ईमेल सुरक्षा कारणों से सर्वर पर सहेजा जाता है।
कंप्यूटर पर मिटाए गए संदेशों को देखने की प्रक्रिया अलग-अलग सॉफ़्टवेयर और सर्वर के बीच भिन्न होती है। टैग किए गए संदेश ऐसे संदेश होते हैं जिन्हें स्पैम के रूप में चिह्नित किया जाता है, पते के आधार पर फ़ोल्डर में फ़िल्टर किया जाता है, श्वेतसूची में या काली सूची में डाला जाता है। श्वेतसूची वे संदेश होते हैं जिनमें प्रेषक या विषय को हमेशा इनबॉक्स में भेजा जाता है, चाहे कुछ भी हो। ब्लैकलिस्ट स्पैम संदेशों के समान हैं, जबकि स्पैम संदेश स्वचालित रूप से सर्वर व्यवस्थापकों को रिपोर्ट किए जा सकते हैं, ब्लैकलिस्ट किए गए आइटम नहीं हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई मित्र लगातार ईमेल थ्रेड्स अग्रेषित करता है, तो आप उसके द्वारा भेजे गए किसी भी संदेश को ब्लैकलिस्ट कर सकते हैं जिसमें "FW" शामिल है। दूसरी ओर, आप अज्ञात प्रेषकों के अन्य संदेशों को स्पैम के रूप में चिह्नित करेंगे। टैग को आमतौर पर प्रोग्राम/सर्वर की सेटिंग में समायोजित किया जा सकता है। सभी संदेश ईमेल के सर्वर (यहां तक कि हटाए गए) पर कम से कम 12 से 24 घंटों के लिए सहेजे जाते हैं।
चरण 1
अपने हटाए गए आइटम या टैग किए गए फ़ोल्डर की जाँच करें। यदि वह विफल रहता है, तो एक खोज का प्रयास करें। टैग से जुड़े सभी फ़ोल्डरों के माध्यम से जाएं। उदाहरण के लिए, आपके कार्य जैसे किसी निश्चित डोमेन के सभी ईमेल के लिए एक कस्टम टैग सक्षम किया जा सकता है। ये ईमेल तब आपके द्वारा निर्दिष्ट "कार्य" फ़ोल्डर में जाएंगे। अधिकांश ईमेल क्लाइंट में एक खोज सुविधा होती है।
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चरण 2
डेटा रिकवरी सॉफ़्टवेयर टूल का उपयोग करें। यदि आउटलुक या थंडरबर्ड जैसे डेस्कटॉप मेल क्लाइंट का उपयोग करके ईमेल हटा दिए गए हैं, तो उनके निशान अभी भी कंप्यूटर पर हो सकते हैं। ऐसे कई सॉफ़्टवेयर टूल हैं जो हटाए गए ईमेल को पुनर्प्राप्त करने में सहायता करेंगे। इनमें से कई उपकरण डेटा रिकवरी आपराधिक फोरेंसिक टीमों के समान हैं। सॉफ़्टवेयर शीर्षकों की सूची के लिए संसाधन देखें।
चरण 3
सर्वर व्यवस्थापक से संपर्क करें, और उसे आपके लिए टैग किए गए संदेशों का पता लगाने के लिए कहें। सर्वर, आपके काम का आईटी विभाग या निजी ईमेल होस्ट पुराने संदेशों को रखेगा, भले ही उन्हें खाते से हटा दिया गया हो। आपके पास संदेश के बारे में जितना अधिक विवरण होगा, उतना ही बेहतर होगा और जितनी जल्दी हो सके व्यवस्थापक से संपर्क करें। निजी सर्वर मुफ्त सर्वर की तुलना में तेजी से प्रतिक्रिया देने की अधिक संभावना रखते हैं।
