A nyitó nyilatkozatok elmondják az olvasóknak, hogy miről szól az e-mail.
Kép jóváírása: BananaStock/BananaStock/Getty Images
Az üzleti üzenetek általában közvetlen vagy közvetett mintát követnek. Ez egy módja annak, hogy rendszerezzük az üzenetben közölt információkat, attól függően, hogy a fő gondolat jó, rossz vagy semleges hír. Válassza ki a leghatékonyabb mintát üzleti e-mailjeihez attól függően, hogy Ön szerint hogyan reagál az olvasó a fő ötletre.
Közvetlen e-mail használata a lényeg eléréséhez
A közvetlen e-mailekben a lényeg az elején megy, majd a részletek, magyarázatok vagy az ezt alátámasztó bizonyítékok követik. Az így megszervezett e-mail időt takarít meg az olvasónak, mivel azonnal eljut az üzenet céljához. Segít az olvasónak abban is, hogy a következő részleteket kontextusba és perspektívába helyezze. Ez megakadályozza, hogy az olvasó elkeseredjen, ha át kell gázolnia az információk bekezdéseit, hogy megtalálja a lényeget. A közvetlen minta akkor működik a legjobban, ha olvasója fogékony lesz a fő pontra, nem ellenáll.
A nap videója
Pozitív és semleges üzenetek küldése
Ha olvasója elégedett, enyhén érdeklődő vagy semleges (ilyen vagy úgy nem lesz érzése ezzel kapcsolatban), használja a közvetlen mintát. Vegyük fontolóra, hogy e-mailt küld egy ügyfél egy szerződés teljesítésére vonatkozó ajánlatot követően. Ha megnyeri a szerződést, a levél így kezdődik: „Ajánlatát felülvizsgáltuk, és örömmel ajánljuk kösse meg a szerződést." Ha a lényeg a jó hír vagy a semleges hír, azonnal közölje, és kövesse a részletek. A legtöbb e-mail ezt a megközelítést használja, beleértve a rutinfeladatokat, rendeléseket és visszaigazolásokat is.
Közvetett e-mail használata a cél érdekében
A közvetett e-mailekben a lényeg az üzenet későbbi szakaszában, a részletek, magyarázatok vagy bizonyítékok után megy. A közvetett minta használata egy e-mailben azt mutatja, hogy tiszteletben tartja olvasója érzéseit, amit a fő szempont bánthat. Ennek felépítésével lehetővé teszi olvasója számára, hogy felkészültebb legyen a fogadására. Ez egyben arra is kísérlet, hogy az olvasót arra ösztönözze, hogy meghallja, ha egy üzenet elején olyan fő gondolatot fogalmaz meg, amely azonnal felzaklatja az olvasót, esetleg abbahagyja az olvasást. Összességében a cél az, hogy minimálisra csökkentsük az olvasó esetleges negatív reakcióit.
Negatív vagy érzékeny üzenetek küldése
Ha az olvasót érdektelen, nem tetsző vagy ellenséges lesz, használja a közvetett mintát. Fontolja meg újra az ügyféltől kapott e-mailt. Ha nem nyert, a levél másképp kezdődik: „Köszönjük, hogy ajánlatot nyújtott be a szerződésünkre. Gondosan átnéztünk minden ajánlatot stb." A lényeg, amiről azt hiszed, hogy már tudod, de olvass tovább, sokkal később jön. Használjon közvetett e-mailt, ha a fő szempont a rossz hír, például amikor elutasít egy kérelmet vagy elutasít egy követelést. Ez a megközelítés akkor is jól működik, ha megpróbál eladni valamit, vagy érzékeny információkat oszt meg.
