संभावना अच्छी है कि आपने ईमेल भेजने या मीटिंग शेड्यूल करने के लिए किसी न किसी तरह से Microsoft Outlook का उपयोग किया होगा। लेकिन जबकि ये सबसे सामान्य कार्य हैं जिन्हें आप आउटलुक में कर सकते हैं, कुछ तरकीबें हैं जिनका लाभ उठाकर आप अपने अनुभव को बेहतर बना सकते हैं।
अंतर्वस्तु
- दो समय क्षेत्र निर्धारित करें
- कुछ खास लोगों के ईमेल के लिए रंग सेट करें
- आउटलुक हॉटकी का प्रयोग करें
- बड़े चित्र अनुलग्नक भेजने के लिए अपनी फ़ाइलों का आकार बदलें
- टीम मीटिंग प्रारंभ करें, सीधे वेब पर आउटलुक से स्टिकी नोट्स और वननोट खोलें
- वार्तालाप क्लीनअप के साथ इनबॉक्स शून्य पर जाएँ
- ईमेल संदेशों को स्वचालित रूप से स्थानांतरित करने, फ़्लैग करने और उनका जवाब देने के लिए नियम निर्धारित करें
एक ईमेल याद आ रहा है वह है जिसे हमने पहले कवर किया है, लेकिन इसमें रंग-कोडिंग ईमेल या अलग-अलग समय क्षेत्र सेट करना भी है। हमने आपके लिए मेनू खंगालने और आपको वह सब दिखाने के साथ-साथ और भी बहुत कुछ दिखाने में कुछ समय बिताया है।
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आगे की हलचल के बिना, यहां सात चीजें हैं जिनके बारे में आप नहीं जानते थे कि आप डेस्कटॉप पर आउटलुक और वेब पर आउटलुक में कर सकते हैं।
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दो समय क्षेत्र निर्धारित करें
हम सबसे पहले समय क्षेत्र से शुरुआत करेंगे क्योंकि समय ही सब कुछ है! यह उपयोगी है यदि आप अपनी नौकरी से भिन्न स्थान पर स्थित हैं - मान लीजिए कि आप न्यूयॉर्क में हैं, और आपकी नौकरी पोर्टलैंड, ओरेगॉन में स्थित है। अपने ईमेल को एक ही पेज पर रखने और मीटिंग में देर से आने से बचने के लिए, आप आउटलुक डेस्कटॉप ऐप में कई समय क्षेत्र सेट कर सकते हैं।
यह सबसे आसान चीज़ों में से एक है जिसे आप आउटलुक में कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। आपको बस आउटलुक डेस्कटॉप ऐप के अपने कैलेंडर पोशन में जाना है, फिर यहां जाना है फ़ाइल मेन्यू। वहां से क्लिक करें विकल्प और फिर क्लिक करें पंचांग. फिर आप खोजना चाहेंगे समय क्षेत्र विकल्प। आपको इसके लिए एक चेक बॉक्स देखना चाहिए दूसरा समय क्षेत्र दिखाएँ. चेक बॉक्स पर क्लिक करें और फिर अपना इच्छित दूसरा या तीसरा समय क्षेत्र चुनें। अब आप इसे संपूर्ण Outlook में देखेंगे.
कुछ खास लोगों के ईमेल के लिए रंग सेट करें
क्या आप चाहते हैं कि आपके ईमेल कुछ अलग दिखें ताकि आपका इनबॉक्स आकर्षक हो या पढ़ने में आसान हो? सशर्त स्वरूपण के रूप में जानी जाने वाली चीज़ के साथ आउटलुक आपका समर्थन करता है। यह सुविधा रंग, फ़ॉन्ट और शैलियों का उपयोग करके उन संदेशों को संदेश सूची में अलग दिखाने का एक तरीका है जो आपकी स्वयं की निर्धारित शर्तों को पूरा करते हैं। यह हमारी सूची में नंबर 2 पर है।
आप प्रेषक के नाम या ईमेल पते के आधार पर आउटलुक को कुछ संदेशों का रंग बदलने के लिए कह सकते हैं; मान लीजिए, यदि आप चाहते हैं कि आपके बॉस के सभी ईमेल लाल रंग में दिखाई दें।
एक सशर्त स्वरूपण नियम स्थापित करने के लिए, आउटलुक डेस्कटॉप ऐप में अपने इनबॉक्स पर टॉगल करें और व्यू टैब पर जाएं। वहां से सेलेक्ट करें वर्तमान दृश्य सेटिंग। फिर उसके बाद सेलेक्ट करें दृश्य सेटिंग्स. फिर आप इसमें क्लिक करना चाहेंगे उन्नत दृश्य सेटिंग्स संवाद बॉक्स और चयन करें सशर्त स्वरूपण। Microsoft के पास उन चरणों की एक सूची है जिनका आप यहां अनुसरण कर सकते हैं, लेकिन हम इस पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं कि आप कुछ लोगों के संदेशों को एक निश्चित रंग में कैसे प्रदर्शित कर सकते हैं।
इसे पूरा करने के लिए, क्लिक करें जोड़ना और फिर नियम के लिए एक नाम दर्ज करें। चुनना फ़ॉन्ट, और फिर नीचे रंग अपना पसंदीदा रंग चुनें और फिर क्लिक करें ठीक है। उसके बाद सेलेक्ट करें स्थिति और एक शर्त चुनें. प्रेषक बॉक्स में, उस संपर्क या प्रेषक का नाम टाइप करें जिसे आप अपने इनबॉक्स में एक अलग रंग में देखना चाहते हैं। में फिर फ़िल्टर, सशर्त स्वरूपण और उन्नत दृश्य सेटिंग्स संवाद बॉक्स, चयन करें ठीक.
आउटलुक हॉटकी का प्रयोग करें
आप शायद CTRL+C और CTRL+V जैसे कीबोर्ड शॉर्टकट से परिचित हैं, लेकिन क्या आप जानते हैं कि आउटलुक डेस्कटॉप ऐप में हॉटकी का एक सेट भी है जिसका आप उपयोग कर सकते हैं? संदेश लिखने, उत्तर देने या अग्रेषित करने जैसे सामान्य कार्यों को करने के लिए अपने माउस को आइकन और मेनू पर खींचने से बचकर, ये कुंजियाँ आपके व्यस्त दिन के दौरान समय बचाने में आपकी सहायता कर सकती हैं। हमने अपनी सूची में तीसरे नंबर के लिए अपनी पसंदीदा आउटलुक हॉटकीज़ एकत्र कीं। ध्यान रखें ये विंडोज़ 10 के लिए हैं।
| कुंजीपटल संक्षिप्त रीति | काम |
| CTRL+Shift+M | एक नया संदेश बनाएं |
| CTRL+R | उत्तर विंडो खोलें |
| CTRL + एफ | फॉरवर्ड विंडो खोलता है |
| CTRL+Shift+R | पूरे समूह को उत्तर देने के लिए उत्तर विंडो खोलें |
| CTRL+K | ईमेल में हाइपरलिंक डालें |
| CTRL+Shift+G | किसी संदेश को फ़्लैग करें |
| एफ4 | ईमेल में टेक्स्ट खोजें |
| CTRL+3 | संपर्क सूची खोलता है |
| CTRL+ 2 | आउटलुक कैलेंडर खोलता है |
फिर से, हमने कुछ सबसे सामान्य हॉटकीज़ एकत्र की हैं। माइक्रोसॉफ्ट इसकी वेबसाइट पर पूरी सूची है, MacOS के साथ-साथ वेब के लिए आउटलुक शॉर्टकट को कवर करता है। उनकी सूची थोड़ी अधिक व्यापक है, जिसमें डिक्टेशन, फ़ोल्डर्स, रीडिंग पैन, प्रिंटिंग और बहुत कुछ शामिल है।
बड़े चित्र अनुलग्नक भेजने के लिए अपनी फ़ाइलों का आकार बदलें
छवियों के साथ ईमेल भेजते समय आपके सामने आने वाली एक आम बाधा यह हो सकती है कि जो फ़ाइलें आप प्राप्तकर्ता को प्राप्त कराना चाहते हैं वे वेब की सीमाओं के लिए थोड़ी बड़ी हैं। जब ऐसा होता है, तो आप आउटलुक डेस्कटॉप ऐप के माध्यम से अपने छवि अनुलग्नकों का आकार बदलने का प्रयास कर सकते हैं ताकि वे बहुत बड़े न हों।
आप कुछ चरणों में अपने छवि अनुलग्नकों का आकार बदल सकते हैं। एक बार जब आप एक नया संदेश लिख लेते हैं, तो आपको सबसे पहले उन सभी छवियों को संलग्न करने का प्रयास करना होगा जिन्हें आप भेजना चाहते हैं। आपको संभवतः एक त्रुटि संदेश मिलेगा, लेकिन चिंता न करें। बस अंदर जाएँ फ़ाइल उस ईमेल का टैब, और फिर शीर्ष पर त्रुटि संदेश देखें। वह विकल्प चुनें जो कहता है जब मैं यह संदेश भेजूं तो बड़ी छवियों का आकार बदलें।
आउटलुक आपकी छवियों को छोटे आकार में संपीड़ित करके संदेश भेजने का प्रयास करेगा। यदि संदेश फिर भी नहीं जाता है, तो आप प्रयास कर सकते हैं विंडोज़ 10 में अपनी फ़ाइलों को ज़िप करना या मैक ओएस उन्हें छोटा करना और फिर ज़िप फ़ाइल को एक ईमेल संदेश में संलग्न करना।
टीम मीटिंग प्रारंभ करें, सीधे वेब पर आउटलुक से स्टिकी नोट्स और वननोट खोलें
हालाँकि हमने आउटलुक डेस्कटॉप ऐप पर ध्यान केंद्रित किया है, वेब पर आउटलुक के भी कुछ रहस्य हैं। जबकि आप शायद पहले से ही आउटलुक में अपने कैलेंडर या अपने ईमेल को छांटने में समय बिता रहे हैं वेब पर, Microsoft ने स्टिकी नोट्स के साथ-साथ OneNote के साथ कुछ एकीकरण प्लग इन किए, बहुत।
एकीकरण के साथ, यदि आप उसी Microsoft 365 ईमेल से साइन इन करते हैं जिसका उपयोग आप काम के लिए करते हैं (या यहां तक कि एक व्यक्तिगत Microsoft खाता ईमेल) विंडोज़ 10 में स्टिकी नोट्स पर, या वननोट ऐप में, आपको आउटलुक खाते के साथ उन्हीं चीजों तक त्वरित पहुंच प्राप्त होगी वेब. इसे OneNote फ़ीड के रूप में जाना जाता है.
आप किसी भी समय ऊपर जाकर और स्क्रीन के दाईं ओर OneNote आइकन पर क्लिक करके इसे टॉगल कर सकते हैं। यह व्यक्तिगत Microsoft खातों के साथ-साथ कार्यशील Microsoft 365 खातों दोनों के साथ काम करता है। तो, इसे आज़माएं और ईमेल करते समय नोट्स लें!
हम "अभी मिलें" की क्षमता पर भी ध्यान देना चाहते हैं। यह विकल्प वेब पर आउटलुक में आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर दिखाई देता है। यदि आप इसे क्लिक करते हैं, तो आप तुरंत टीम मीटिंग (कार्य खातों के साथ) या स्काइप मीटिंग (व्यक्तिगत खातों के साथ) शुरू कर पाएंगे खाते।) यह कुछ उलझनों से गुज़रने का एक त्वरित तरीका है और किसी मीटिंग में सीधे पहुंचने के लिए बहुत सारे मेनू से गुज़रना नहीं पड़ता है दूर।
वार्तालाप क्लीनअप के साथ इनबॉक्स शून्य पर जाएँ
यदि आपका इनबॉक्स संदेशों से भरा है, तो आप आउटलुक में वार्तालाप क्लीनअप सुविधा को आज़माना चाहेंगे। यह एक और विशेषता है जिसके अस्तित्व के बारे में आप नहीं जानते होंगे।
जैसा कि माइक्रोसॉफ्ट बताता है, आउटलुक में कन्वर्सेशन क्लीन अप सुविधा आपके फ़ोल्डरों में संदेशों की संख्या कम करने में आपकी सहायता के लिए डिज़ाइन किया गया है। बातचीत के दौरान साफ़ किए गए अनावश्यक संदेशों को हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में ले जाया जाता है। बस यह ध्यान रखें कि यह ईमेल थ्रेड या संदेशों के संग्रह में बातचीत के लिए है।
आप अपने डेस्कटॉप पर अपने आउटलुक इनबॉक्स में जाकर वार्तालाप क्लीनअप का उपयोग कर सकते हैं और फिर क्लिक करें घर टैब. वहां से आप चुन सकते हैं मिटाना समूह बनाएं और फिर चुनें साफ - सफाई.
आप चुन सकते हैं वार्तालाप साफ़ करें वर्तमान वार्तालाप को साफ़ करने के लिए. फिर, चुनें फ़ोल्डर साफ़ करें अनावश्यक संदेशों को हटाते हुए, संपूर्ण फ़ोल्डर को साफ़ करने के लिए। आप भी चुन सकते हैं फ़ोल्डर और सबफ़ोल्डर साफ़ करें। इस विकल्प के साथ, चयनित फ़ोल्डर और उसमें मौजूद किसी भी फ़ोल्डर की सभी बातचीत की समीक्षा की जाती है, और अनावश्यक संदेश हटा दिए जाते हैं।
ईमेल संदेशों को स्वचालित रूप से स्थानांतरित करने, फ़्लैग करने और उनका जवाब देने के लिए नियम निर्धारित करें
जबकि वार्तालाप सफ़ाई साफ़ इनबॉक्स तक पहुंचने का एक तरीका है, नियम निर्धारित करना दूसरा तरीका है। यदि आप अपने आउटलुक डेस्कटॉप ऐप में नियम सेट करते हैं तो आप स्वचालित रूप से ईमेल को स्थानांतरित, फ़्लैग और प्रतिक्रिया दे सकते हैं। इन नियमों का उपयोग आपको संदेश मिलने पर विशिष्ट ध्वनियाँ बजाने के लिए भी किया जा सकता है।
एक नियम स्थापित करने के लिए, आपको बस अपने इनबॉक्स में एक संदेश पर राइट-क्लिक करना होगा और चयन करना होगा नियम वहां से आप किसी एक विकल्प का चयन कर सकते हैं। आउटलुक स्वचालित रूप से प्रेषक और प्राप्तकर्ताओं के आधार पर एक नियम बनाने का सुझाव देगा। यदि आप अधिक नियम बनाना चाहते हैं, तो आप उस पर राइट-क्लिक करके चुन सकते हैं नियम बनाएं.
ऑन-स्क्रीन संकेतों का पालन करें, और नियम बनाएं संवाद बॉक्स में, पहले तीन चेकबॉक्स में से एक या अधिक का चयन करें। माइक्रोसॉफ्ट के पास आउटलुक नियमों पर पूरी गाइड है यहाँ यदि आपको और सहायता की आवश्यकता है।
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