व्यापार में ईमेल का उपयोग

ईमेल हाल के वर्षों में सबसे सर्वव्यापी व्यावसायिक संचार उपकरणों में से एक है। व्यवसाय में ईमेल के उपयोग में सहकर्मियों और ग्राहकों के साथ संवाद करना, मीटिंग शेड्यूल करना, स्वचालित सूचनाएं भेजना और पुराने और नए ग्राहकों के साथ न्यूज़लेटर साझा करना शामिल है। व्यावसायिक संचार में ईमेल के लाभों में से एक यह है कि यह इतना सर्वव्यापी है कि हर कोई मानता है कि जिसके पास इंटरनेट है वह ईमेल भेज और प्राप्त कर सकता है। हाल के वर्षों में कुछ स्कैमर्स और हैकर्स द्वारा ईमेल का भी उपयोग किया गया है, इसलिए कपटपूर्ण संदेशों से सतर्क रहना महत्वपूर्ण है।

व्यावसायिक संचार में ईमेल की एक प्रमुख भूमिका लोगों को एक ही कंपनी या संगठन से जोड़ना है। सहकर्मियों के प्रश्न पूछने के लिए ईमेल का बहुत बार उपयोग किया जाता है फोन कॉल या कंधे पर टैप करके उन्हें परेशान किए बिना। उनका उपयोग मीटिंग घोषणाओं और मिनटों को भेजने, महत्वपूर्ण प्रपत्रों को वितरित करने और कार्यस्थल सर्वेक्षण करने के लिए किया जाता है।

कई कार्यालयों में विभिन्न

ईमेल संलग्नक Microsoft Word दस्तावेज़ों से लेकर लोगो या जिंगल जैसी विज्ञापन सामग्री के नमूने तक फ़ाइलों को साझा करने के लिए आमतौर पर उपयोग किया जाता है।

लोग तेजी से जांच स्मार्टफोन जैसे व्यक्तिगत उपकरणों पर कंपनी का ईमेल, जो उन्हें कार्यालय के बाहर सहकर्मियों के संपर्क में रहने में सक्षम बनाता है। यह सकारात्मक और नकारात्मक दोनों हो सकता है: लोग घर से अधिक आसानी से काम कर सकते हैं या सुबह की यात्रा के दौरान जल्दी से चेक इन कर सकते हैं, लेकिन कार्यालय में नहीं होने पर उनके पास कम वास्तविक समय भी हो सकता है।

व्यावसायिक संचार में ईमेल की महत्वपूर्ण भूमिका यह आश्चर्यजनक बनाती है कि ईमेल के आसपास शिष्टाचार के औपचारिक और अनौपचारिक नियम विकसित हो गए हैं।

लोग आमतौर पर ईमेल को a. के साथ संबोधित करने का प्रयास करते हैं व्यावसायिकता की कुछ डिग्री, एक स्पष्ट और सुनिश्चित करना संक्षिप्त विषय पंक्ति जो ईमेल को इनबॉक्स में खोजना आसान बनाता है और कम से कम कुछ ध्यान दे रहा है व्याकरण, वर्तनी और पूंजीकरण. ज्यादातर लोग कोशिश करते हैं किसी भी तरह की ऑफ-कलर कमेंट करने से बचें कंपनी ईमेल में, संदिग्ध स्वाद में चुटकुले, राजनीति और धर्म के संदर्भ या उनके नियोक्ताओं पर किसी भी जाब सहित।

कुछ लोग कंपनी के ईमेल में भी हंसमुख दिखने की कोशिश करते हैं, क्योंकि केवल एक लिखित संदेश को देखते हुए स्वर का निर्धारण करना कठिन है। यह विस्मयादिबोधक बिंदुओं या इमोजी के उपयोग के साथ किया जा सकता है, हालांकि इसे ज़्यादा करना गैर-पेशेवर लग सकता है। आम तौर पर, आप करना चाहेंगे अपने संगठन में दूसरों के नेतृत्व का पालन करें जब सहकर्मियों या ग्राहकों को ईमेल का मसौदा तैयार करने की बात आती है।

ईमेल के बारे में कई संगठनों की अपनी नीतियां होती हैं, जैसे कि प्रत्येक आउटगोइंग ईमेल में एक विशेष हस्ताक्षर प्रारूप को जोड़ने की आवश्यकता होती है। कुछ कार्यस्थलों में इस बारे में नीतियां होती हैं कि कब, यदि कभी, कंपनी ईमेल का उपयोग व्यक्तिगत कारणों से किया जा सकता है। कई लोगों की नीतियां भी होती हैं कि सुरक्षा के लिए ईमेल को कब बनाए रखा जाना चाहिए या हटा दिया जाना चाहिए।

जिन संगठनों के साथ आप व्यवसाय करते हैं, उनसे स्वचालित ईमेल संदेश प्राप्त करना आम बात हो गई है। ऑनलाइन शॉपिंग आउटलेट बिक्री की सूचनाएं, खरीदारी की पुष्टि और शिपिंग शेड्यूल के बारे में अपडेट भेजते हैं। समाचार पत्र और अन्य मीडिया संगठन भेजते हैं सुर्खियों और कहानी अपडेट के साथ स्वचालित ईमेल.

ऐसी कई कंपनियां हैं जो व्यवसायों के लिए स्वचालित ईमेल भेज सकती हैं, जिनमें मार्केटिंग ईमेल और खरीदारी से ट्रिगर होने वाले ईमेल शामिल हैं, जिन्हें कभी-कभी कहा जाता है लेन-देन संबंधी ईमेल. कुछ कानून तब नियंत्रित होते हैं जब कंपनियां लोगों के ईमेल पते संग्रहीत कर सकती हैं, जब उन्हें लोगों को ईमेल से ऑप्ट आउट करने में सक्षम बनाने की आवश्यकता होती है और जब वे मार्केटिंग संदेश भेज सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आप अपने अधिकार क्षेत्र में नियमों का अनुपालन कर रहे हैं और, संभावित रूप से, उन जगहों पर जहां आप जिन लोगों को ईमेल कर रहे हैं वे काम करते हैं या रहते हैं।

कुछ व्यावसायिक ईमेल प्रदाता ऑप्ट-आउट, सदस्यता सूची और अन्य जानकारी प्रबंधित करने में आपकी सहायता कर सकते हैं। अपनी पसंद की कीमत पर अपनी ज़रूरतों को पूरा करने वाले को खोजने के लिए आस-पास खरीदारी करें।

ईमेल समाचार पत्र हाल के वर्षों में तेजी से लोकप्रिय हो गए हैं। कुछ व्यवसाय उनका उपयोग ग्राहकों तक पहुंचने और उन्हें बिक्री, नए उत्पादों या मौजूदा सेवाओं के बारे में बताने के लिए करते हैं। उदाहरण के लिए, एक पूल सफाई व्यवसाय लोगों को गर्मियों के रूप में अपनी सेवाओं की याद दिलाने वाला एक समाचार पत्र भेज सकता है दृष्टिकोण, या एक पॉडकास्ट स्टूडियो एक नई श्रृंखला या किसी मौजूदा के नए सत्र की घोषणा करते हुए ईमेल न्यूज़लेटर्स भेज सकता है प्रदर्शन।

अन्य मामलों में, समाचार पत्र ही उत्पाद है. कुछ मीडिया संगठनों और अन्य समूहों को पेड न्यूज़लेटर्स के साथ सफलता मिली है जिसमें ऐसी जानकारी है जो कहीं और उपलब्ध नहीं है। इनमें से कुछ विशेष प्लेटफार्मों के साथ या पैट्रियन जैसे क्राउडफंडिंग टूल के माध्यम से बनाए गए हैं।

अन्य वाणिज्यिक ईमेल की तरह, यदि आप एक ईमेल न्यूज़लेटर भेज रहे हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपने उन लोगों से स्पष्ट सहमति प्राप्त की है जिन्हें आप संदेश भेज रहे हैं और उनके पास सदस्यता समाप्त करने का एक आसान तरीका. उदाहरण के लिए, जब लोग आपकी साइट पर आते हैं या जब वे कोई लेन-देन पूरा करते हैं, तो आप उन्हें न्यूज़लेटर के लिए साइन अप करने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं। स्वाभाविक रूप से, यदि आप एक सशुल्क न्यूज़लेटर ऑफ़र कर रहे हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि लोगों के पास अपनी सदस्यता रद्द करने और बिल प्राप्त होने से रोकने का एक आसान तरीका है।

ईमेल धोखाधड़ी, जिसे अक्सर के रूप में जाना जाता है फ़िशिंग, हाल के वर्षों में प्रचलित हो गया है। स्कैमर्स विश्वसनीय संस्थानों का रूप धारण करने वाले लोगों को ईमेल भेजते हैं या यहां तक ​​कि व्यक्तिगत सहकर्मी, जो प्राप्तकर्ताओं को पैसे भेजने या उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड जैसी मूल्यवान जानकारी प्रदान करने के लिए छल करना चाहते हैं। कुछ मामलों में, ये ईमेल बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ताओं को भेजे जाते हैं, लेकिन अन्य मामलों में वे विशेष रूप से विशेष प्राप्तकर्ताओं को लक्षित होते हैं।

मैलवेयर को कभी-कभी ईमेल द्वारा भी वितरित किया जाता है, आमतौर पर ईमेल संदेशों में शामिल छायादार साइटों के अटैचमेंट या लिंक के माध्यम से। कुछ मामलों में, यदि संदिग्ध फ़ाइल खोली जाती है, तो यह प्राप्तकर्ता के कंप्यूटर को संक्रमित कर देगी और मूल प्राप्तकर्ता के संपर्कों को स्वयं की अधिक प्रतियां भेजने के लिए उसके ईमेल सॉफ़्टवेयर का उपयोग करेगी।

ईमेल घोटालों का शिकार होने से बचने के लिए, उन पतों पर करीब से नज़र डालें जिनसे संदेश आते हैं और सुनिश्चित करें कि वे वास्तव में उन लोगों या संस्थानों से मेल खाते हैं जिनसे वे होने का दावा करते हैं। जांचें कि ईमेल में कोई भी लिंक उन साइटों पर जाता है जिनसे वे लिंक होने का दावा करते हैं। यदि आपको अटैचमेंट के साथ कोई अनपेक्षित ईमेल प्राप्त होता है, तो जांच लें कि यह वास्तव में उस व्यक्ति की ओर से है जिससे वह होने का दावा करता है, भले ही आपको पहचान की पुष्टि करने के लिए उस व्यक्ति को कॉल करने या अन्यथा संदेश भेजने की आवश्यकता हो।

कई कंपनियों ने एंटीवायरस सॉफ्टवेयर मैलवेयर के लिए इनकमिंग और आउटगोइंग ईमेल को स्कैन करने के लिए, लेकिन घोटालों से बचने के लिए सतर्क रहना अभी भी अच्छा है।

कुछ कार्यालयों में, ईमेल तेजी से हो रहा है इंस्टेंट मैसेजिंग सॉफ्टवेयर द्वारा प्रतिस्थापित, जैसे माइक्रोसॉफ्ट टीम्स या स्लैक। कंपनियां ग्राहकों से बात करने के लिए मैसेजिंग टूल और सोशल नेटवर्किंग सॉफ़्टवेयर का भी उपयोग कर रही हैं, अक्सर स्वचालित चैट बॉक्स या कंपनी की वेबसाइटों पर रखे लिंक के माध्यम से।

ये रीयल-टाइम प्लेटफ़ॉर्म अक्सर ईमेल का उपयोग करने की तुलना में तेज़ और अधिक सुविधाजनक हो सकते हैं। कई लोग फ़ाइलें साझा करना या ध्वनि और वीडियो कॉन्फ़्रेंस सत्र भी सेट करना आसान बनाते हैं, कुछ ऐसा जो सीधे ईमेल के माध्यम से नहीं किया जा सकता है।

फिर भी, यह संभावना नहीं है कि ये प्लेटफ़ॉर्म जल्द ही किसी भी समय ईमेल को पूरी तरह से बदल देंगे।