Ha egységes rendszerben tartjuk a papírmunkát, az nem lesz rendezetlen.
Az irattári rendszer a papírmunka és a dokumentumok tárolására szolgáló rendszerezési módja. A dokumentumok nyomtatott változatát tartalmazó szekrényt vagy dobozt, míg egy elektronikus rendszer számítógépen tárolja az adatokat. Ezek az adatok lehetnek e-mailek vagy beszkennelt papírok. A rendszer felállítása után fontos, hogy karbantartsa, hogy a rendszeresen frissített információkkal rendben maradjon. A rendszer karbantartásához létre kell hoznia egy eljárást mindkét rendszer használatához.
Nyomtatott másolat iktatása
1. lépés
Címkézz fel minden mappát, fájlt és fiókot vagy dobozt. A címnek tartalmaznia kell a dokumentáció tárgyát, valamint a papírmunka kezdetének dátumát. Például: „2010. júniusi nyugták – jelen” vagy „Emberi erőforrások mappa 2008. február”.
A nap videója
2. lépés
Hozzon létre új mappákat, fájlokat és fiókokat vagy dobozokat, ha új kategóriájú papírmunkát kell mentenie, vagy ha a régebbi mappák, fájlok és fiókok megteltek. Használjon színkódolást az évek vagy hónapok megkülönböztetésére.
3. lépés
Adjon hozzá új dokumentumokat a leginkább releváns mappához vagy fiókhoz. A dokumentumok véletlenszerű mappákba helyezése tönkreteszi az iktatórendszert, mivel az információkat rossz helyen fogják keresni. Ha a rendszer ábécé sorrendben rendezi a dokumentumokat, folytassa ezt a folyamatot ahelyett, hogy másik formátumra váltana.
4. lépés
Évente távolítsa el a régi, szükségtelen dokumentumokat. Ahogy folytatja a fájlok hozzáadását, néhány információ irrelevánssá és elavulttá válik. Aprítsa fel, és szabadítson fel további tárhelyet.
Elektronikus iktatás
1. lépés
Hozzon létre mappákat vagy könyvtárakat a számítógépén. Rendszeresen konszolidálja az adatokat, hogy ne váljanak rendezetlenné. Több hálózati meghajtó vagy több, hasonló információkat tartalmazó mappa nem hatékony módja az adatok rendszerezésének.
2. lépés
Rendszeresen készítsen biztonsági másolatot az adatokról. Ehhez használjon DVD-ket, USB-meghajtót, külső merevlemezt vagy külső céget. Ez megvédi az adatokat az elvesztéstől.
3. lépés
Biztosítsa az adatokat úgy, hogy minden fájlt zárol, hozzáférést biztosít a delegált felhasználóknak, vagy jelszót ad hozzá a fájl megnyitásakor. Ez megakadályozza az adatokkal való visszaélést, a csalást vagy az illetéktelen hozzáférést. Ráadásul biztos lehet benne, hogy csak azok használják, akik ismerik a rendszer működését.
4. lépés
Írjon eljárást az elektronikus iktatórendszer használatához! Tartalmazzon lépésről lépésre az adatok megkeresésére, hivatkozására, kategorizálására és archiválására vonatkozó utasításokat, hogy minden felhasználó ugyanúgy kezelje a rendszert. Tartsa naprakészen, ha finomítja a rendszert a felhasználók közötti összetévesztés elkerülése érdekében.
5. lépés
Kétévente vizsgálja felül az iktatórendszert. Ellenőrizze, hogy jól működik-e – ez a iktatás hatékonysága, az adatok egyszerű megtalálása és rendszerezettsége alapján határozható meg. Ezenkívül törölje a nem kívánt fájlokat, és minimalizálja az elektronikus rendetlenséget.
Dolgok, amelyekre szüksége lesz
Irattartó vagy doboz
Mappák
Üres címkék
Tollak vagy markerek
Számítógép
Tipp
Tartson egy csoportos képzési napot, hogy elmagyarázza az egyes irattári rendszerek működését, hogy azok naponta kezelhetők és karbantarthatók legyenek.
Kérjen visszajelzést az irattári rendszer fejlesztéséről, hogy felhasználóbarátabb legyen vagy jobban szervezett legyen.
