आउटलुक में कॉन्टैक्ट्स और एड्रेस बुक के बीच अंतर

जबकि अधिकांश लोग Microsoft आउटलुक से परिचित हैं, इसका उपयोग मुख्य रूप से ई-मेल भेजने और प्राप्त करने के लिए कर सकते हैं, आउटलुक कैलेंडर, कार्य प्रबंधन और नोट लेने सहित कई उपयोगी टूल के साथ एक शक्तिशाली एप्लिकेशन है विशेषता। आउटलुक का एक अन्य प्रमुख तत्व आपके संपर्कों की व्यक्तिगत जानकारी को व्यवस्थित करने में आपकी मदद करने की क्षमता है, चाहे वे सहकर्मी हों या आपकी कंपनी के बाहर के लोग। आप इसे संपर्क और पता पुस्तिका उपकरण के साथ करते हैं।

आउटलुक और ग्लोबल एड्रेस बुक की संपर्क सुविधा दोनों इलेक्ट्रॉनिक रोलोडेक्स की तरह हैं, जहां आप उन लोगों के लिए संपर्क जानकारी तक पहुंच सकते हैं जिनसे आप नियमित रूप से निपटते हैं। हालाँकि, संपर्क सुविधा आमतौर पर बाहरी संपर्कों की एक सूची होती है, जबकि पता पुस्तिका में आपकी कंपनी में काम करने वाले लोगों की जानकारी होती है। यह व्यापारिक दुनिया में एक सामान्य सेटअप है क्योंकि पता पुस्तिकाएं एक्सचेंज सर्वर पर संग्रहीत होती हैं और कंपनी में सभी के साथ साझा की जा सकती हैं।

संपर्क सुविधा को उन लोगों के लिए जानकारी तक त्वरित पहुंच में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिनसे आप पहले संपर्क में रहे हैं, लेकिन आपकी कंपनी के लिए आवश्यक रूप से काम नहीं करते हैं। वैश्विक पता सूची आपको सहकर्मियों, या कंपनी-निर्धारित पता सूचियों के साथ तुरंत संपर्क में रखने के लिए डिज़ाइन की गई है।

जबकि संपर्क और पता पुस्तिका उपकरण दोनों में संपर्क जानकारी होती है, केवल संपर्क ही उपयोगकर्ताओं द्वारा संपादित किए जा सकते हैं क्योंकि वे आपके कंप्यूटर पर संग्रहीत होते हैं। आप नए संपर्क जोड़ सकते हैं, मौजूदा संपर्क की जानकारी संपादित कर सकते हैं और संपर्कों को हटा सकते हैं। दूसरी ओर, पता पुस्तिका को आमतौर पर केवल एक सिस्टम व्यवस्थापक द्वारा संपादित किया जा सकता है। घरेलू उपयोगकर्ताओं के लिए, सूचियाँ दोनों संपादन योग्य हैं।

पता पुस्तिका में आम तौर पर एक कंपनी के भीतर प्रत्येक कर्मचारी और विभाग की एक सूची होती है, जिसमें एक ईमेल पता, टेलीफोन एक्सटेंशन या फोन नंबर, शीर्षक और स्थान शामिल होता है। एक व्यक्तिगत प्रविष्टि पर क्लिक करने से आपको अतिरिक्त संपर्क विवरण मिलेगा, जैसे कि दूसरा व्यावसायिक नंबर और डाक पता। एक संपर्क सूची में एक नाम, प्रदर्शन नाम और ईमेल पता शामिल होता है। एक व्यक्तिगत संपर्क पर क्लिक करने से अधिक जानकारी के लिए फ़ील्ड के साथ एक फॉर्म खुल जाएगा, जिसमें कंपनी, डाक पता, नौकरी का शीर्षक, फोन नंबर और एक फोटो शामिल है।

संपर्क और पता पुस्तिका दोनों ही लोगों की संपर्क जानकारी का शीघ्रता से पता लगाने में आपकी सहायता करेंगे ताकि आपको व्यवसाय कार्ड के लिए खुदाई करने या कंपनी निर्देशिकाओं के माध्यम से पत्ते निकालने में समय बर्बाद करने की आवश्यकता नहीं है। प्रोग्राम के इंटरफ़ेस के शीर्ष पर आपके पास एक छोटा आइकन होने की संभावना है जो एक खुली किताब की तरह दिखता है। जब आप उस पर क्लिक करते हैं, तो एक सर्च बॉक्स पॉप अप होता है। आप उस खोज बॉक्स में एक नाम दर्ज कर सकते हैं और चुन सकते हैं कि पता पुस्तिका या संपर्क सूची में देखना है या नहीं।