Keuntungan & Kerugian Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor saat ini mengacu pada lebih dari sekadar mesin tik dan mesin fotokopi. Informasi elektronik dan digital adalah inti dari otomatisasi kantor modern. Ini mungkin terdiri dari komputer internal yang ketat atau, lebih mungkin, termasuk jaringan digital di seluruh dunia melalui Internet dan penyimpanan cloud di luar lokasi. Saat Anda melewati abad ke-21, Anda akan menemukan keuntungan dan kerugian yang melekat pada otomatisasi kantor di semua permutasinya.

Sejak diperkenalkannya otomatisasi kantor, peralatan tersebut memungkinkan bisnis menghemat waktu dan uang. Alih-alih menunggu dokumen sampai ke klien melalui surat, Anda bisa memotretnya dalam beberapa menit melalui faks. Sekarang, kemajuan komputer dan Internet membuat komunikasi menjadi instan. Setiap kali Anda menghemat waktu, Anda menghemat uang. Anda tidak dibatasi oleh batasan geografis, menghemat sumber daya yang Anda habiskan untuk perjalanan. Selain itu, meskipun Anda masih dapat membuat salinan cetak banyak dokumen, penyimpanan digital memungkinkan Anda menghemat waktu dan uang untuk kertas dan ruang penyimpanan.

Memang benar bahwa mesin hanya seefektif manusia yang membuatnya dan informasi yang diperoleh secara digital hanya sebagai akurat seperti orang yang mengirimkannya, setelah bug diperbaiki dari program, mereka jauh lebih dapat diandalkan daripada manusia. Perangkat lunak ada untuk menjumlahkan angka dalam spreadsheet dan anggaran, misalnya, yang selalu menghasilkan keseimbangan yang benar dan tidak bergantung pada jari seorang pemegang buku pada mesin penjumlah. Template dapat dibuat dan digunakan berulang kali untuk menghindari kesalahan dalam dokumentasi standar.

Perusahaan yang secara eksklusif mengandalkan otomatisasi untuk mengoperasikan dan menjalankan sistem informasi mereka dapat menjadi panik ketika sistem tersebut gagal. Biaya untuk memperbaiki atau mengganti sistem yang rusak bisa sangat mahal. Anda tidak bisa hanya mengambil penghapus dan membuat koreksi. Anda perlu mempekerjakan teknisi untuk mengikuti pembaruan dan kehancuran perangkat lunak dan perangkat keras, atau memiliki layanan yang andal untuk dihubungi sewaktu-waktu. Maka Anda memiliki seluruh masalah kerahasiaan dan keamanan. Anda dapat menyimpan rahasia dagang dan hanya memberi tahu beberapa individu tepercaya, tetapi jika data berhasil dipublikasikan di Web, Anda tidak dapat menariknya kembali.

Karena otomatisasi kantor terus berkembang dan Anda memasukkan teknologi baru ke dalam sistem Anda untuk tetap kompetitif dan menguntungkan, kerugiannya adalah Anda harus melatih kembali seluruh kader Anda pengguna. Setiap orang mulai dari sekretaris Anda hingga petugas pemesanan dan dari pelanggan Anda hingga tenaga penjualan yang mengirimkan produk atau layanan Anda harus mempelajari sistem baru. Banyak orang tidak mempelajari sistem baru dengan mudah dan yang lain keras kepala untuk melakukan hal-hal seperti yang selalu mereka lakukan. Jadi, sementara Anda memiliki biaya yang terkait dengan pelatihan ulang, Anda juga memiliki sikap pengguna akhir Anda untuk memerangi.