Microsoft Word में एक मेल मर्ज सुविधा है जो किसी Word दस्तावेज़ को डेटा फ़ाइल में संग्रहीत जानकारी से जोड़ती है, जिसे डेटा स्रोत कहा जाता है। डेटा स्रोत एक डेटाबेस हो सकता है। मर्ज करने से पहले, आप Word के भीतर एक डेटाबेस बना और प्रबंधित कर सकते हैं। डेटाबेस को Word के भीतर एक एक्सेस डेटाबेस फ़ाइल के रूप में सहेजा जाता है।
टिप
आप वास्तव में मेल मर्ज नहीं करेंगे, हालांकि, डेटाबेस बनाने से पहले आपको मेल मर्ज दस्तावेज़ के प्रकार का चयन करना होगा जो आप बना रहे हैं।
मुख्य दस्तावेज़ लेआउट
एक रिक्त Word दस्तावेज़ खोलें।
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पर डाक से टैब, क्लिक करें मेल मर्ज प्रारंभ करें और चुनें निर्देशिका। ए निर्देशिका दस्तावेज़ प्रकार Word को एक सूची बनाने और डेटाबेस जैसे डेटा स्रोत से फ़ील्ड का उपयोग करने के लिए कहता है।
डेटाबेस फ़ील्ड अनुकूलित करें
क्लिक प्राप्तकर्ताओं का चयन करें और चुनें नई सूची टाइप करें खोलने के लिए नई पता सूची संवाद बकस। डेटाबेस में उपयोग किए जाने वाले फ़ील्ड को अनुकूलित करने के लिए इसका उपयोग करें। क्लिक कॉलम कस्टमाइज़ करें। NS पता सूची अनुकूलित करें संवाद बॉक्स प्रकट होता है।
- फ़ील्ड नाम हटाने के लिए, फ़ील्ड नाम चुनें, क्लिक करें हटाएं और क्लिक करें हां फ़ील्ड का नाम हटाने के लिए।
- फ़ील्ड नाम संपादित करने के लिए, फ़ील्ड नाम चुनें, क्लिक करें नाम बदलें, NS फ़ील्ड का नाम बदलें संवाद बॉक्स प्रकट होता है, फ़ील्ड का नाम बदलें और क्लिक करें ठीक है.
- अतिरिक्त फ़ील्ड नाम जोड़ने के लिए, क्लिक करें जोड़ें, NS क्षेत्र जोड़ें संवाद बॉक्स प्रकट होता है, एक नया फ़ील्ड नाम टाइप करें और क्लिक करें ठीक है.
- फ़ील्ड नामों का क्रम बदलने के लिए, फ़ील्ड नाम हाइलाइट करें और क्लिक करें बढ़ाना या नीचे की ओर.
क्लिक ठीक है जब आपने काम ख़त्म कर लिया हो। NS नई पता सूची संवाद बॉक्स तालिका में अनुकूलित फ़ील्ड नाम प्रदर्शित करता है।
डेटाबेस जानकारी दर्ज करें
प्रत्येक फ़ील्ड में डेटा टाइप करें। एक फ़ील्ड से दूसरी फ़ील्ड में जाने के लिए Tab कुंजी का उपयोग करें। क्लिक नविन प्रवेश डेटाबेस में अगले रिकॉर्ड पर जाने के लिए। लास्ट रिकॉर्ड टाइप करने के बाद क्लिक ना करें नविन प्रवेश एक नए रिकॉर्ड में जाने के लिए।
रिकॉर्ड के माध्यम से जांचें और कोई भी बदलाव करें
- किसी रिकॉर्ड को संपादित करने के लिए, डेटा को हाइलाइट करें और परिवर्तन टाइप करें।
- रिकॉर्ड खोजने के लिए, क्लिक करें पाना, NS प्रवेश खोजें संवाद बॉक्स प्रकट होता है, खोज शब्द दर्ज करें और क्लिक करें अगला ढूंढो.
- किसी रिकॉर्ड को हटाने के लिए, पहले फ़ील्ड के बाईं ओर स्थित वर्ग पर क्लिक करें, क्लिक करें प्रविष्टि हटाएं और क्लिक करें हां रिकॉर्ड हटाने के लिए।
क्लिक ठीक है जब हो जाए।
डेटाबेस और मुख्य दस्तावेज़ सहेजें
NS पता सूची सहेजें संवाद बॉक्स प्रकट होता है। चुनें कि आप डेटाबेस फ़ाइल को कहाँ सहेजना चाहते हैं, फ़ाइल का नाम टाइप करें और क्लिक करें सहेजें.
टिप
केवल फ़ाइल नाम टाइप करें और Word .mdb एक्सटेंशन जोड़ देगा, फ़ाइल को Microsoft Access डेटाबेस फ़ाइल के रूप में सहेजता है।
मुख्य दस्तावेज़ सहेजें, एक रिक्त निर्देशिका जो डेटाबेस से लिंक करती है, यदि आप बाद में मेल मर्ज करने का निर्णय लेते हैं। मुख्य दस्तावेज़ बंद करें तथा शब्द से बाहर निकलें.
डेटाबेस देखें
एक्सेस डेटाबेस फ़ाइल पर नेविगेट करें और इसे खोलें। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस खुलता है। क्लिक कार्यालय_पता_सूची नीचे टेबल हेडिंग और डेटाबेस टेबल जो वर्ड डिस्प्ले में बनाई गई थी।
डेटाबेस पर लौटें और डेटा संपादित करें
मुख्य दस्तावेज़ खोलें शब्द में। NS माइक्रोसॉफ्ट वर्ड संवाद बॉक्स प्रकट होता है। क्लिक हां इसलिए मुख्य दस्तावेज़ डेटाबेस से जानकारी प्राप्त कर सकता है। पर डाक से टैब, क्लिक करें प्राप्तकर्ता सूची संपादित करें। NS मेल मर्ज करेंप्राप्तकर्ताओं संवाद बॉक्स प्रकट होता है। डेटा स्रोत शीर्षक के अंतर्गत, डेटाबेस फ़ाइल नाम का चयन करें। क्लिक संपादित करें और यह डेटा स्रोत संपादित करें संवाद बॉक्स प्रकट होता है। डेटा संपादित करें। समाप्त होने पर, क्लिक करें ठीक है और क्लिक करें हां डेटाबेस को अपडेट करने के लिए। में मेल मर्ज करेंप्राप्तकर्ताओं संवाद बॉक्स में, आप डेटाबेस जानकारी का उपयोग करके परिशोधित कर सकते हैं तरह, फ़िल्टर, डुप्लीकेट खोजें, पानाप्राप्तकर्ता तथा पते सत्यापित करें विकल्प।
क्लिक ठीक है जब हो जाए। मुख्य दस्तावेज़ बंद करें. क्लिक सहेजें. शब्द से बाहर निकलें.
टिप
आप बनाए गए डेटाबेस और मुख्य दस्तावेज़ का उपयोग करके Word में एक निर्देशिका मेल मर्ज कर सकते हैं।
