Excel dapat mengurangi kesalahan dengan mengotomatiskan perhitungan.
Kredit Gambar: rgbdigital/iStock/Getty Images
Excel memiliki reputasi untuk digunakan di departemen akuntansi, dan meskipun fungsi matematikanya sangat penting untuk pembukuan, spreadsheet dan bagan program membantu dalam segala hal mulai dari membuat daftar belanjaan hingga menganalisis ilmiah catatan. Pindah dari Word ke Excel untuk tugas sehari-hari mungkin tampak menakutkan pada awalnya, tetapi begitu Anda terbiasa bekerja di spreadsheet, Excel membuat pengaturan dan penghitungan menjadi jauh lebih sederhana.
Buat Daftar untuk Rumah atau Kantor
Salah satu kemampuan Excel yang paling sederhana namun paling mendasar adalah mengatur data. Excel tidak dapat bersaing dengan akses microsoft untuk membangun database yang kompleks, tetapi untuk organisasi sehari-hari, Excel memiliki banyak fitur dan jauh lebih mudah digunakan. Untuk membuat daftar, cukup tulis di sel mana pun yang Anda butuhkan -- apakah Anda memerlukan daftar belanjaan dua kolom dasar atau inventaris atau
katalog seluruh perpustakaan Anda, Excel membantu menjaga data Anda tetap di tempatnya, dan menyediakan pengurutan dan pencarian.Video Hari Ini
Untuk tata letak yang lebih menarik tanpa kerja ekstra, mulai dengan templat dengan mencari di halaman "Baru" dari menu File di Excel 2010 atau 2013. Microsoft menyediakan banyak template gratis untuk membuat daftar, mulai dari daftar olahraga hingga faktur hingga direktori telepon.
Grafik Data Anda dalam Bagan
Masukkan rentang data ke dalam Excel dan program dapat secara otomatis memvisualisasikannya sebagai bagan atau grafik. Setelah Anda mengetikkan data Anda, pilih dan pilih salah satu gaya bagan pada tab Sisipkan. Excel 2013 membuat proses lebih mudah dengan "Grafik yang Direkomendasikan" yang memindai data Anda dan mempratinjau bagan yang paling relevan.
Meletakkan data dengan benar untuk bagan membutuhkan beberapa latihan. Misalnya, untuk membuat diagram lingkaran, gunakan dua kolom: kolom pertama berisi label dan kolom kedua berisi persentase. Demikian pula, bagan garis hanya menggunakan dua kolom: satu untuk label dan satu lagi untuk titik pada sumbu Y. Jika data Anda menyertakan koordinat X dan Y, gunakan diagram sebar sebagai gantinya.
Otomatiskan Pembukuan Dengan Fungsi
Fungsi Excel mengotomatiskan rumus matematika, menyederhanakan pembukuan, akuntansi, dan pelacakan data lainnya. Salah satu fungsi paling umum, SUM, menambahkan sel lain bersama-sama, dan memiliki pintasan satu tombol: pilih grup sel dan tekan "Alt-Equals" untuk mengisi jumlah. Beberapa fungsi menganalisis isi sel dan bahkan dapat bekerja dengan teks. Misalnya, EXACT memeriksa apakah dua sel memiliki konten yang sama dan mengembalikan "TRUE" atau "FALSE."
Untuk memasukkan fungsi, ketik tanda sama dengan, nama fungsi dan kurung buka, lalu isi variabelnya dengan mengklik sel lain untuk merujuk ke kontennya. Untuk penjelasan terpandu dalam menggunakan fungsi apa pun, pilih dari Pustaka Fungsi pada tab Rumus.
Hitung Dengan Rumus Kompleks
Untuk mendapatkan hasil maksimal dari fungsi Excel, merangkai mereka bersama-sama dalam formula multi-bagian untuk menyelesaikan perhitungan yang rumit. Hampir semua set fungsi dapat bekerja sama. Misalnya, tambahkan kolom sel lalu bulatkan ke ratusan terdekat dengan menggabungkan SUM dengan ROUND: =ROUND(SUM(A1:A5), -2) membulatkan jumlah sel A1 hingga A5 ke dua tempat di kiri desimal, menghasilkan pembulatan tempat ratusan.
Rumus juga dapat mereferensikan rumus lain. Salah satu kegunaannya adalah dengan cepat melacak penagihan dan pembayaran untuk bisnis Anda. Jumlahkan faktur pelanggan dalam satu kolom, jumlahkan pembayaran di kolom kedua, lalu gunakan fungsi JIKA untuk menampilkan jawaban sederhana: =IF(B10>=A10,"DIBAYAR","TIDAK DIBAYAR") memeriksa apakah jumlah pembayaran di B10 memenuhi atau melebihi jumlah tagihan di A10 dan melaporkan "DIBAYAR" atau "TIDAK DIBAYAR" dalam teks biasa.
