lainnya.
• Canggih: Siapkan kriteria khusus dan pilih bidang untuk ketentuan.

Langkah 6: Setelah selesai, pilih OKE untuk menyimpan dan menutup kotak pop-up berikutnya.

Sekarang, Anda akan melihat email tersebut dengan kondisi yang Anda pilih dan font yang Anda pilih muncul, membuatnya sangat mudah dikenali dalam kesibukan pesan Anda.

Untuk melihat, mengedit, atau menghapus aturan pemformatan bersyarat nanti, buka Melihat > Lihat pengaturan > Pemformatan bersyarat.

Jika Anda mencari cara baru untuk mengelola email, Outlook menawarkan fitur ini untuk membantu Anda mengontrol kotak masuk. Mungkin perlu beberapa menit untuk menyiapkannya, tetapi akan sepadan dengan waktu yang Anda hemat nanti.

Untuk lebih lanjut, lihat caranya menyiapkan balasan di luar kantor di Outlook.

Rekomendasi Editor

• Saya menggunakan aplikasi untuk membuat model 3D dengan iPhone saya, dan ternyata sangat luar biasa
• Microsoft terbaru A.I. alat akan membaca email Outlook Anda dengan lantang