Kép jóváírása: Siri Stafford/Digital Vision/Getty Images
A mérlegszámlák havi egyeztetése az egyetlen módja annak, hogy a társaság pénzügyi adatai megfelelően rögzítve legyenek a számviteli könyvekben. A mérlegszámla-egyeztetés megvédi a vállalatot a pénzügyi kimutatásokban előforduló hibáktól, amelyek hibákhoz vezethetnek a vállalat szövetségi adóbevallásának elkészítésekor. Sok könyvelő Microsoft Excel táblázatokat hoz létre, hogy segítse a főkönyvi (GL) számlák és a külső dokumentáció egyeztetését.
1. lépés
Írja be a főkönyvi számla nevét és a főkönyvi számlaszámot az Excel táblázat tetején. Mind a neveket, mind a számokat közvetlenül beírhatja az Excel celláiba, és a szoftver megfelelően formázza a bejegyzéseket.
A nap videója
2. lépés
Adja meg az egyeztetendő hónapot és évet a GL név és szám alá.
3. lépés
Írja be a „Záró egyenleg GL” szöveget a táblázat első oszlopába néhány sorral a fejléc alá.
4. lépés
Adja meg a főkönyvi számlán szereplő záró összeget a táblázat második oszlopában, ugyanabban a sorban, mint a „Közvetítői záróegyenleg” címke.
5. lépés
Írja be a „Záró egyenleg per (forrásdokumentum)” kifejezést a táblázat első oszlopába a „Befejező” sor alá. Egyenleg GL." A forrásdokumentumok példái közé tartoznak a követelés-jelentések, a szállítói kimutatások és az eszközök listákon.
6. lépés
Adja meg az adott főkönyvi számla forrásbizonylatának záró egyenlegét a táblázat második oszlopában, ugyanabban a sorban, mint a „Záró egyenleg per (forrásdokumentum)” címke.
7. lépés
Írja be a „Különbség” kifejezést az első oszlop következő sorába.
8. lépés
Hozzon létre egy számítást a „Különbség” címke melletti második oszlopban, amely levonja a forrásbizonylat végösszegét a záró főkönyvi egyenlegből. Ez az az összeg, amit egyeztetni kell.
9. lépés
Hozzon létre egy szakaszt a különbség vonal alatt "Elemek egyeztetése".
10. lépés
Az egyeztetési különbséget létrehozó tételek listája az egyeztetési tételek részben. Adja meg az egyes tételek magyarázatát és a tétel összegét. Az egyeztető tételre példa lehet egy számlafizetés, amelyet a bankszámlára könyveltek, de nem az ügyfél számlájára.
11. lépés
Hozzon létre egy számítást az Összeegyeztetési tételek szakasz végén, amely összesíti az egyeztető tételek összegét. Ha az egyeztető tételek összege megegyezik a „Különbség” összeggel, akkor megfelelően egyeztette a számlát.
Dolgok, amelyekre szüksége lesz
Microsoft Excel
Főkönyvi
Forrásdokumentáció
Tipp
A legcélszerűbb a könyvelési hónap zárása előtt egyeztetni a főkönyvi számlákat, hogy a megfelelő hónapban elvégezhesse a szükséges korrekciókat a számviteli adatokon.
Ha nem biztos abban, hogyan hozzon létre egyeztető táblázatokat az Excelben, vegye fontolóra egy könyvelő szakembert, aki segít a beállításban.
