Az e-mail vitathatatlanul hasznos kommunikációs eszköz, de helytelen használat esetén időrabló, figyelemrabló, állandó stresszkeltővé alakulhat át, amely inkább teher, mint előny. Ha azon kapja magát, hogy minden nap retteg a postaládájától, tekintse meg ezt a profi technikák listáját, amelyek segítségével megfordíthatja a forgatókönyvet, és az e-maileket visszaváltoztathatja olyan termelékenységi eszközzé, amilyennek lennie kellene.
Tartalom
- Állítsa be (és közvetítse) a szabadidőt
- Vegye át az irányítást a ritmus felett
- Agresszív leiratkozás a listákról
- Használjon automatikus kiegészítõt
- Megtudhatja, mikor hagyja ki az e-maileket, és mikor vegye fel a telefont
Állítsa be (és közvetítse) a szabadidőt
Annak érdekében, hogy az e-mailek ne kúszhassanak be élete nem munkaidejébe, jó ötlet munkaidőn kívüli órákat beállítani – nem csak úgy, hogy mentálisan elkötelezi magát, hogy bizonyos időszakokban nem nézi meg az e-maileket. a nap folyamán, vagy akár a ne zavarj beállítások bekapcsolásával blokkolja az e-mail értesítéseket (ez szintén jó ötlet), de úgy is, hogy az irodán kívüli válaszadást munka után bekapcsolja. órák. Ez segít az elvárások kezelésében, és segít felállítani a határokat a munkatársaival, de anélkül, hogy teljesen blokkolná a kommunikációt, ha valami sürgős dolog merülne fel.
Ajánlott videók
Először kissé idegesítő lehet, ha megszokta, hogy a nap minden órájában ellenőrizze az e-maileket, de idővel rá fog jönni, hogy az e-mailek ellenőrzése a nap meghatározott óráiban arra ösztönöz, hogy koncentráltabb és hatékonyabb legyen a letiltott időszakban ki.
Összefüggő
- 5 módszer, amellyel többet hozhatok ki a laptopomból a munka során
- A Dolby Voice azért van itt, hogy a konferenciahívások kevésbé köhögjenek
Vegye át az irányítást a ritmus felett
Hasonlóan ahhoz, hogy nem nézi meg e-mailjeit munkaidőn kívül, az sem ideális, ha folyamatosan ellenőrzi a beérkező leveleket a nap folyamán. Az e-mailt nem szabad valós idejű csevegőalkalmazásként használni – ez az, amit a Slack és Microsoft Teams valók. Ezért, ha nem fontos, hogy azonnal megkapja az e-maileket, érdemes lehet úgy módosítani a beérkező levelek beállításait, hogy az új üzenetek csak előre meghatározott időpontokban érkezzenek. Manapság a legtöbb népszerű e-mail kliens lehetővé teszi, hogy személyre szabja, hogy a beérkező levelek milyen gyakran töltsék le az új üzeneteket, és a gyakoriság csökkentése csodákat tehet a termelékenységgel. Amellett, hogy az e-mailezés kevésbé zavarja, a ritmus stratégiai beállítása lehetővé teszi, hogy hatékonyabban blokkolja az e-mailes levelezés ütemezésének bizonyos részeit.
Íme, hogyan történik Outlook és Levél Machez.
Agresszív leiratkozás a listákról
A levelezőlistákról érkező kéretlen, irreleváns e-mailek az élet bosszantó tényei, de ha úgy kezeled őket, hogy megnyomod a törlés gombot, akkor rossz szolgálatot teszel magadnak. Ahelyett, hogy egyszerűen törölné ezeket az üzeneteket, érdemes néhány extra másodpercet szánni a levelezőlistáról való teljes leiratkozásra. Ez valamivel több időt vesz igénybe, de ezek a többletkattintások a jövőben tízszeresen megtérülnek, mivel megkímélheti Önt attól a fáradságtól, hogy egyre több nem kívánt e-mailt kell törölnie, amelyek eltömítik a postaládáját.
Egyes modern e-mail kliensek megkönnyítik ezt a folyamatot, és automatikusan felismerik a levelezőlista üzeneteit, és felajánlanak egy könnyen megtalálható leiratkozási gombot. De még akkor is, ha az e-mail kliens nem rendelkezik ezzel a funkcióval, akkor is érdemes lefelé görgetni az üzenet aljára, és manuálisan megkeresni a leiratkozási linket. Ha minden más nem sikerül, és nincs leiratkozási link, gyakran érdemes egy rövid válasz e-mailt küldeni, amelyben egyértelműen arra kéri a feladót, hogy „kérem, távolítson el a listáról”.
Használjon automatikus kiegészítõt
Automatikus kiegészítési javaslatok (pl A Gmail Smart Compose szolgáltatása). Ha nem ismeri, akkor alapvetően úgy működnek, hogy megjósolják az Ön által használt gyakori szavakat és mondatokat, majd javaslatként szolgálják fel őket, amelyeket egyetlen gombnyomással megadhat. A jók minél többet használod, megtanulják az írásmódodat, és idővel szinte hátborzongatóan pontossá válhatnak.
Hogy őszinte legyek, az automatikus kiegészítési javaslatok valószínűleg nem takarítanak meg többet heti néhány percnél, de működhetnek csodák az e-mail megírásához szükséges szellemi erőfeszítések csökkentésére – különösen akkor, ha nehezen találja meg a megfelelő módot a szóhasználathoz valami. A javaslatok hasznos emlékeztetőként is szolgálhatnak, hogy a dolgok rövidek és kedvesek legyenek.
Megtudhatja, mikor hagyja ki az e-maileket, és mikor vegye fel a telefont
Az egyik legjobb e-mail-készség, amelyet fejleszthet, az a képesség, hogy felismerje, mikor az e-mail – és ami még fontosabb, mikor nem – az ideális kommunikációs módszer egy adott helyzetben. Sok esetben előnyben részesítik az e-mailt, mert aszinkron, megfontoltabb válaszokat tesz lehetővé, és papírnyomot hagy maga után – így bizonyos típusú üzeneteknél kiváló. De a kevésbé formális beszélgetésekhez az e-mail nem a legjobb kommunikációs helyszín. Amikor a kommunikációt nem feltétlenül kell naplózni, gyakran gyorsabb és hatékonyabb egy rövid Slack-üzenet indítása, vagy akár felveszi a telefont. Bizonyos munkahelyzetekben néha rosszallják az emberek felhívását, de ha stratégiailag használják, az előnyökkel jár (extra sebesség, tisztaság, valamint az információ továbbítására hangszín és inflexió használatának képessége) felülmúlják a költségeket.
Szerkesztői ajánlások
- 10 böngészőbővítmény a termelékenység maximalizálásához
- Az egyszerű GPU-hack 20%-kal erősebbé teszi RTX 3080 laptopját, ha mered
Frissítse életmódjátA Digital Trends segítségével az olvasók nyomon követhetik a technológia rohanó világát a legfrissebb hírekkel, szórakoztató termékismertetőkkel, éleslátó szerkesztőségekkel és egyedülálló betekintésekkel.
