सर्वश्रेष्ठ ईमेल अभिवादन

हालांकि ईमेल एक हार्ड-कॉपी व्यावसायिक पत्र की तरह औपचारिक नहीं है, यह दोस्तों के साथ चैट करने जितना आकस्मिक भी नहीं है। भले ही ईमेल वर्षों से मौजूद है, लेकिन इसे ठीक से उपयोग करने का शिष्टाचार हमेशा स्पष्ट नहीं होता है। आपके द्वारा भेजे जा रहे ईमेल के लिए सही टोन सेट करने के लिए, आपको सही ग्रीटिंग की आवश्यकता है।

व्यावसायिक ईमेल में, औपचारिकता के पक्ष में गलती करना बेहतर है। किसी ऐसे व्यक्ति के साथ जिसे आपने पहले ईमेल नहीं किया है, उदाहरण के लिए उसके औपचारिक शीर्षक - "प्रिय डॉ स्मिथ" या "प्रिय सुश्री जोन्स" का उपयोग करें। ईमेल अभिवादन में "प्रिय" का उपयोग पहले की तुलना में बहुत कम किया जाता है, लेकिन शिष्टाचार विशेषज्ञ अभी भी प्रारंभिक व्यावसायिक संपर्क के लिए इसकी अनुशंसा करते हैं। यदि प्राप्तकर्ता आपको बिल्कुल नहीं जानता है, तो परिचय के साथ अभिवादन का पालन करें - आप कौन हैं और आप उससे क्यों संपर्क कर रहे हैं।

यदि दूसरा पक्ष आपके पहले नाम से ईमेल में आपका स्वागत करता है, या आपसे उसके पहले नाम का उपयोग करने के लिए कहता है, तो आप पहले नाम के आधार पर सुरक्षित हैं। उन सहकर्मियों के लिए "हाय" जैसे आकस्मिक उद्घाटन आरक्षित करें जिन्हें आप वास्तव में अच्छी तरह से जानते हैं और जिनके साथ आप सहज हैं। एक आकस्मिक ईमेल में भी, सुनिश्चित करें कि आपके पास दूसरे पक्ष के नाम की वर्तनी सही है। यदि आप एक ही थ्रेड में कई ईमेल भेजते हैं, तो केवल पहले एक या दो को ही अभिवादन की आवश्यकता होती है।

यदि आप एक से अधिक लोगों को संदेश भेजते हैं, तो पहले ईमेल में अभी भी अभिवादन की आवश्यकता होती है - उदाहरण के लिए "प्रिय टॉम, डिक और मैरी,"। यदि आपके पास उनके सभी नामों को सूचीबद्ध करने के लिए बहुत अधिक प्राप्तकर्ता हैं, तो "प्रिय टीम" एक व्यावहारिक विकल्प है। व्यक्तिगत प्राप्तकर्ताओं के साथ, यदि आप आगे और पीछे ईमेल कर रहे हैं, तो आप पहले अक्षर के बाद अभिवादन का उपयोग करना बंद कर सकते हैं।

व्यक्तिगत ईमेल लिखते समय आपके पास बहुत अधिक लचीलापन होता है। पहला नाम या एक साधारण "हाय" या "हैलो" ठीक है, जब तक कि आप नहीं जानते कि प्राप्तकर्ता की एक मजबूत प्राथमिकता है। एक आकस्मिक ईमेल सुरक्षित रूप से "प्रिय" को छोड़ सकता है, क्योंकि यह अक्सर रुका हुआ लगता है। एक अंतरंग ईमेल में भी, "प्रिय" एक ईमानदार अभिव्यक्ति की तुलना में औपचारिकता की तरह अधिक लग सकता है। व्यक्ति के नाम का उपयोग करना या कुछ और असाधारण, जैसे "मेरे प्रिय," बेहतर काम कर सकता है।

अपने अभिवादन के साथ-साथ अपनी विषय पंक्ति पर भी ध्यान दें। यह पहली चीज है जिसे प्राप्तकर्ता देखने जा रहा है, इसलिए आप चाहते हैं कि उसे पता चले कि आप उसके बारे में क्या लिख ​​रहे हैं। ध्यान आकर्षित करने के लिए इसे कभी भी खाली न छोड़ें या भ्रामक विषय पंक्ति का उपयोग न करें। निश्चित रूप से इसमें कभी भी "तत्काल" न डालें यदि समस्या वास्तव में अत्यावश्यक नहीं है।