अपने कार्यालय को "मैरी कोंडो" कैसे बनाएं

नेटफ्लिक्स से लेकर इंस्टाग्राम तक, आपने शायद देखा होगा कि आपके घर में अव्यवस्था को साफ करने और इस प्रक्रिया में आपके जीवन को बेहतर बनाने के लिए मारियो कोंडो का न्यूनतम दृष्टिकोण तेजी से बढ़ रहा है। उनके लोकप्रिय नेटफ्लिक्स शो पर मैरी कोंडो के साथ सफाई, कोंडो लोगों को रसोई से लेकर अलमारी तक सब कुछ व्यवस्थित करने में मदद करता है। उसका सरल नियम: यदि कोई वस्तु आपके भीतर खुशी नहीं जगाती है, तो उसे फेंक दें।

लेकिन उस कार्यक्षेत्र का क्या? आप उन्हीं तकनीकों को अपने कार्यालय में कैसे लागू कर सकते हैं, जहां अव्यवस्था बनी रहती है? अपने गृह कार्यालय को "मैरी कोंडो" कैसे बनाएं यहां बताया गया है।

आप बादल में क्या ले जा सकते हैं?

संभावना अच्छी है कि आप पहले से ही कुछ चीज़ों के लिए क्लाउड का उपयोग कर रहे हैं, जैसे फ़ोटो, पासवर्ड, या सहयोग प्रोजेक्ट। लेकिन यह एक अच्छा विचार है कि आप दैनिक आधार पर उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ों को देखें - विशेष रूप से किसी भी हार्डकॉपी फ़ाइलों को - और अपने आप से पूछें, "क्या मैं इसे सहेजकर और क्लाउड में साझा करके स्थान और समय बचा सकता हूँ?"

उसी क्लाउड सेवा का उपयोग करना याद रखें जिसे आपकी कंपनी पसंद करती है (सामान्य विकल्पों में Google ड्राइव, ड्रॉपबॉक्स, iCloud, और Office 365 के विभिन्न समाधान), या यदि आवश्यक हो तो दस्तावेज़ों को क्लाउड में संग्रहीत करने की अनुमति मांगें। यदि आप ऐसा करने में सक्षम हैं, तो यह अव्यवस्था को साफ करने और अपने दैनिक कार्यों को सुव्यवस्थित करने के लिए एक बढ़िया समाधान है।

टैबलेट कंप्यूटर के लिए समाचार पत्रों और पत्रिकाओं का आदान-प्रदान करें

यदि आपकी डेस्क पत्र-पत्रिकाओं, जर्नलों या अखबारों से अटी पड़ी है, तो उनसे छुटकारा पाएं। आप इन प्रकाशनों को पढ़ने के लिए आसानी से ऑनलाइन पद्धति पर स्विच कर सकते हैं। सौभाग्य से, गोलियाँ पसंद हैं किंडल फायर या iPad एक उत्कृष्ट विकल्प प्रदान करता है। ऐप्स जैसे एप्पल समाचार या मेनू आपको किसी भी प्रकाशन से समाचार के अपने स्वयं के स्रोत चुनने, समाचार चैनलों को अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित करने और अपनी उंगलियों के स्वाइप से अपनी इच्छित कोई भी रिपोर्ट देखने की अनुमति देता है। अपने कार्यस्थल पर एक टैबलेट कंप्यूटर स्थापित करें, और हार्डकॉपी अव्यवस्था से छुटकारा पाएं।

अपने डेस्क से कागज़ात और फ़ाइलें हटा दें

यदि आप अपने कार्यक्षेत्र को कोंडो-इज़ करने के बारे में गंभीर हैं, तो यहां आपके लिए एक नियम है: आपके डेस्क पर कोई कागजात या फ़ाइलें नहीं। कहानी का अंत। यदि आप कागज के किसी टुकड़े पर सक्रिय रूप से परामर्श नहीं कर रहे हैं, तो यह आपके डेस्क पर नहीं होना चाहिए।

आज की कागज रहित वर्कफ़्लो प्रक्रियाओं में, यह उतना कठिन नहीं है जितना लगता है। आपको संभवतः दीर्घकालिक उपयोग के लिए कुछ चीज़ों को संग्रहीत करने के लिए फ़ाइल कैबिनेट तक पहुंच की आवश्यकता होगी, लेकिन बस इतना ही। बाकी के लिए, डिजिटल दस्तावेज़ीकरण/हस्ताक्षर या पर स्विच करें अपने कंप्यूटर में फ़ाइलें स्कैन करें इसलिए आपको उन्हें इधर-उधर छोड़ने की ज़रूरत नहीं है।

यदि आपको कुछ फ़ाइलों को पास में रखने की नितांत आवश्यकता है, तो एक हैंगिंग फ़ाइल शेल्फ़ या एक डेस्कटॉप फ़ाइल आज़माएँ आयोजक जो उन सभी को एक ही स्थान पर रखेगा, और किसी को भी आपके डेस्क की सतह पर रहने की अनुमति नहीं देगा अपने आप। इससे होने वाले अंतर को देखकर आप आश्चर्यचकित रह जाएंगे।

ओह, और इसके लिए एक बोनस टिप जो पोस्ट-इट नोट्स पर नोट्स बनाना पसंद करते हैं: बहुत सारे हैं डिजिटल स्टिकी नोट ऐप्स वहाँ से बाहर। एक पर स्विच करने का प्रयास कर रहा हूँ!

अपने डेस्क से व्यक्तिगत सजावट भी हटा दें

कठोर सत्य समय: आपकी डेस्क व्यक्तिगत संग्रहणीय वस्तुओं के लिए कोई जगह नहीं है। आप चीजों को खुश करने के लिए एक अच्छा पौधा चाहते हैं? महान। आपके प्रियजनों की फ़्रेमयुक्त तस्वीर के बारे में क्या ख़याल है? एक ठीक है. उसे पूरी तरह छोड़ दो। और कुछ नहीं। कहानी का अंंत।

यदि आप अपने डेस्क का उपयोग निजी सामान, मूर्तियों या डूडैड के पूरे संग्रह के लिए घर के रूप में कर रहे हैं, तो उनसे छुटकारा पाने का समय आ गया है। हाँ, वे सभी। उन्हें अपने घर में किसी ऐसे स्थान पर ले जाएँ जहाँ उनका सम्मान किया जाएगा, क्योंकि काम इन चीज़ों के लिए जगह नहीं है, और वे आपके स्थान को बुरी तरह से अव्यवस्थित कर रहे हैं। यदि आपका विशेष संग्रह वास्तव में आपको खुशी देता है और आप इसके बिना काम करने की कल्पना नहीं कर सकते हैं, तो निवेश करें एक शेल्फ में और उन सभी को उस शेल्फ पर ले जाएं ताकि आपके डेस्क पर कोई भी न बचे।

वायरलेस चार्जिंग पैड का उपयोग करें

उलझी हुई केबलें सबसे खराब प्रकार की अव्यवस्थाओं में से एक हैं... और वे अब उतनी आवश्यक नहीं हैं जितनी पहले हुआ करती थीं। एक पर विचार करें वायरलेस चार्जिंग पैड या चार्जिंग स्टैंड, अधिमानतः वह जिसमें यदि आवश्यक हो तो कई डिवाइस रखे जा सकते हैं। आप न केवल अपने डिवाइस को प्लग करने और अनप्लग करने में समय बचाएंगे, बल्कि वे आपके डेस्क से कष्टप्रद केबलों को साफ़ करने में मदद करेंगे और आपको कम तनाव महसूस कराएंगे।

नोट्स को स्मार्ट तरीके से रिकॉर्ड करें

यदि आपके काम के लिए आपको नोट्स लेने की आवश्यकता है और आप वास्तव में चीजों को लिखने की मैन्युअल प्रक्रिया को पसंद करते हैं, तो प्रक्रिया को डिजिटल बनाने का एक तरीका खोजें। आज के स्टाइलस पेन (माइक्रोसॉफ्ट, सैमसंग, ऐप्पल और अन्य से) आपको टैबलेट कंप्यूटर पर आसानी से नोट्स लेने में मदद कर सकते हैं या स्मार्टफोन इसके बजाय, जहां आप उन्हें बाद के लिए सहेज सकते हैं या आवश्यकतानुसार अपलोड और साझा कर सकते हैं। यदि आपको वास्तव में अपनी कलम के नीचे कागज की अनुभूति की आवश्यकता है, तो कुछ इस तरह देखें रॉकेटबुक, एक स्मार्ट नोटबुक जो आपका काम पूरा होने पर आपके लेखन को आपके कंप्यूटर पर एक डिजिटल कॉपी में स्थानांतरित कर सकती है।

जब आप यह काम पूरा कर लें, तो हो सकता है कि आप कुछ समय लेना चाहें और अपने अधिकांश पेन और पेंसिल दराज को कूड़ेदान में खाली कर दें। हम पर विश्वास करें, यह अच्छा लगेगा!

दिन के अंत में 5 मिनट का कचरा समय बनाएं

आमतौर पर कार्यदिवस ख़त्म करने से पहले अपने आप को लगभग पाँच मिनट की याद दिलाने के लिए एक टाइमर सेट करें। इन पांच मिनट का समय लें और सफाई करें। जो कुछ भी आप कर सकते हैं उसे फेंक दें, "डेस्क पर कोई कागज नहीं" नियम का पालन करें, और आम तौर पर व्यवस्थित करें। चीजों को दूर रखें, अंतिम समय में समायोजन करें और उस अस्थायी अव्यवस्था को दूर करें ताकि अगली बार का इंतजार न करना पड़े।

अपने कंप्यूटर को अव्यवस्थित करने के लिए एक बेहतरीन ऐप प्राप्त करें

भले ही आपके पास एक डिजिटल कार्यक्षेत्र हो, आप पा सकते हैं कि आपका कंप्यूटर अनावश्यक फ़ाइलों, प्रोग्रामों, छवियों और अन्य जंक से भरा हुआ है। इसे साफ़ करने का समय आ गया है। जैसे प्रोग्राम का उपयोग करें ऐप क्लीनर या स्वच्छ मास्टर सभी अनावश्यक चीज़ों को साफ़ करने में आपकी सहायता के लिए। हो सकता है कि आप अपने फ़ोल्डरों और फ़ाइलों की कुछ मैन्युअल सफ़ाई भी करना चाहें—जिसमें अतिरिक्त लाभ भी है आपके कंप्यूटर को तेज़ करना.

अपना ईमेल साफ़ करें और फ़िल्टर करें

हम शर्त लगाते हैं कि वे सभी भीड़-भाड़ वाले ईमेल आपके अंदर बहुत खुशी नहीं जगाएंगे। अब उनसे छुटकारा पाने का समय आ गया है। चीज़ों को क्रमबद्ध करने में मदद के लिए आप अपने स्वयं के फ़िल्टर और ईमेल फ़ोल्डर बना सकते हैं, लेकिन ऐसे ऐप्स भी हैं जो मदद भी कर सकते हैं। जैसे सॉफ़्टवेयर आज़माएँ साफ़ ईमेल, मेलस्ट्रॉम, या क्लीनफ़ॉक्स आपकी ईमेल सफ़ाई को स्वचालित करने में मदद करने के लिए, और लाभों का आनंद लेने के लिए।

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