A Microsoft Excel szolgáltatásai és funkciói

Legyen szó munkahelyi vagy otthoni használatra, az Excel-táblázat a Microsoft Office legjobb eszköze az adatok rendszerezésére és listák készítésére. Bár a Word dokumentumok tartalmazhatnak táblázatokat és oszlopokat, az Excel sokkal könnyebbé teszi az információk elrendezését. Az Excel számos funkcióval is rendelkezik a számításokat automatizáló képletek tervezésére. Bár az Excel elsőre megfélemlítőnek tűnik, a program elrendezése hasonló a többi Office-alkalmazáséhoz, így ha már Word-öt használtunk, egy pillantás után otthon érezhetjük magunkat. Ha további segítséget szeretne kapni egy adott gombhoz az Excel szalagján, vigye az egérmutatót rá, és megjelenik egy tipp.

Az Excel ablakának fő része egy táblázatból áll – vagy munkalap -- sejtekből. Csakúgy, mint a papírtáblázatok esetében, minden cellában tetszőleges számok vagy szövegek lehetnek – eltérően a velük való munkavégzéstől egy Access adatbázis, az Excel lehetővé teszi, hogy egyszerűen kattintson bármelyik cellára, és úgy töltse ki, ahogyan a legjobban illik projektet. Bizonyos esetekben, például a kiadások nyomon követéséhez, érdemes sorok és oszlopok rendezett sorozatát használni. Más esetekben, mint például a csapattagok listájának összeállítása, a cellák sorrendje és pozicionálása nem játszik fontos szerepet. Az Excel egyik előnye, hogy milyen egyszerűvé teszi az adatok átszervezését: válasszon ki egy cellát, és húzza a szegélyét a munkalap új helyére.

Minden Excel fájl, az úgynevezett a munkafüzet, egy vagy több munkalapot tartalmaz. A munkafüzet lapjai közötti váltáshoz használja az ablak bal alsó sarkában található füleket. Az Excel 2007 óta a legtöbb munkafüzet a fájlkiterjesztést használja XLSX, míg a régebbi verziók használtak XLS fájlokat. Az Excel új példányai képesek olvasni ezeket a régi fájlokat, de egy új munkafüzet régi kiadásban való megnyitásához a régi számítógépnek szüksége van Office kompatibilitási csomag.

Az Office többi részéhez hasonlóan 2007 óta a Microsoft az Excel menüit szalaglapokra cserélte. A lapokat vizuális menüknek tekintheti, amelyek nyitva maradnak – minden lap egy sor kapcsolódó szolgáltatást tartalmaz magyarázó ikonokkal. Például a Kezdőlap lap tartalmazza a leggyakoribb beállításokat, például a betűtípust és a szövegszínt, a Beszúrás lapon pedig táblázatok, szövegdobozok és diagramok beszúrására van lehetőség. Az egyik lap, a Fájl, másként viselkedik. A fájl továbbra is tartalmaz olyan alapvető feladatokat, mint az „Új”, „Megnyitás” és „Mentés”, de ezeket a feladatokat egy teljes képernyős területen jeleníti meg extra opciókkal, az úgynevezett kulisszák mögötti nézet. Például az "Új" gomb a backstage nézetben kereshető sablonokat kínál az új munkafüzetekhez.

Amellett, hogy egyszerű szöveget és számokat tartalmaznak, a cellák tartalmazhatnak képletek, amelyek mindig egyenlőségjellel kezdődnek. A képletekkel az Excel egy egyenlet eredményét egy cellában jeleníti meg, de az eredményt automatikusan naprakészen tartja, amikor módosítja az összetevőit. Egy alapképlet helyettesítheti a számológépet: írja be a „=2+4”-et, és az Excel „6”-ot jelenít meg. A képletek más cellákban lévő adatokkal is működnek: "=A1+B1" hozzáadja az A1 és B1 cellák értékeit.

A direkt aritmetikán kívüli eljárásokhoz használja funkciókat különböző műveletek elvégzésére az adatokon. A függvények képességei az egyszerű matematikától, például az „ÁTLAG”-tól a cellatartomány átlagolásáig, a szöveg módosításáig, például a „LOWER”-ig terjednek a sorok kisbetűssé alakítására. A két kifejezést gyakran összekeverik, de ne feledje, hogy minden cella csak egyet tartalmazhat képlet, de minden képlet több is használható funkciókat, például "=ÁTLAG(A1, B1)+SZUM(A2, B2)" két cella összegének hozzáadásához két másik cella átlagához.