एक सारणीबद्ध प्रारूप क्या है?

"सारणीबद्ध प्रारूप" केवल पंक्तियों और स्तंभों वाली तालिका के रूप में प्रस्तुत जानकारी है। अधिकांश कार्यालय उत्पादकता सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम, जैसे वर्ड प्रोसेसर और स्प्रेडशीट, में टेक्स्ट और डेटा को सारणीबद्ध प्रारूप में दर्ज करने के लिए टूल शामिल हैं। फिर आप फ़ॉन्ट, बॉर्डर, पृष्ठभूमि और अन्य दृश्य सुविधाओं को समायोजित करके तालिका की उपस्थिति को बढ़ा सकते हैं।

एक डेटा तालिका सूचना के एक बड़े निकाय को प्रस्तुत करने का एक साफ और सुविधाजनक तरीका है जिसमें दोहराए जाने वाले डेटा तत्व शामिल हैं। उदाहरण के लिए, कंपनी के ग्राहकों की सूची में प्रत्येक प्रविष्टि में ग्राहक का नाम, शीर्षक, पता, फोन नंबर और अन्य पहचान संबंधी जानकारी होती है। प्रत्येक डेटा तत्व के लिए अलग-अलग कॉलम का उपयोग करके इस जानकारी को सारणीबद्ध प्रारूप में सूचीबद्ध किया जा सकता है - अर्थात पंक्तियों और स्तंभों में। कॉलम को आमतौर पर "क्लाइंट नेम," "स्ट्रीट एड्रेस" और "ईमेल एड्रेस" जैसे हेडर से पहचाना जाता है और प्रत्येक पंक्ति में एक क्लाइंट के लिए सभी जानकारी होती है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और गूगल डॉक्स जैसे सामान्य वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में निम्न के लिए कमांड का एक सेट शामिल होता है रिक्त तालिकाएँ बनाना, सारणीबद्ध प्रारूप में डेटा दर्ज करना और समग्र स्वरूप को समायोजित करना टेबल। पंक्तियों और स्तंभों की संख्या के संदर्भ में तालिका का समग्र आकार, आमतौर पर मुद्रित पृष्ठ के आकार से सीमित होता है, जिस पर तालिका दिखाई देगी। वर्ड प्रोसेसर सरल कमांड भी कर सकते हैं जैसे कि एक व्यक्तिगत कॉलम में सभी नंबरों का योग ज्ञात करना।

Microsoft Excel जैसे स्प्रेडशीट प्रोग्राम को विशेष रूप से सारणीबद्ध प्रारूप में जानकारी बनाने, प्रबंधित करने और प्रस्तुत करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। एक नई स्प्रैडशीट केवल रिक्त कक्षों वाली एक बड़ी तालिका है जिसमें उपयोगकर्ता जानकारी दर्ज कर सकता है। बड़ी संख्या में पंक्तियों और सूचनाओं के स्तंभों में हेरफेर करने की उनकी क्षमता के मामले में स्प्रेडशीट वर्ड प्रोसेसर की तुलना में अधिक बहुमुखी हैं। उदाहरण के लिए, स्प्रेडशीट डेटा को सारणीबद्ध प्रारूप में विस्तृत पाई चार्ट, लाइन चार्ट या अन्य प्रकार के ग्राफ़ में परिवर्तित कर सकती है।

डेटाबेस सॉफ्टवेयर जैसे एसएएस स्प्रेडशीट की तुलना में अलग तरह से काम करता है, उस डेटा को अलग-अलग रिकॉर्ड में दर्ज किया जाता है, और यदि उपयोगकर्ता चाहे तो रिकॉर्ड को सारणीबद्ध प्रारूप में प्रस्तुत किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, क्लाइंट जानकारी के डेटाबेस में, प्रत्येक क्लाइंट के लिए नाम, पता और अन्य प्रासंगिक जानकारी के साथ एक व्यक्तिगत रिकॉर्ड बनाया जाता है। डेटाबेस का उपयोग सभी क्लाइंट के लिए मेलिंग लेबल प्रिंट करने के लिए किया जा सकता है, विशिष्ट विशेषताओं द्वारा क्लाइंट की पहचान करें -- जैसे, उदाहरण के लिए, मिसिसिपि के पूर्व के सभी ग्राहक -- या सारणी में ग्राहक जानकारी प्रस्तुत करते हैं प्रारूप।