Savjeti za pisanje izravne i neizravne poslovne e-pošte

Poslovne poruke obično slijede ili izravni ili neizravni obrazac. To je način organiziranja informacija koje se prenose u poruci, ovisno o tome je li glavna ideja dobra, loša ili neutralna vijest. Odaberite najučinkovitiji obrazac za svoje poslovne e-poruke ovisno o tome kako mislite da će vaš čitatelj reagirati na glavnu ideju.

U izravnim e-porukama glavna poanta ide na početak, nakon čega slijede detalji, objašnjenja ili dokazi koji to potvrđuju. Ovako organizirana e-pošta štedi vrijeme čitatelju tako što odmah dođe do svrhe poruke. Također pomaže čitatelju staviti detalje koji slijede u kontekst i perspektivu. To sprječava čitatelja da se frustrira jer mora prolaziti kroz odlomke informacija kako bi pronašao glavnu poantu. Izravni uzorak najbolje funkcionira ako će vaš čitatelj biti prijemčiv za glavnu točku, a ne otporan.

Ako će vaš čitatelj biti zadovoljan, blago zainteresiran ili neutralan (neće imati osjećaja o tome na ovaj ili onaj način), upotrijebite izravni obrazac. Razmotrite e-poštu od klijenta nakon ponude za ispunjenje ugovora. Ako dobijete ugovor, pismo počinje nečim poput "Vaša je ponuda pregledana i sa zadovoljstvom vam možemo ponuditi dogovorite ugovor." Kada je glavna stvar dobra vijest ili neutralna vijest, priopćite je odmah i nastavite s detaljima. Većina e-poruka koristit će ovaj pristup, uključujući one koje se bave rutinskim zadacima, narudžbama i priznanjima.

U neizravnim e-porukama glavna poanta ide kasnije u poruci, nakon detalja, objašnjenja ili dokaza. Korištenje neizravnog uzorka u e-poruci pokazuje da poštujete osjećaje svog čitatelja, koje bi glavna poanta mogla povrijediti. Nadograđujući ga, dopuštate svom čitatelju da bude spremniji da ga primi. To je također pokušaj potaknuti čitatelja da vas sasluša ako izrazite glavnu ideju koja će uznemiriti čitatelja odmah na početku poruke, on ili ona može prestati čitati. Općenito, cilj je minimizirati svaku negativnu reakciju koju bi vaš čitatelj mogao imati.

Ako će vaš čitatelj biti nezainteresiran, nezadovoljan ili neprijateljski raspoložen, upotrijebite neizravni obrazac. Razmotrite ponovno e-poštu od klijenta. Ako niste pobijedili, pismo počinje drugačije: „Hvala što ste poslali ponudu za rad na našem ugovoru. Pažljivo smo pregledali svaku ponudu itd." Glavna stvar, za koju već mislite da znate, ali svejedno nastavite čitati, dolazi mnogo kasnije. Koristite neizravnu e-poštu kada je glavna stvar loša vijest, kao što je odbijanje zahtjeva ili odbijanje zahtjeva. Ovaj pristup također dobro funkcionira kada pokušavate nešto prodati ili dijelite osjetljive informacije.