ईमेल द्वारा भेजने से पहले अपनी निजी जानकारी को सुरक्षित रखें।
Word या Excel फ़ाइल में अपनी निजी जानकारी वाला एक नया दस्तावेज़ लिखें। वैकल्पिक रूप से, जानकारी को दस्तावेज़ में कॉपी और पेस्ट करें। अपने मूल दस्तावेज़ में टेक्स्ट को हाइलाइट करके कॉपी और पेस्ट करें, फिर मुख्य मेनू में "संपादित करें" पर क्लिक करें, इसके बाद "प्रतिलिपि।" नए दस्तावेज़ में, कर्सर को उस स्थान पर रखने के लिए माउस का उपयोग करें जहां आप टेक्स्ट दिखाना चाहते हैं, "संपादित करें" पर क्लिक करें और फिर "चिपकाएँ।"
मुख्य मेनू में "फ़ाइल" पर क्लिक करके और "इस रूप में सहेजें" चुनकर उस दस्तावेज़ को सहेजें जिसे आप ईमेल द्वारा भेजना चाहते हैं। एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जहां आप फाइल को एक नाम दे सकते हैं। एक नाम टाइप करें और प्राप्तकर्ता के आद्याक्षर जोड़ें ताकि आप बाद में पासवर्ड से सुरक्षित फ़ाइल को आसानी से पहचान सकें।
मुख्य मेनू में "टूल्स" पर क्लिक करके, फिर "विकल्प," और "सुरक्षा" टैब पर क्लिक करके फ़ाइल को सुरक्षित करें। "पासवर्ड टू ओपन" बॉक्स में, एक पासवर्ड टाइप करें, फिर इसे दूसरे बॉक्स में फिर से सत्यापित करने के लिए टाइप करें। सबसे अच्छे पासवर्ड कम से कम आठ वर्ण लंबे होते हैं और अपर केस लेटर्स, लोअर केस. के संयोजन का उपयोग करते हैं अक्षर, संख्याएं और प्रतीक, जिन्हें आप अपनी संख्या की पंक्ति से किसी एक संख्या को स्थानांतरित करके जोड़ सकते हैं कीबोर्ड।
प्राप्तकर्ता को एक ईमेल लिखें और संवेदनशील जानकारी वाले दस्तावेज़ को संलग्न करें। प्राप्तकर्ता को सूचित करें कि दस्तावेज़ पासवर्ड से सुरक्षित है और आप पासवर्ड प्रदान करेंगे। पासवर्ड से सुरक्षित दस्तावेज़ वाले ईमेल में पासवर्ड न लिखें। यदि आपके पास एक टेलीफोन नंबर है, तो पासवर्ड प्रदान करने के लिए प्राप्तकर्ता को कॉल करें, या पासवर्ड वाला एक अलग ईमेल भेजें। निर्दिष्ट न करें कि आप प्राप्तकर्ता से कैसे संपर्क करेंगे, और यदि आप ईमेल के माध्यम से पासवर्ड भेजते हैं तो विषय पंक्ति को खाली छोड़ दें।
अपने कंप्यूटर से पासवर्ड से सुरक्षित दस्तावेज़ों को हटा दें जब आप सुनिश्चित हों कि उचित प्राप्तकर्ता को उसकी प्रति प्राप्त हो गई है। यदि प्राप्तकर्ता को पासवर्ड-संरक्षित दस्तावेज़ में परिवर्तन करने या संशोधित करने की आवश्यकता है, तो आपको पासवर्ड हटाने के लिए निर्देश प्रदान करने होंगे; चरण तीन का संदर्भ लें।
टिप
सुरक्षा के एक अतिरिक्त उपाय के लिए, आप अपने पासवर्ड-एन्क्रिप्टेड दस्तावेज़ को WinRAR या WinZip फ़ाइल में संपीड़ित कर सकते हैं, जो दोनों पासवर्ड से सुरक्षित भी हो सकते हैं, और इसे ईमेल के माध्यम से भेज सकते हैं। अधिक जानकारी के लिए WinRAR या WinZip सहायता फ़ाइल देखें।
