डेटा कई अलग-अलग स्रोतों से कई अलग-अलग स्वरूपों में आपके पास आ सकता है। चाहे वह संपर्कों की सूची हो, खाता रिकॉर्ड की तालिका हो या इन्वेंट्री की अनुक्रमणिका हो, कभी-कभी आपको Microsoft Word से Microsoft Access डेटाबेस में डेटा प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। किसी Word दस्तावेज़ से किसी एक्सेस तालिका या डेटाबेस में डेटा स्थानांतरित करने के लिए आयात सबसे प्रभावी तरीका है। ये निर्देश माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2010 और माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2010 पर लागू होते हैं।
चरण 1
आयात के लिए अपने Word दस्तावेज़ में डेटा तैयार करें। डेटा को एक सीमित या निश्चित-चौड़ाई प्रारूप में संरचित करें। सीमांकित प्रारूप एक ही वर्ण के साथ क्षेत्रों को अलग करते हैं, जैसे अल्पविराम या अर्धविराम। निश्चित-चौड़ाई वाले प्रारूप डेटा की व्यवस्था करते हैं ताकि प्रत्येक फ़ील्ड की चौड़ाई एक फ़ील्ड समाप्त होने और अगला प्रारंभ होने पर निरूपित करने के लिए स्थिर रहे। दोनों प्रारूपों के लिए प्रत्येक रिकॉर्ड को एक अलग लाइन पर होना आवश्यक है। ये प्रारूप एक्सेस को बताते हैं कि एक बार आयात किए जाने के बाद डेटा को कहां रखा जाए।
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चरण 2
Word दस्तावेज़ को सादे पाठ फ़ाइल के रूप में सहेजें। एक्सेस केवल उस डेटा को पढ़ सकता है जो सादे पाठ, सीएसवी या एक्सेल प्रारूप में है। एक बार जब यह सेव हो जाए, तो फाइल को बंद कर दें।
चरण 3
Microsoft Access को प्रारंभ करें और एक नया डेटाबेस या मौजूदा डेटाबेस खोलें जहाँ आप आयातित डेटा संग्रहीत करेंगे। एक नई तालिका या मौजूदा तालिका चुनें जिसमें डेटा संग्रहीत किया जाए। यदि आप कोई मौजूदा तालिका चुनते हैं, तो एक्सेस मौजूदा स्वरूप में डेटा को मौजूदा तालिका में जोड़ देगा। आयातित डेटा मौजूदा तालिका के प्रारूप और संरचना से मेल खाना चाहिए।
चरण 4
"बाहरी डेटा" टैब पर नेविगेट करें, "आयात" समूह का पता लगाएं और "टेक्स्ट फ़ाइल" आइकन पर क्लिक करें। यह "बाहरी डेटा प्राप्त करें - पाठ फ़ाइल" संवाद बॉक्स खोलता है।
चरण 5
"फ़ाइल का नाम" बॉक्स में आपके द्वारा पहले तैयार की गई टेक्स्ट फ़ाइल के नाम पर ब्राउज़ करें या टाइप करें। निर्दिष्ट करें कि आप डेटा को कहाँ संग्रहीत करना चाहते हैं। एक नई तालिका के लिए, "वर्तमान डेटाबेस में स्रोत डेटा को एक नई तालिका में आयात करें" पर क्लिक करें। मौजूदा के लिए तालिका में, "तालिका में अभिलेखों की एक प्रति संलग्न करें" पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन से उपयुक्त तालिका चुनें सूची।
चरण 6
जारी रखने के लिए "ओके" पर क्लिक करें और "आयात टेक्स्ट विज़ार्ड" खोलें। एक्सेस डेटा को स्कैन करेगा और फ़ाइल संरचना की सिफारिश करेगा। अपनी फ़ाइल के प्रारूप से मेल खाने वाले विकल्प की पुष्टि करें या चुनें: "सीमांकित" या "निश्चित चौड़ाई।" अगला पर क्लिक करें।"
चरण 7
यदि आप एक सीमित प्रारूप का उपयोग कर रहे हैं, तो फ़ील्ड को परिसीमित करने के लिए उपयोग किए जा रहे वर्ण का चयन करें। यदि फ़ाइल में टेक्स्ट क्वालिफ़ायर है, तो "टेक्स्ट क्वालिफ़ायर" बॉक्स में आपके द्वारा उपयोग किया गया क्वालिफ़ायर चुनें। यदि आपके Word दस्तावेज़ की पहली पंक्ति में फ़ील्ड नाम हैं, तो "पहली पंक्ति में फ़ील्ड नाम शामिल हैं" चेक करें। अगर आप कर रहे हैं एक निश्चित-चौड़ाई प्रारूप का उपयोग करके, प्रदर्शित डेटा और संरचना की समीक्षा करें और यदि आवश्यक हो तो कॉलम स्थिति को समायोजित करें। अगला पर क्लिक करें।"
चरण 8
जारी रखने से पहले एक बार डेटा और संरचना की समीक्षा करें। यदि आपको किसी भी फ़ील्ड के बारे में अतिरिक्त जानकारी निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है, तो फ़ील्ड हेडर पर क्लिक करें और "फ़ील्ड नाम" और "डेटा प्रकार" के लिए उपयुक्त डेटा दर्ज करें। चयनित फ़ील्ड पर एक अनुक्रमणिका बनाने के लिए, "अनुक्रमित" को "हां" पर सेट करें। आयात में चयनित फ़ील्ड को बाहर करने के लिए, "फ़ील्ड आयात न करें (छोड़ें)" को चेक करें। क्लिक "अगला।"
चरण 9
यदि आप एक नई तालिका में आयात कर रहे हैं तो प्राथमिक कुंजी स्थापित करें। आप "पहुंच को प्राथमिक कुंजी जोड़ने दें" का चयन कर सकते हैं, जो स्वचालित रूप से आईडी के अनुक्रम को पॉप्युलेट करता है, स्रोत फ़ील्ड में से किसी एक से अपनी प्राथमिक कुंजी चुन सकता है या "कोई प्राथमिक कुंजी नहीं" का चयन कर सकता है। अगला पर क्लिक करें।"
चरण 10
एक नई तालिका के लिए, "तालिका में आयात करें" बॉक्स में नई तालिका के नाम की पुष्टि या संशोधन करें। डेटा आयात करने के लिए "समाप्त करें" पर क्लिक करें। आयात की स्थिति को इंगित करने के लिए एक संवाद बॉक्स खुलेगा।
चीजें आप की आवश्यकता होगी
संगणक
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2010
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2010
