Cara Mengekspor Data Dari Excel untuk Membuat Label

Rangkaian perangkat lunak Microsoft Office telah berkembang secara signifikan sejak pertama kali diperkenalkan pada tahun 1990. Paket perangkat lunak populer seperti Excel dan Word berinteraksi secara mulus satu sama lain, membuka beragam tugas dan fungsi yang sebelumnya sulit untuk diselesaikan.

Meskipun Excel dianggap terutama sebagai alat manajemen database dan spreadsheet, paket perangkat lunak ini juga dapat digunakan untuk tugas tambahan, termasuk pembuatan label surat. Anda dapat menggunakan fitur Gabungan Surat di dalam Microsoft Word untuk mengimpor data ke Excel yang dapat diubah menjadi label surat. Menyelesaikan proses ini memerlukan beberapa langkah, tetapi mereka dapat dicapai oleh individu dari semua kemahiran dan tingkat keterampilan teknologi.

Tip

Itu Menggabungkan surat fitur yang disertakan dalam Microsoft Word membuatnya relatif mudah untuk mengintegrasikan data yang Anda perlukan untuk mulai membuat label surat. Namun, sebelum data ini dapat digabungkan di Excel, Anda harus memformat tabel dan sel di lingkungan Excel agar sesuai dengan kerangka kerja khusus dari proses Gabungan Surat di Word.

Untuk memulai, buat dan beri label tajuk kolom untuk mencerminkan data yang akan diimpor dari Word. Ini akan mencakup label berikut (atau serupa):

• Nama depan
• Nama keluarga
• Alamat
• Kota

Ingatlah bahwa label ini akan menggantikan kolom dasar 1 hingga 4 judul yang sudah digunakan. Penting juga untuk dicatat bahwa Anda perlu menggunakan kolom terpisah untuk setiap titik data ini. Kegagalan untuk melakukannya dapat mengakibatkan beberapa masalah organisasi pada tahap selanjutnya dalam proses.

Pada fase persiapan ini, pastikan tidak ada baris dan kolom kosong yang tersisa di ruang kerja Anda. Selama proses pembuatan label, area kosong ini dapat membuat kesalahan dalam pemformatan dan menghentikan pembuatan semua label Anda.

Setelah ruang kerja Anda diformat dengan benar, langkah selanjutnya dalam proses ini adalah menemukan daftar alamat yang akan Anda gunakan. Anda dapat melakukannya dengan mendefinisikan nama daftar dengan jelas. Untuk melakukannya, pilih daftar alamat lengkap yang akan Anda gunakan, pastikan untuk menyertakan semua sel yang berisi header. Setelah melakukannya, buka Rumus tab, temukan Nama yang Ditentukan grup dan pilih Tentukan Nama pilihan.

Setelah ini selesai, ketikkan nama khusus untuk daftar alamat. Nama khusus ini diserahkan kepada kebijaksanaan Anda. Jika Anda mengelola beberapa daftar alamat, pilih sesuatu yang terkait dengan nama tertentu dalam daftar dan fungsi yang dimaksudkan. Setelah menekan Oke, nama baru untuk daftar terlampir padanya.

Sebelum Anda bisa mencetak label dari Excel, pastikan semua informasi alamat berhasil digabungkan. Untuk melakukannya, selesaikan rangkaian langkah berikutnya dalam Microsoft Word. Buka dokumen kosong dan navigasikan ke surat-menyurat tab. Temukan Mulai Gabungan Surat grup dan pilih Mulai Gabungan Surat tab.

Dalam menu tarik-turun yang muncul, pilih Label tombol dan konfigurasikan berbagai opsi label yang tersedia agar sesuai dengan pengaturan Anda sendiri. Misalnya, Anda dapat memilih jenis printer tertentu yang akan Anda gunakan dan mengidentifikasi vendor label dan nomor produk. Informasi ini terbukti sangat berguna jika Anda berkolaborasi dengan a pihak ketiga yang dapat menggunakan data ini untuk membuat kerangka pencetakan yang sesuai dengan cepat untuk Anda dokumen.

Salah satu elemen penting dari langkah ini adalah memilih dimensi yang sesuai untuk lembaran label. Dalam Nomor produk kotak, pilih rincian pilihan dan pastikan bahwa dimensi yang tercantum cocok dengan label dan lembar label Anda. Jika tidak, perbaiki informasi ini sebelum Anda melanjutkan proses lebih lanjut. Kegagalan untuk melakukannya dapat mengakibatkan label akhir Anda dicetak dengan tidak benar.

Jika Anda memasukkan dimensi Anda sendiri dan menyimpannya, parameter label spesifik akan muncul di Lainnya/Kustom kategori dalam jendela ini. Sekarang setelah Anda memilih parameter label yang sesuai, tekan Oke untuk mengkonfirmasi pilihan Anda. Microsoft Word akan secara otomatis membuat tabel baru yang menghasilkan tata letak yang telah Anda jelaskan.

Sekarang kerangka kerja yang sesuai telah ditetapkan baik di Word dan Excel, ini adalah waktu yang tepat untuk memulai Penggabungan. Untuk melakukannya, Anda terlebih dahulu membuat koneksi antara label Anda dan daftar alamat yang Anda buat dan beri nama pada langkah sebelumnya. Di dalam Word, pilih Pilihan dari Mengajukan menu dan pilih Canggih tab. Temukan bagian bernama Umum dan pilih Konfirmasikan konversi format file padamembuka dan centang kotak yang tersedia. Lalu tekan Oke untuk melanjutkan.

Selanjutnya, pilih surat-menyurat tab, buka Mulai Gabungan Surat grup, dan klik tombol Pilih Penerima pilihan dari menu drop-down. Terakhir, klik Gunakan Daftar yang Ada untuk melanjutkan proses.

Sebuah jendela muncul di mana Anda memilih daftar tertentu yang Anda rencanakan untuk digunakan sebagai bagian dari penggabungan. Pada titik ini, luangkan waktu untuk menemukan daftar yang Anda beri nama sebelumnya dan kemudian klik Pilih Sumber Data kotak. Anda disajikan dengan jendela di mana Anda mengkonfirmasi sumber data tertentu yang Anda gunakan. Setelah mengklik Tunjukkan semua kotak, pilih Lembar Kerja MS Excel melalui DD pilihan di Buka sumber data kotak sebelum menekan Oke.

Sebagai langkah terakhir, pilih rentang sel dan/atau lembar kerja tertentu yang menampilkan semua data yang ingin Anda gabungkan dari kotak dialog yang muncul. Lalu tekan Oke.

Sekarang lembar kerja dengan informasi alamat telah diidentifikasi dan ditautkan ke label, tambahkan tempat penampung khusus yang menentukan bagaimana setiap alamat akan muncul pada label. Placeholder khusus ini juga disebut sebagai Bidang Gabungan Surat. Jika ada teks yang akan diulang pada setiap label, Anda juga dapat memasukkannya secara manual.

Alasan di balik pembuatan placeholder ini adalah signifikan. Informasi spesifik ini akan mengatur transfer data dari daftar alamat ke dalam tabel. Placeholder bertindak sebagai panduan, mempartisi informasi dan menempatkan setiap elemen di tempatnya dalam kerangka label secara keseluruhan.

Setelah membuat placeholder, periksa kembali untuk memastikan bahwa Word telah memetakan dengan benar setiap elemen placeholder ke data yang sesuai dari daftar. Hal ini dapat dicapai dengan menggunakan Bidang Pertandingan kotak dialog. Di sini, pengguna dapat menentukan bagaimana setiap placeholder dikaitkan dengan data yang berasal dari daftar alamat. Misalnya, Anda dapat mencocokkan Nama depan pengganti ke Nama depan kolom di dalam daftar alamat, memastikan bahwa data ini menemukan jalannya ke lokasi yang sesuai pada label.

Ingatlah bahwa beberapa konten, seperti sapaan atau logo, harus ditambahkan secara manual oleh Anda karena awalnya bukan bagian dari daftar alamat. Hal ini dapat dicapai dengan relatif mudah. Cukup ketik teks tertentu yang ingin Anda gunakan ke label atau tambahkan gambar yang ingin Anda sertakan sebagai logo atau ikon media lainnya.

Luangkan waktu yang diperlukan untuk memastikan bahwa label Anda dirancang persis seperti yang Anda suka sebelum memulai penggabungan yang sebenarnya. Ini akan memastikan bahwa Anda tidak dipaksa untuk merevisi konten apa pun lagi jika Anda secara tidak sengaja lupa menyertakan data kunci atau ingin mendesain ulang label.

Setelah Anda mengkonfirmasi tampilan dan nuansa label dan memeriksa kembali keakuratan placeholder dan hubungannya dengan data dari daftar alamat, Anda dapat melanjutkan.

Untuk meluncurkan penggabungan, buka Rumah tab di Microsoft Word dan tekan tombol Menggabungkan surat tombol. Jika saat ini Anda hanya berencana untuk mengintegrasikan kontak tertentu dari daftar alamat yang lebih besar, Anda dapat memilihnya di sini. Namun, jika Anda ingin mengintegrasikan seluruh daftar, tekan Semua Kontak dalam Tampilan Saat Ini. Jika Anda siap untuk menggunakan semua tempat penampung dan bidang yang Anda rancang untuk label, klik tombol Semua Bidang Kontak tombol, yang muncul di menu berikutnya.

Jika Anda lebih suka membuat dokumen Word yang sama sekali baru untuk Gabung, Anda dapat melakukannya dengan memilih Dokumen baru tombol. Namun, jika Anda lebih suka menggunakan dokumen yang ada, tekan tombol Dokumen yang ada tombol pada titik ini.

Menggunakan Label Surat tab ditemukan di dalam tipe dokumen menu untuk secara khusus memutuskan bidang gabungan mana yang akan tiba pada label yang sudah selesai. Setelah Anda menentukan bagaimana label akhir akan terlihat, tekan tombol Perbarui Label tombol. Ketika data akhirnya tiba di bidang formulir, mungkin ada tanda kurung yang terlihat di sekitarnya. Jika demikian, klik kanan tanda kurung dan tekan tombol Alihkan Kode Bidang tombol untuk mematikannya.

Ketika proses ini selesai, Anda siap untuk membuat pratinjau akhir dari label dan mencetaknya. tekan Hasil Pratinjau tab dan gulir melalui catatan menggunakan Rekor Berikutnya dan Rekam Sebelumnya panah. Saat Anda puas dengan labelnya, buka surat-menyurat tab, klik Selesai dan Gabungkan dalam Menyelesaikan grup, lalu klik tombol Cetak Dokumen tombol. Jika dokumen cetak Anda tidak mencerminkan konten atau desain pilihan Anda, Anda mungkin perlu kembali ke surat-menyurat tab dan pastikan semua dimensi dan ukuran kertas cocok dengan konfigurasi Anda saat ini. Jika tidak, kemungkinan besar masalah akan terjadi.

Anda kemudian dapat menyimpan dokumen yang telah Anda kerjakan untuk memastikan bahwa label ini tersedia untuk digunakan di masa mendatang.