बहुत लंबे समय के लिए, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड ने प्रिंट करने योग्य लेबल शीट के साथ-साथ सामान्य दस्तावेजों जैसे अक्षरों के लिए टेम्पलेट्स को शामिल किया है। विभिन्न विक्रेताओं के लिए लेबल लेआउट के साथ, वर्ड या तो किसी विशेष लेबल पर एकल प्रविष्टि को प्रिंट कर सकता है या एक ही बार में लेबल की पूरी शीट तैयार कर सकता है।
यदि आपकी आउटलुक एड्रेस बुक या एक्सेल स्प्रेडशीट या एक्सेस डेटाबेस में संपर्कों की एक सूची है, तो मेल मर्ज स्वचालित रूप से लेबल की एक श्रृंखला बनाने के लिए जानकारी आयात कर सकता है। वैकल्पिक रूप से, आप मेल मर्ज के दौरान सीधे Word में अपनी मेलिंग सूची बना सकते हैं। Microsoft का मेल मर्ज जादू नहीं है, लेकिन यह लगभग उतनी ही तेजी से काम कर सकता है।
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जाहिर है, मेल मर्ज में मेलिंग हाउस और बड़े पैमाने पर मेलिंग करने वाले बड़े निगमों के लिए बहुत सारे लाभ शामिल हैं। लेकिन यह आम लोगों के लिए भी बहुत उपयोगी है। यदि आपको अब प्रत्येक लिफाफे को संबोधित करने की आवश्यकता नहीं है, तो आपका परिवार प्रत्येक दिसंबर में सुंदर (कागज-आधारित) अवकाश कार्ड भेजने की भावना में वापस आ सकता है। यदि आप स्थानीय पीटीए या स्काउट दल को चलाने में मदद करते हैं, तो मेल मर्ज उड़ान भरने वालों को भेजने के लिए बहुत काम आ सकता है।
मेल मर्ज कैसे काम करता है?
मेल मर्ज में तीन दस्तावेज़ शामिल होते हैं। जब लेबल की बात आती है, तो मुख्य दस्तावेज़ वह होता है जिसका उपयोग आप लेआउट सेट करने के लिए करते हैं, जिसमें कंपनी का लोगो या शिपिंग लेबल पर आपका वापसी पता शामिल है, यदि आप इन्हें शामिल करना चाहते हैं। आपकी मेलिंग सूची, जिसमें लेबल पर मुद्रित किए जाने वाले पते हैं, डेटा स्रोत है। ये दो दस्तावेज़, संयुक्त रूप से, पता लेबल का उत्पादन करते हैं। यहाँ एक आरेख है:
कुछ अप्रत्याशित "गॉथचास" हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आप डेटा स्रोत के रूप में एक्सेल, आउटलुक या एक्सेस का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको कुछ नियमों पर ध्यान देने की आवश्यकता है जो तुरंत स्पष्ट नहीं हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक्सेल स्प्रेडशीट का उपयोग करते समय, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि ज़िप कोड या पोस्टल कोड के कॉलम को टेक्स्ट के रूप में स्वरूपित किया गया है ताकि आप कोई शून्य न खोएं।
साथ ही, आप अपने Outlook संपर्कों को अपने डेटा स्रोत के रूप में तब तक उपयोग नहीं कर सकते जब तक कि आपने Outlook को अपना डिफ़ॉल्ट ईमेल प्रोग्राम नहीं बना लिया हो।
केवल Word को अपने डेटा स्रोत के रूप में उपयोग करना आसान हो सकता है, खासकर यदि आप Word के साथ अनुभवी हैं, लेकिन Microsoft के अन्य कार्यालय उत्पादकता टूल के बारे में गहराई से जानकार नहीं हैं।
यहां बताया गया है कि आप वर्ड के अधिकांश संस्करणों में मूल मेलिंग लेबल कैसे जल्दी से बना और प्रिंट कर सकते हैं, सभी वर्ड के भीतर, बिना अधिक समय खर्च किए स्टेप बाय स्टेप मेल मर्ज विजार्ड रूटीन।
स्टेप 1। लेबल के लिए मुख्य दस्तावेज़ तैयार करें
वर्ड में फाइल मेन्यू में जाएं। नया दस्तावेज़ और फिर रिक्त दस्तावेज़ चुनें।
मेलिंग टैब में, मेल मर्ज प्रारंभ करें समूह पर जाएं और मेल मर्ज प्रारंभ करें, लेबल चुनें। लेबल विकल्प संवाद बॉक्स में, जांचें कि क्या आप निरंतर फ़ीड या शीटफ़ेड प्रिंटर का उपयोग करने की योजना बना रहे हैं।
छवि क्रेडिट: जैकलीन एमघ / टेकवाला
फिर लेबल जानकारी के अंतर्गत, अपना लेबल विक्रेता और उत्पाद संख्या चुनें जो आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे लेबल के पैकेज से मेल खाती हो। दबाबो ठीक।
चरण दो। Word में मेलिंग सूची सेट करें
प्राप्तकर्ता का चयन करें पर जाएं और एक नई सूची टाइप करें चुनें।
दिखाई देने वाली नई पता सूची संवाद बॉक्स में, प्रत्येक कॉलम में अपनी मेलिंग सूची के प्रत्येक सदस्य के लिए उपयुक्त के रूप में जानकारी टाइप करें। (हमने इसे नीचे काल्पनिक पात्रों की एक छोटी सूची के साथ किया है।)
छवि क्रेडिट: जैकलीन एमघ, टेकवाला
टैब कुंजी का उपयोग या तो एक कॉलम से दूसरे कॉलम में जाने के लिए या तालिका में अगली पंक्ति में आगे बढ़ने के लिए करें। तालिका में एक नई पंक्ति बनाने के लिए, नई प्रविष्टि चुनें या ALT+N दबाएँ।
कस्टमाइज़ कॉलम नामक एक उपयोग में आसान सुविधा आपको अपने मेलिंग लेबल में शामिल करने के लिए जानकारी पर बहुत अधिक लचीलापन देती है। जैसा कि नीचे बताया गया है, आप शीर्षक या पता पंक्ति 2 जैसे कॉलम हटा सकते हैं। आप फ़ोन नंबर और ईमेल पते भी हटा सकते हैं, क्योंकि पता लेबल पर इनकी आमतौर पर आवश्यकता नहीं होती है।
छवि क्रेडिट: जैकलीन एमघ, टेकवाला
कॉलम कस्टमाइज़ करें में भी, आप नए कॉलम जोड़ सकते हैं, मौजूदा कॉलम का नाम बदल सकते हैं या सूची में कॉलम का क्रम बदल सकते हैं। कॉलम में अपने इच्छित सभी परिवर्तन करने के बाद, ठीक चुनें।
जब आप उन सभी लोगों को अपनी सूची में शामिल कर लें, जिन्हें आप अपनी सूची में जोड़ना चाहते हैं, तो ठीक पर क्लिक करें।
पता सूची सहेजें संवाद बॉक्स में, अपनी नई फ़ाइल को एक नाम दें और फिर सहेजें चुनें.
अपनी मेलिंग सूची में सभी पते जोड़ने के बाद, आप अंततः मेल मर्ज प्राप्तकर्ताओं की एक सूची के साथ समाप्त होंगे जो इस तरह दिखती है:
छवि क्रेडिट: जैकलीन एमघ, टेकवाला
चरण 4। अपने लेबल में पते जोड़ें
Word अनिवार्य रूप से यह नहीं जानता है कि आप अपने लेबल कैसे डिज़ाइन करना चाहते हैं। अगले चरण में, पता ब्लॉक पर यह परिभाषित करने के लिए जाएं कि पते लेबल पर कहां दिखाई देने चाहिए।
एड्रेस ब्लॉक को सेलेक्ट करने के बाद ओके पर क्लिक करें। Word पृष्ठ पर पहले पता लेबल में पता ब्लॉक सम्मिलित करेगा। उसके बाद, पूरे पृष्ठ पर सभी लेबलों पर पता पुस्तिका को दोहराने के लिए सभी लेबल अपडेट करें का चयन करें।
चरण 5. अपने लेबल का पूर्वावलोकन और प्रिंट करें
पूर्वावलोकन परिणाम पृष्ठ पर, आपको पृष्ठ पर सभी पतों का पूर्वावलोकन देखना चाहिए।
यदि सब कुछ सूंघने लगता है, तो अपने लेबल का प्रिंट आउट लेने के लिए समाप्त करें और मर्ज करें पर जाएं। यदि आप किसी भी तरह के तड़क-भड़क में चले गए हैं, या यदि आपने तय कर लिया है कि आप अधिक आकर्षक दिखने वाले लेबल चाहते हैं, तो फ़ाइल मेनू पर वापस जाएं और एक नया रिक्त दस्तावेज़ प्रारंभ करें।
मेल मर्ज प्रारंभ करें समूह पर लौटें, इस बार विज़ार्ड का चयन करें - मेल मर्ज में एक, निश्चित रूप से, डोरोथी की भूमि ओज़ में नहीं।
