एक्सेल में एड्रेस लेबल कैसे प्रिंट करें

Microsoft Excel ईमेल सूचियों के प्रबंधन के लिए एक उत्कृष्ट कार्यक्रम के रूप में कार्य करता है। कस्टम प्रारूप में संपर्कों को वर्गीकृत और व्यवस्थित करते समय बड़ी मेलिंग सूचियों को एक्सेल में प्रबंधित करना विशेष रूप से आसान होता है।

एक्सेल और सीएसवी प्रारूपों का उपयोग मेल प्रबंधकों से सूचियों को आयात और निर्यात करने के लिए किया जाता है, और सेल डिवीजनों का मतलब है कि आप नाम, पता और किसी भी अन्य प्रासंगिक जानकारी को अलग-अलग कॉलम में अलग कर सकते हैं। आप पूरे संपर्क को एक ही सेल में रखने का विकल्प भी चुन सकते हैं।

कुशल एक्सेल उपयोगकर्ताओं के लिए लचीलापन सुविधाजनक है, लेकिन एक्सेल से सीधे लेबल प्रिंट करना आसान नहीं है। जबकि प्रक्रिया अत्यधिक जटिल नहीं है, यह स्पष्ट भी नहीं है, और आप एक तकनीकी आपदा पैदा कर सकते हैं। मेल मर्ज प्रक्रिया का उपयोग करना प्रिंटर के लिए लेबल सेट करने का सबसे कुशल माध्यम है।

आपकी एक्सेल मेलिंग सूची से लेबल प्रिंट करने का सबसे तेज़ और सबसे प्रभावी तरीका मेल मर्ज प्रक्रिया के माध्यम से है। यह प्रक्रिया आपकी संगठित एक्सेल जानकारी लेती है और प्रत्येक पते को प्रिंटर के लिए एक अलग लेबल में संकलित करती है।

हालांकि यह आसान लगता है, एक पकड़ है। एक्सेल शीट को एक विशिष्ट लेआउट में स्वरूपित किया जाना चाहिए जो प्रत्येक श्रेणी के लिए कॉलम का उपयोग करता है। यदि आपने पतों को दर्ज करते समय किसी भिन्न विधि का उपयोग किया है, तो पुन: स्वरूपण में समय लगता है।

आदर्श रूप से, आप नए सिरे से शुरुआत कर रहे हैं और प्रत्येक संपर्क को सही प्रारूप में टाइप कर सकते हैं। यदि आपके पास पहले से ही श्रेणियों में सब कुछ विभाजित है, तो उन्हें स्वरूपण आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए केवल साधारण लेबल परिवर्तन और समायोजन की आवश्यकता हो सकती है।

कॉलम हेडिंग के साथ एक्सेल स्प्रेडशीट सेट करें। प्रत्येक कॉलम एक विशिष्ट श्रेणी का प्रतिनिधित्व करता है। प्रथम नाम, उपनाम, पता, शहर, राज्य और ज़िप कोड के लिए एक अलग कॉलम बनाएं।

प्रत्येक व्यक्ति की जानकारी एक क्षैतिज पंक्ति में बैठती है। प्रत्येक क्षेत्र में वांछित सटीक वर्तनी, संक्षिप्ताक्षर और बड़े अक्षरों का प्रयोग करें। उदाहरण के लिए, नेवादा के बजाय NV का उपयोग करें जब तक कि आप पूरे राज्य का नाम नहीं बताना चाहते।

साथ ही, इस बात पर भी विचार करें कि आप लेबल पर नाम कैसे दिखाना चाहते हैं। जिस तरह से आप अक्षरों को शैलीबद्ध करते हैं वह व्यक्तिगत वरीयता का मामला है। कुछ व्यक्ति सभी अक्षरों को बड़े अक्षरों में लिखना पसंद करते हैं, जबकि अन्य केवल प्रत्येक शब्द के पहले अक्षर को बड़ा करते हैं।

आपके पास आवश्यकतानुसार कॉलम जोड़ने का विकल्प भी है। उदाहरण के लिए, यदि आप चाहते हैं कि लेबल की पहली पंक्ति कंपनी का नाम पढ़े, तो इस जानकारी को दर्शाने के लिए पहले कॉलम को बदलें।

कॉलम के सभी सेट होने के बाद, अगला चरण प्रत्येक संपर्क के लिए इनपुट का कठिन कार्य है। सभी डेटा जोड़ें और यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ अच्छा दिखता है, एक या दो बार संपादन करें।

संपर्क और सभी संबंधित जानकारी स्प्रैडशीट में होने के बाद, कॉलम शीर्षकों सहित सब कुछ हाइलाइट करें। आप सब कुछ हाइलाइट करने के लिए माउस बटन दबाए रखते हुए कर्सर को सभी क्षेत्रों में खींच सकते हैं या सभी कीबोर्ड शॉर्टकट का चयन करें का उपयोग कर सकते हैं, Ctrl+ए.

जानकारी हाइलाइट होने के बाद, लेबल किए गए टैब का चयन करें सूत्रों और क्लिक करें नाम परिभाषित करें. पॉप अप बॉक्स में एक सूची का नाम टाइप करें। उदाहरण के लिए, उपयोग करें शादी के निमंत्रण या क्रिसमस कार्ड.

यदि आप किसी नियमितता के साथ लेबल प्रिंट करते हैं, तो प्रत्येक सूची में एक तिथि जोड़ना भी उपयोगी होता है। संपर्क सूचियां अक्सर अपडेट की जाती हैं, और तारीख आपको इस बारे में एक विचार देती है कि सूची को आखिरी बार कब अपडेट किया गया था। यह यह भी सुनिश्चित करता है कि आप सही और नवीनतम संस्करण को प्रिंट कर रहे हैं।

नए नामित एक्सेल संपर्क कार्यपत्रक को सहेजें और अपने मेल मर्ज के साथ जारी रखने के लिए दस्तावेज़ से बाहर निकलें।

Microsoft Word वह जगह है जहाँ आप लेबल प्रिंट करते हैं। एक्सेल डेटा को व्यवस्थित और होस्ट करने के लिए आदर्श है, और यह सूची को अन्य कार्यक्रमों में जल्दी से लोड करने के लिए अच्छी तरह से काम करता है। हालाँकि, Microsoft Word में एक बिल्ट-इन लेबल प्रिंटिंग टेम्प्लेट है जो प्रिंटर द्वारा आवश्यक प्रारूप में पते देता है।

मेल मर्ज प्रक्रिया फ़ील्ड को व्यवस्थित करने की क्षमता के लिए एक्सेल और प्रिंटर के लिए लेबल को प्रारूपित करने की क्षमता के लिए वर्ड को जोड़ती है।

एक नया Word दस्तावेज़ खोलें और क्लिक करें डाक से विकल्पों की सूची खोलने के लिए टैब। के लिए ड्रॉप-डाउन विकल्प पर क्लिक करें मेल मर्ज प्रारंभ करें एक द्वितीयक मेनू प्रकट करने के लिए जहाँ आपको क्लिक करने की आवश्यकता हो सकती है मेल मर्ज प्रारंभ करें इससे पहले कि आप फिर से चयन कर सकें लेबल का मेनू खोलने के लिए लेबल विकल्प।

इस बिंदु पर, आपको आगे बढ़ने के लिए प्रिंटर और लेबल के बारे में जानकारी चाहिए। आपको के बीच चयन करने की आवश्यकता है निरंतर फ़ीड प्रिंटर तथा पेज प्रिंटर. आप किस प्रकार का उपयोग कर रहे हैं, यह निर्धारित करने के लिए अपने प्रिंटर मैनुअल से परामर्श करें। यदि आपके पास एक पृष्ठ शैली प्रिंटर है, तो एक अन्य ड्रॉपडाउन के लिए आपको अपने पृष्ठ प्रिंटर के लिए विशिष्ट प्रकार की ट्रे का चयन करना होगा। बाईपास ट्रे काफी आम है।

इसके बाद, लेबल आपूर्तिकर्ता चुनें। प्रत्येक आपूर्तिकर्ता का अपना विशिष्ट लेआउट होता है, और यह प्रिंटर के लिए महत्वपूर्ण है। Microsoft, Avery और कई अन्य आपूर्तिकर्ता विकल्प ड्रॉपडाउन में सूचीबद्ध हैं। नौकरी के लिए आपके द्वारा खरीदे गए लेबल से मेल खाने वाले का चयन करें।

अंत में, वह उत्पाद संख्या चुनें जो आपके लेबल पर उत्पाद संख्या से मेल खाती हो। यह आमतौर पर पैकेजिंग पर पाया जाता है न कि लेबल शीट पर। उत्पाद संख्या आपके प्रिंटर को कागज़ के आयाम बताती है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि मुद्रण लेबल के साथ ठीक से संरेखित है।

दुर्लभ मामलों में, हो सकता है कि आपके लेबल के लिए उत्पाद संख्या उपलब्ध न हो। मुद्रण अभी भी आगे बढ़ सकता है, लेकिन आपको व्यक्तिगत लेबल आकार को मैन्युअल रूप से मापना होगा। आपको यह भी जानना होगा कि एक पृष्ठ पर कितने लेबल हैं और प्रत्येक कॉलम और पंक्ति में कितने स्थित हैं।

एक कस्टम लेबल आयाम दर्ज करने के लिए, चुनें विवरण में विकल्प लेबल विकल्प कॉलम और पंक्तियों द्वारा लेबल शीट के लिए लेआउट दिखाने के लिए विंडो। दिए गए फ़ील्ड में हाशिये, कॉलम और पंक्तियाँ दर्ज करें। क्लिक ठीक है अगर यह आपकी कॉन्फ़िगरेशन से मेल खाता है। यदि नहीं, तो क्लिक करें रद्द करें और फिर चुनें नया लेबल और फिर प्रयत्न करें।

अपने लेबल के लिए एक नाम टाइप करें ताकि आयाम भविष्य के संदर्भ के लिए सहेज सकें। कोई भी नाम काफी होगा। इसके बाद, आयामों को मापी गई ऊंचाई और चौड़ाई पर सेट करें। इसके अलावा, पंक्ति और स्तंभ लेआउट दर्ज करें। आगे बढ़ें और क्लिक करें ठीक है नई आकार सेटिंग्स को बचाने के लिए क्लिक करें ठीक है सभी सेटिंग्स को फिर से सहेजने के लिए।

इस बिंदु पर, आपके पास एक्सेल में पहले से तैयार लेबल हैं और लेबल को प्रिंट करने के लिए वर्ड डॉक्यूमेंट को सही तरीके से फॉर्मेट किया गया है। अब आपको लेबलों को भरने के लिए संपर्क जानकारी आयात करने की आवश्यकता है।

Word दस्तावेज़ में, क्लिक करें फ़ाइल और फिर विकल्प तथा उन्नत. से सटे चेक बॉक्स का चयन करें खुले में फ़ाइल स्वरूप रूपांतरण की पुष्टि करें और चुनें ठीक है. इस पर लौटे डाक से टैब और क्लिक करें प्राप्तकर्ताओं का चयन करें विकल्पों का एक ड्रॉपडाउन खोलने के लिए। चुनना मौजूदा सूची का प्रयोग करें अपने कंप्यूटर पर अपनी एक्सेल संपर्क जानकारी का पता लगाने के लिए। फ़ाइल का चयन करें और क्लिक करें ठीक है. यह प्रक्रिया एक्सेल शीट को वर्ड डॉक्यूमेंट से जोड़ती है। हालांकि प्रोग्राम जुड़े हुए हैं, लेबल अभी तक जानकारी से भरे नहीं हैं।

संपूर्ण सूची को आयात करने का सबसे आसान तरीका प्लेसहोल्डर्स के माध्यम से है। प्लेसहोल्डर पदनाम आपके द्वारा एक्सेल फ़ाइल में बनाए गए कॉलम से मेल खाता है। उदाहरण के लिए, आप <.>> जहां आप लेबल पर पहला नाम दिखाना चाहते हैं। ध्यान रखें कि यह क्रम सभी लेबलों पर दोहराया जाता है.

एक मानक पता अनुक्रम इस तरह दिखता है:

<> <>

<>

<> <> <>

प्रत्येक लेबल आपकी एक्सेल शीट के एक कॉलम से सीधे मेल खाता है। यदि आप कस्टम जानकारी जोड़ना चाहते हैं, तो उसे शीट पर एक लेबल वाले कॉलम में रहना चाहिए। फिर आप लेबल के लिए अपने पसंदीदा प्लेसमेंट अनुक्रम में फ़ील्ड दर्ज करें।

यदि आप मेल मर्ज प्रक्रिया का उपयोग करके सूचियों को बार-बार लोड कर रहे हैं, तो एक के तहत डेटा के कई क्षेत्रों को संयोजित करने के लिए एक एड्रेस ब्लॉक शॉर्टकट भी मौजूद है।

अब जब लेबल प्रत्येक फ़ील्ड के लिए अनुक्रम के साथ सेट हो गए हैं, तो आप प्रिंटर के लिए एक सुसंगत लेबलिंग अनुक्रम बनाते समय सैकड़ों या यहां तक ​​कि हजारों संपर्कों को प्रभावी ढंग से लोड कर सकते हैं। मेल मर्ज बल्क संपर्क सूचियों के लिए आदर्श है।

आपको मेल मर्ज को मैप करना होगा ताकि वर्ड एक्सेल से सही कॉलम पढ़ सके। इस पर लौटे डाक से टैब, क्लिक करें मैच फ़ील्ड और चुनें फ़ील्ड लिखें और डालें. ड्रॉप-डाउन बॉक्स के साथ सूचीबद्ध कई लेबल वाला एक बॉक्स दिखाई देता है।

लेबल एक पता लेबल के सामान्य तत्व हैं। यह सूचीबद्ध करता है शीर्षक, पहला नाम, उपनाम, गली का पता, और इसी तरह। संबंधित ड्रॉपडाउन में, आप अपने एक्सेल शीट से कॉलम लेबल देखते हैं। इनमें से कई का पहले से ही मिलान किया जाएगा, लेकिन सुनिश्चित करें कि प्रत्येक तत्व संरेखित है और ठीक से मेल खाता है। इसका मतलब है जब आप लिखते हैं <>, यह केवल से खींचता है पहला नाम एक्सेल शीट में कॉलम।

अब जब फ़ील्ड मैप हो गए हैं और लेबल बन गए हैं, तो क्लिक करें पूर्वावलोकन में डाक से टैब। इससे पहले कि आप प्रिंट करने का निर्णय लें, लेबल देखने के लिए पूरी तरह से पूर्वावलोकन करें। इस दृश्य के साथ संरेखण और स्वरूपण को दोबारा जांचें।

जब आप प्रिंट करने के लिए तैयार हों, तो क्लिक करें समाप्त करें और मर्ज करें नीचे डाक से टैब। क्लिक दस्तावेज़ प्रिंट करें प्रिंटर के माध्यम से अंतिम कार्य भेजने के लिए। काम भेजने से पहले सुनिश्चित करें कि प्रिंटर आपके लेबल पेपर के साथ स्टॉक किया गया है।

जबकि एक्सेल मेल मर्ज चलाने का एक बेहतरीन साधन है, आप आउटलुक से भी संपर्क आयात कर सकते हैं। आउटलुक आपको एक्सेल वर्कशीट में संपर्कों को निर्यात करने की अनुमति देता है, जहां आप ऊपर उल्लिखित प्रक्रिया का उपयोग कर सकते हैं।

यदि आप आउटलुक ईमेल प्रोग्राम से सीधे संपर्क खींचना चाहते हैं, तो अपनी संपर्क सूची को ऊपर खींचें। उपयोग खिसक जाना+नियंत्रण प्रत्येक वांछित संपर्क हाइलाइट होने तक एकाधिक संपर्कों को चुनने और हाइलाइट करने के लिए।

के पास जाओ घर टैब और चुनें मेल मर्ज करें. चुनना केवल चयनित संपर्क के बाद सभी संपर्क क्षेत्र. फिर, चुनें नया दस्तावेज़ तथा मेलिंग लेबल दस्तावेज़ प्रकार के रूप में।

यह क्रिया मेल मर्ज के साथ एक नया Word दस्तावेज़ ट्रिगर करती है। चुनते हैं फ़ील्ड लिखें और डालें नीचे डाक से टैब और सुनिश्चित करें कि सब कुछ सही ढंग से संरेखित है। क्लिक लेबल अपडेट करें लेबल उत्पन्न करने के लिए।

पूर्वावलोकन फ़ंक्शन का उपयोग करके समीक्षा करें और सुनिश्चित करें कि सब कुछ ठीक से संरेखित है। संपादित करने और कोई अंतिम संशोधन करने के बाद, फिर से पूर्वावलोकन करें और फिर चलाएं मेल मर्ज समाप्त करें तथा छाप प्रिंटर को कार्य भेजने के लिए।

आउटलुक संपर्कों को प्रबंधित करने में बहुत अच्छा है, और प्रोग्राम से मेल मर्ज चलाना आसान है। हालांकि, हर किसी के पास ईमेल प्रबंधक के रूप में आउटलुक नहीं है, और प्रिंट-लेबल-से-एक्सेल प्रक्रिया संपर्कों के प्रबंधन के लिए सबसे अच्छा वैकल्पिक विकल्प है।