A táblák összekapcsolásához szükséges hozzáférési eszközök elengedhetetlenek a nagy adatbázisokkal rendelkező munkacsoportok számára.
A Microsoft Access egy alkalmazás adatok létrehozására, kezelésére és formázására. Az Access-t gyártó Microsoft a Microsoft Office programcsomag részeként forgalmazza az alkalmazást. Az Access alapvető eszközei közé tartoznak a képernyők az adatbevitelhez, a lekérdezések futtatásához, a jelentések készítéséhez és egyéb műveletekhez. Az Access programozási nyelve azért is létfontosságú, mert lehetővé teszi a felhasználók számára az alkalmazás alapértelmezett funkcióinak kiterjesztését.
Adatbeviteli funkciók
Az adatok Access-adatbázisba való bevitelének intuitív módja a kézi bevitel. Az Access egyik alapvető funkciója, amelyet a felhasználók ehhez a művelethez választanak, a táblázatok létrehozására szolgáló eszköz. A felhasználók az eszköztár gombjára kattintva új táblázatot hoznak létre, majd a táblázat mezőihez oszlopcímkéket határoznak meg.
A nap videója
Az Access navigációs ablaktáblája egy olyan funkció, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy gyorsan kattintsanak az általuk létrehozott és mentett táblázatok kiválasztásához. A navigációs ablakban a felhasználók más objektumokat is kiválaszthatnak, beleértve a jelentéseket és a lekérdezéseket.
Import és export
A meglévő adatok importálására szolgáló szolgáltatás a "Külső adatok" menüpont alatt található eszközkészlet. Az egyik ilyen eszköz az „Excel” címkét viseli. Ha rákattint, az Access-felhasználók megjelenítenek egy varázslót, amely végigvezeti őket az adatok Excel-táblázatból az Access-adatbázisukba való áthelyezésén. Egy kapcsolódó szolgáltatás az Access-adatok olyan formátumokba való exportálására szolgáló eszközkészlet, amelyet más alkalmazások is tudnak olvasni, beleértve a Word, Excel és webböngészőket. Az Access importálási és exportálási eszközei létfontosságúak a különböző formátumokban tárolt adatokkal rendelkező munkacsoportok számára.
Jelentések
A Jelentésvarázsló egy hozzáférési szolgáltatás, amely egyetlen kattintással jelentést készít egy kiválasztott táblázatból vagy más adatforrásból. A felhasználók a navigációs ablaktáblán egy táblázatra kattintanak, majd az eszköztáron a Jelentésvarázsló ikonjára kattintanak a varázsló végrehajtásához, amely a jelentés meghatározásához szükséges paramétereket kéri a felhasználóktól. A felhasználók ezután egy másik Access-szolgáltatáskészletet használhatnak a jelentés megjelenésének és funkcióinak testreszabásához. Jelentések nélkül az Access-felhasználók korlátozottan tekinthetik meg adataikat.
Lekérdezések
A lekérdezési rács az Access olyan szolgáltatása, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy adatokat gyűjtsenek be az általuk létrehozott táblákból. Az Access megjeleníti azoknak a tábláknak a listáját, amelyekből a felhasználók kiválaszthatnak egy táblát a rács segítségével lekérdezéshez. A felhasználók beírják a táblázat oszlopainak nevét a rácsba. Ezenkívül beírják a rácsba azokat a feltételeket, amelyeknek az adatoknak meg kell felelniük ahhoz, hogy az Access bekerüljön a lekérdezés eredményei közé. Az SQL ablak az Access olyan szolgáltatása, amely alternatívát kínál a lekérdezési rács helyett. Az SQL szintaxist ismerő felhasználók ebben az ablakban beírhatják utasításaikat, majd az eszköztár „Futtatás” gombjára kattintva futtathatják az utasításokat. A Lekérdezés varázsló egy másik szolgáltatás az adatok lekéréséhez. Amikor a felhasználó a funkció gombjára kattint, az Access SQL-utasításokat hoz létre a varázsló képernyőjén megjelenő felhasználói bevitelre válaszul. Az Access-felhasználók erre az eszközre és a lekérdezési rácsra támaszkodnak a tárolt adataik lekéréséhez.
