माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का उपयोग क्यों करें

Microsoft Excel एक स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर है जिसका उपयोग वित्तीय, सांख्यिकीय और इंजीनियरिंग की गणना करने के लिए किया जाता है जानकारी, और अलग-अलग घरों से लेकर फॉर्च्यून 500. तक कई जगहों पर उपयोग की जाती है कंपनियां। एक्सेल के घटक सेल, स्प्रेडशीट और वर्कबुक हैं। वर्कबुक में स्प्रैडशीट होते हैं और स्प्रैडशीट में सेल होते हैं। इसलिए, एक स्प्रैडशीट में हज़ारों सेल होते हैं और दो या अधिक स्प्रैडशीट एक कार्यपुस्तिका बनाते हैं। एक्सेल द्वारा प्रदान की जाने वाली सुविधाएँ उपयोगकर्ता के लिए फ़ार्मुलों की गणना, चार्ट और ग्राफ़ बनाने और जानकारी साझा करने और सुरक्षित करने में समय बचाने के लिए संभव बनाती हैं।

गणना करते समय Microsoft Excel काम में आता है। सॉफ्टवेयर में बुनियादी गणित, सांख्यिकी और यहां तक ​​कि इंजीनियरिंग कार्यों के लिए अंतर्निहित सूत्र शामिल हैं। जिन गणनाओं के लिए उत्तर पर पहुंचने के लिए कई पुनरावृत्तियों की आवश्यकता हो सकती है, उन्हें अंतिम उत्तर की गणना करने के लिए एक्सेल के लिए केवल कुछ बुनियादी सूत्र घटकों को दर्ज करने की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, Microsoft Excel का उपयोग करके उत्तर प्राप्त करने में लगने वाला समय बहुत कम हो जाता है।

माइक्रोसॉट एक्सेल का उपयोग चार्ट और ग्राफ बनाने के लिए भी किया जा सकता है। स्प्रेडशीट में दर्ज किया गया डेटा एक्सेल में उपलब्ध कई प्रकार के ग्राफ़ को फीड कर सकता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में पाई चार्ट, बार ग्राफ, 3-डी ग्राफ और यहां तक ​​कि स्कैटरग्राम बनाने की क्षमता है। कागज पर इस प्रकार के चार्ट बनाना बहुत समय लेने वाला होगा, यदि कुछ प्रकार के ग्राफ़ के लिए असंभव नहीं है। एक्सेल में विजार्ड (चरण-दर-चरण निर्देश) भी होते हैं जो उपयोगकर्ता को उस प्रकार के ग्राफ़ बनाने में मार्गदर्शन करते हैं जिसकी उसे आवश्यकता होती है।

एक्सेल का उपयोग करके कई स्प्रेडशीट को एक दूसरे से जोड़ा जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि बिक्री विभाग का डेटा एक स्प्रैडशीट में है और मार्केटिंग डेटा दूसरे में है, तो दो स्प्रैडशीट्स को जानकारी को दोबारा टाइप किए बिना जोड़ा जा सकता है। एक स्प्रैडशीट के कक्षों को दूसरे के कक्षों के साथ परिकलित करके जानकारी को लिंक करें। अंतिम परिणाम बिक्री डेटा और मार्केटिंग डेटा का संयोजन होगा। ध्यान रखें कि यदि एक स्प्रेडशीट में जानकारी बदली जाती है, तो अंतिम परिणाम भी बदल जाएगा।

एक्सेल में एक और विशेषता है जो उपयोगकर्ता को कोशिकाओं को प्रारूपित करने की अनुमति देती है। प्रदर्शन को समझने के लिए सेल स्वरूपण सुविधा विशेष रूप से उपयोगी है। एक्सेल में, एक निश्चित परिणाम होने पर कोशिकाओं को एक निश्चित तरीके से प्रदर्शित करने के लिए स्वरूपित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि बजट के तहत वित्तीय लक्ष्य 10 प्रतिशत होना है, लेकिन वर्तमान परिणाम बजट से 1 प्रतिशत अधिक है, तो सेल को लाल रंग में प्रदर्शित करने के लिए स्वरूपित किया जा सकता है। दूसरी ओर, यदि बजट के तहत परिणाम 12 प्रतिशत है, तो इसे हरे रंग में प्रदर्शित करने के लिए स्वरूपित किया जा सकता है।

एक्सेल सूचना की सुरक्षा भी कर सकता है। एक्सेल में एक सेल लॉकिंग फीचर है जो अन्य उपयोगकर्ताओं को सेल में जानकारी बदलने से रोकता है। इसके अतिरिक्त, संपूर्ण कार्यपत्रक या कार्यपुस्तिका को पासवर्ड से सुरक्षित किया जा सकता है। यदि कार्यपुस्तिका के कुछ भाग ऐसे हैं जिन्हें नहीं देखा जाना चाहिए, तो कार्यपुस्तिका के उन भागों या संपूर्ण कार्यपुस्तिका पर ही एक पासवर्ड रखें।

Microsoft Excel को अन्य सॉफ़्टवेयर के साथ भी एकीकृत किया जा सकता है। एक्सेल डेटा को माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में आयात किया जा सकता है, और एक्सेस डेटा को एक्सेल में निर्यात किया जा सकता है। Microsoft Word और PowerPoint अपने दस्तावेज़ों में तालिकाएँ बनाने के लिए Excel का उपयोग करते हैं। यदि एक्सेल में कोई टेबल, चार्ट या ग्राफ बनाया जाता है, तो उसे माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और पॉवरपॉइंट में कॉपी और पेस्ट किया जा सकता है।