स्प्रेडशीट तुलना और स्प्रेडशीट पूछताछ आपको अपने डेटा के शीर्ष पर बने रहने में मदद करती है।
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यहां तक कि सबसे संगठित बुक और रिकॉर्ड कीपर के लिए भी, एक्सेल में आपके द्वारा स्टोर की जाने वाली सूचनाओं की भारी मात्रा जल्द ही भारी हो सकती है। Microsoft Excel में स्प्रेडशीट डेटा की तुलना करने के लिए दो उपकरण हैं, जो ऑडिट की तैयारी के लिए सेल टाइपो खोजने या दस्तावेज़ों की तुलना करने पर बहुत काम आ सकते हैं। दोनों केवल ऑफिस प्रोफेशनल प्लस 2013 और ऑफिस 365 प्रोफेशनल प्लस, स्प्रेडशीट में उपलब्ध हैं तुलना और स्प्रेडशीट पूछताछ से आप कार्यपुस्तिकाओं का विश्लेषण कर सकते हैं या दो के बीच अंतर रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं स्प्रेडशीट। मैन्युअल डेटा तुलना पर दोनों बहुत समय बचाने वाले हो सकते हैं।
स्प्रेडशीट तुलना
स्टेप 1
विंडोज 8 की स्टार्ट स्क्रीन में "स्प्रेडशीट कम्पेयर" पर क्लिक करें। खोज फ़ील्ड में "स्प्रेडशीट तुलना करें" टाइप करें और यदि आपको स्क्रीन पर इसे ढूंढने में समस्या हो तो फ़ाइल का चयन करें।
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चरण दो
शीर्ष पर "होम" टैब पर क्लिक करें और फाइलों की तुलना करें चुनें।
चरण 3
दिखाई देने वाले संवाद बॉक्स में तुलना फ़ील्ड के आगे नीले फ़ोल्डर आइकन पर क्लिक करें। अपनी सहेजी गई एक्सेल फाइलों के माध्यम से ब्राउज़ करें और पहली स्प्रेडशीट का चयन करें जिसकी आप तुलना करना चाहते हैं।
चरण 4
अगली पंक्ति में To फ़ील्ड के आगे हरे रंग के फ़ोल्डर आइकन पर क्लिक करें। आप जिस दूसरी स्प्रैडशीट की तुलना करना चाहते हैं, उसे चुनने के लिए अपनी एक्सेल फाइलों के माध्यम से ब्राउज़ करें।
चरण 5
ठीक बटन पर क्लिक करें।
चरण 6
वह मानदंड चुनें जिसका उपयोग आप तुलना में बाईं ओर स्थित मेनू से करना चाहते हैं। आप "सेल मान," "सूत्र" और "सेल प्रारूप" जैसे मानदंड का चयन कर सकते हैं या बस "सभी का चयन करें" बॉक्स को चेक कर सकते हैं।
चरण 7
अंतर रिपोर्ट बनाने के लिए "ओके" पर क्लिक करें। स्प्रेडशीट तुलना आपके द्वारा पहचाने गए मानदंड के आधार पर दो फाइलों के बीच सभी अंतरों की एक पूरी सूची बनाती है।
स्प्रेडशीट पूछताछ
स्टेप 1
यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो पूछताछ ऐड-इन चालू करें। एक्सेल में "फाइल" टैब पर क्लिक करें और "विकल्प" और फिर "ऐड-इन्स" चुनें। मैनेज ड्रॉप-डाउन मेनू से COM ऐड-इन्स चुनें, "गो" पर क्लिक करें और सुनिश्चित करें कि ऐड-इन्स के बारे में पूछताछ के आगे वाला बॉक्स चुना गया है।
चरण दो
स्प्रेडशीट विश्लेषण और तुलना विकल्पों का पता लगाने के लिए एक्सेल के शीर्ष पर "पूछताछ" टैब पर क्लिक करें।
चरण 3
स्प्रैडशीट लॉन्च करने के लिए "फ़ाइलों की तुलना करें" कमांड पर क्लिक करें सीधे एक्सेल से तुलना करें।
चरण 4
अपनी कार्यपुस्तिकाओं के बीच संदर्भों की एक ग्राफिकल रिपोर्ट तैयार करने के लिए "कार्यपुस्तिका संबंध" पर क्लिक करें, जैसे कि सूत्र जो किसी अन्य स्प्रेडशीट में निहित मान का संदर्भ देते हैं। कार्यपत्रक में कार्यपत्रकों या कार्यपत्रक में कक्षों के बीच समान कार्य करने के लिए कार्यपत्रक संबंध और कक्ष संबंध चिह्न का उपयोग करें।
चरण 5
मूल्यों, स्वरूपण, संरचना और सूत्रों के बारे में जानकारी सहित खुली स्प्रेडशीट पर एक पूर्ण और इंटरैक्टिव रिपोर्ट तैयार करने के लिए "कार्यपुस्तिका विश्लेषण" आइकन पर क्लिक करें।
टिप
संस्करण या नेटवर्क नियंत्रण के लिए, स्प्रेडशीट तुलना आपको एक ही नाम से दो फ़ाइलों की तुलना करने देती है, जब तक कि वे विभिन्न फ़ोल्डरों में सहेजी जाती हैं।
स्प्रेडशीट तुलना में "कार्यपुस्तिका खोलने में असमर्थ" संदेश यह संकेत दे सकता है कि एक निश्चित स्प्रेडशीट पासवर्ड से सुरक्षित है। यदि ऐसा है, तो बस "ओके" पर क्लिक करें और फिर वर्कबुक पासवर्ड दर्ज करें।
स्प्रेडशीट डेटा के प्रकार और अंतर की प्रकृति के आधार पर रंग-कोड अंतर की तुलना करें। अंतर रिपोर्ट के निचले बाएँ फलक में एक लेजेंड है जो दर्शाता है कि प्रत्येक रंग का क्या अर्थ है।
आप तुलना रिपोर्ट के पूरक के लिए पूछताछ विकल्पों में कार्यपुस्तिका विश्लेषण का उपयोग कर सकते हैं और बेहतर ढंग से समझ सकते हैं कि परिवर्तन करने से आपकी स्प्रैडशीट की संरचना कैसे प्रभावित हो सकती है। यह पता लगाने के लिए कि एक सेल में परिवर्तन करने से आपकी सभी फाइलें कैसे प्रभावित हो सकती हैं, सेल, वर्कशीट और वर्कबुक रिलेशनशिप विकल्पों का उपयोग करें।
