ईमेल के माध्यम से भेजने से पहले फ़ाइलों को कैसे संपीड़ित करें

जब आप किसी ईमेल संदेश में बड़ी फ़ाइलें स्थानांतरित करते हैं, तो आप अनुलग्नक आकार सीमा को पार करने का जोखिम उठाते हैं, जिसके कारण प्रेषण विफल हो जाता है। फ़ाइलों को संपीड़ित करने से उनका आकार कम हो जाता है, जिससे इन सीमाओं तक पहुंचे बिना उन्हें भेजना आसान हो जाता है। संपीड़न के लिए कुछ सर्वश्रेष्ठ उम्मीदवार बड़ी मल्टीमीडिया फ़ाइलें जैसे वीडियो, फ़ोटो और ऑडियो फ़ाइलें हैं, क्योंकि ये अपने आप आकार सीमा से अधिक हो जाती हैं - विशेष रूप से वीडियो।

कई संपीड़न प्रारूप आमतौर पर उपयोग किए जाते हैं, और सही चुनना कुछ अलग कारकों पर निर्भर करता है। ज़िप संपीड़न सबसे अधिक समर्थित है और दूसरों की तुलना में अधिक सार्वभौमिक है, लेकिन यह RAR और 7Z जैसे स्वरूपों की तुलना में कम संपीड़न प्रदान करता है। हालाँकि, इन स्वरूपों को फ़ाइलों को डीकंप्रेस करने के लिए विशेष कार्यक्रमों की आवश्यकता होती है। आपकी फ़ाइल के प्राप्तकर्ता के प्रारूप आपके निर्णय में एक बड़ी भूमिका निभा सकते हैं। ज्यादातर मामलों में, यह ज़िप को सबसे अच्छा विकल्प बनाता है, क्योंकि ज़िप संपीड़न विंडोज के साथ एकीकृत है, अतिरिक्त प्लग-इन या डाउनलोड की आवश्यकता को समाप्त करता है।

फ़ाइल संपीड़न की सटीक प्रक्रिया आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे प्रोग्राम के आधार पर भिन्न होती है। विंडोज 7 में विंडोज के बिल्ट-इन जिप कंप्रेशन का उपयोग करने के लिए, फाइल या फोल्डर पर राइट-क्लिक करें, माउस को "सेंड टू" पर होवर करें और फिर परिणामी ड्रॉप-डाउन मेनू से "कंप्रेस्ड (ज़िप्ड) फोल्डर" चुनें। विंडोज 8 के लिए, फ़ाइल का चयन करें और "शेयर" पर क्लिक करें, उसके बाद "ज़िप" पर क्लिक करें। अन्य कार्यक्रमों में, आप आमतौर पर संग्रह बनाते हैं, इसमें फ़ाइलें जोड़ते हैं और फिर प्रोग्राम को संपीड़ित करने का निर्देश देते हैं। विशिष्ट निर्देशों के लिए, अपने संग्रह कार्यक्रम के दस्तावेज़ देखें।

संपीड़ित फ़ाइल के लिए आपको कितनी छोटी आवश्यकता है, यह उस ईमेल सेवा पर निर्भर करता है जिसका उपयोग आप इसे भेजने के लिए कर रहे हैं। सीमाएं एक प्रदाता से दूसरे में भिन्न होती हैं, इसलिए आपको सटीक विवरण के लिए अपने विशिष्ट प्रदाता से संपर्क करना होगा। जीमेल और याहू जैसे लोकप्रिय विकल्प आपको प्रति ईमेल 25 एमबी तक सीमित करते हैं, जबकि आउटलुक डॉट कॉम आपको प्रति ईमेल 10 एमबी तक सीमित करता है। ईमेल क्लाइंट अक्सर समान होते हैं, Microsoft Outlook आपको प्रति अनुलग्नक 20MB तक सीमित करता है, Windows Live मेल आपको प्रति ईमेल 10 जीबी तक और प्रति फ़ाइल 50 एमबी से अधिक नहीं, और मोज़िला थंडरबर्ड असीमित आकार की पेशकश करता है।

यदि आपकी फ़ाइल अभी भी आपकी आकार सीमा से अधिक है, तो क्लाउड स्टोरेज एक ठोस विकल्प प्रदान करता है, भले ही आप इसे कितना भी कंप्रेस करें। संपीड़ित फ़ाइल को OneDrive, Google ड्राइव या ड्रॉपबॉक्स जैसे क्लाउड सर्वर पर संग्रहीत करके और एक डाउनलोड लिंक भेजकर प्राप्तकर्ता, आप फ़ाइल को संलग्न करने और बड़ी फ़ाइलों को भेजने में लगने वाले समय को बचाते हैं - यहां तक ​​कि वे जो मल्टी-गीगाबाइट में फैले हुए हैं क्षेत्र। फ़ाइल को एकाधिक लोगों के साथ साझा करने का यह एक अधिक सुविधाजनक तरीका भी है, क्योंकि इसे केवल एक बार अपलोड करने की आवश्यकता है। तब आपके प्राप्तकर्ता अपनी सुविधानुसार फ़ाइल डाउनलोड कर सकते हैं।