Moderan poslovni ured.
Zasluga slike: Siri Stafford/Digital Vision/Getty Images
Uredska automatizacija danas se odnosi na mnogo više od pisaćeg stroja i kopirnog stroja. Elektroničke i digitalne informacije srž su moderne uredske automatizacije. Može se sastojati od strogo internih računala ili, što je vjerojatnije, uključuje svjetsku digitalnu mrežu putem interneta i pohranu u oblaku izvan mjesta. Dok se krećete kroz 21. stoljeće, naići ćete na prednosti i nedostatke svojstvene uredskoj automatizaciji u svim njezinim permutacijama.
Uštedite vrijeme i resurse tvrtke
Od uvođenja uredske automatizacije, oprema je omogućila tvrtkama da uštede vrijeme i novac. Umjesto da čekate da dokument stigne do klijenta poštom, možete ga poslati faksom za nekoliko minuta. Sada, računalni napredak i internet učinili su komunikaciju trenutnom. Kad god uštedite vrijeme, štedite i novac. Niste stegnuti zemljopisnim ograničenjima, štedeći resurse koje ste potrošili na putovanje. Osim toga, iako još uvijek možete napraviti tiskane kopije mnogih dokumenata, digitalna pohrana omogućuje vam uštedu vremena i novca na papiru i prostoru za pohranu.
Video dana
Oslonite se na automatizaciju za točnost
Iako je istina da je stroj učinkovit onoliko koliko su ljudi koji su ga napravili i informacije prikupljene digitalno samo onoliko koliko su točni kao osoba koja ga je poslala, nakon što se greške razrađuju iz programa, one su beskrajno pouzdanije od ljudi. Softver postoji za zbrajanje brojeva u proračunskim tablicama i proračunima, na primjer, koji uvijek dolaze do točne ravnoteže i ne oslanjaju se na knjigovođe prste na stroju za zbrajanje. Predlošci se mogu stvarati i koristiti iznova i iznova kako bi se izbjegle pogreške u standardnoj dokumentaciji.
Kada automatizacija krene po zlu, u nevolji ste
Tvrtke koje se oslanjaju isključivo na automatizaciju za rad i pokretanje svojih informacijskih sustava mogu upasti u paniku kada ti sustavi zakažu. Troškovi popravka ili zamjene pokvarenih sustava mogu biti previsoki. Ne možete samo uzeti gumicu i ispravljati. Morate zaposliti tehničare kako biste bili u toku s ažuriranjima i kvarovima softvera i hardvera ili imate pouzdanu uslugu koju ćete odmah nazvati. Tada imate cijelo pitanje povjerljivosti i sigurnosti. Možete čuvati poslovne tajne i reći samo nekolicini pouzdanih pojedinaca, ali ako podaci postanu dostupni na webu, ne možete ih vratiti.
Korisnike nije uvijek lako promijeniti
Kako se uredska automatizacija nastavlja razvijati, a vi ugrađujete nove tehnologije u svoje sustave ostati konkurentan i profitabilan, nedostatak je što morate preobučiti cijeli svoj kadar korisnika. Svi od vaše tajnice do službenika za narudžbe i od vaših kupaca do prodavača koji isporučuju vaš proizvod ili uslugu moraju naučiti nove sustave. Mnogi ljudi ne uče nove sustave lako, a drugi su tvrdoglavi da rade stvari onako kako su uvijek radili. Dakle, iako imate troškove vezane uz prekvalifikaciju, imate i stavove svojih krajnjih korisnika protiv kojih se morate boriti.
