A Microsoft Word, az Excel és az Access közötti különbségek

Bár a Microsoft Word, a Microsoft Excel és a Microsoft Access hasonlóságokat mutat, mindegyik más-más célokra alkalmas. A legtöbb, amit az egyik alkalmazás csinál, a másik kettő is megteheti. A professzionalizmus, a hatékonyság és a hatékonyság azonban hiányozhat az eredményből, ha a másik alkalmazás hajtja végre. A felhasználók néha dönthetnek úgy, hogy bizonyos feladatokat egy alkalmazásban hajtanak végre, inkább azért, mert a felhasználó ismeri az alkalmazást, semmint az alkalmazás tervezett felhasználása miatt.

A fő kritérium, amely megkülönbözteti ezt a trilógiát, a termékek alapvető tervezése és az alkalmazások tervezett felhasználása. Az MS Excel kiválóan alkalmas számok tördelésére, számítások és képletek kezelésére. Támogatja továbbá grafikonok létrehozását a rendelkezésre álló adatokból, beleértve a külső táblák adatait is. Az MS Access ügyesen kezeli az egymással összefüggő adatok listáját, és számos táblát és adatbázist képes tárolni. Az MS Word ideális dokumentumok, például kéziratok és feljegyzések bemutatására.

A Microsoft Word egy szövegszerkesztő alkalmazás dokumentumok, jelentések és levelek gépelésére. A többi alkalmazáshoz hasonlóan a Word is lehetővé teszi fájlok megnyitását és bezárását, töredékek kivágását, másolását és beillesztését. Szintén „Keresés” és „Csere” szavak vagy kifejezések több helyen. Használja a Word szolgáltatásait, például a rajzeszközöket, a clip art-okat és a táblázatokat, hogy vonzóbbá tegye a dokumentumokat, és ha hosszú adatlistákkal rendelkezik, felsorolja és számozza ezeket a pontokat, hogy kiemelkedjenek. Ha szükséges, készítsen diagramokat a Wordben. Míg a Word lehetővé teszi az adatok oszlopokba és sorokba rendezését, sőt egyszerű számítások feldolgozását is a Wordben, a számpréselés és az adattárolás nem tartozik az alkalmazás erősségei közé.

A Microsoft Excel egy elektronikus táblázat, amely segít az adatok módszeres rendszerezésében. Az Excel egyik hatékony tulajdonsága, hogy képes összetett matematikai számítások hatékony és gyors elvégzésére. Például függvények segítségével számolja ki egy tartomány legalacsonyabb vagy legmagasabb számát, számítson ki átlagokat, vagy akár egy befektetés jövőbeli értékét. Az Excel segítségével automatikusan formázhat egy sorozatot, például a hét napjait, egy bizonyos számnál kisebb összegeket, vagy feltételesen formázhatja a cellákat a beállított feltételek alapján. Az Excelben lehetősége van arra, hogy adatait különféle típusú grafikonokon vagy diagramokon ábrázolja, például kördiagramokon, oszlopdiagramokon vagy szóródiagramokon, hogy hozzáadott értéket adjon prezentációjához. Bár az Excelben beírhat szöveget, az alkalmazás célja nem tartozik a dokumentumok, például esszék és levelek létrehozásához.

A Microsoft Access egy relációs adatbázis-kezelő alkalmazás, amelyet az adatok tárolására használnak, amelyeket később lekérnek. Az Exceltől eltérően, ahol a táblázat zárolva van (hacsak nincs bekapcsolva a fájlmegosztás), és egyszerre csak egy felhasználó használhatja, az Accessben az adatbázis nincs zárolva, és egynél több felhasználó használja egyszerre – az Access csak azt a rekordot zárolja frissítve. Ez lehetővé teszi, hogy több felhasználó használja ugyanazt az adatbázist és frissítse a rekordokat egyidejűleg. Az Excel és az Access közötti fő különbség a tanulási görbe. Az Access optimális használatához némi programozási ismeret szükséges, különösen a Visual Basic és az SQL; ezért az Access tanulási görbéje kissé meredekebb lehet, mint az Excelé.