Microsoft Word dispose d'une fonctionnalité de publipostage qui lie un document Word aux informations stockées dans un fichier de données, appelé source de données. La source de données peut être une base de données. Avant la fusion, vous pouvez créer et gérer une base de données dans Word. La base de données est enregistrée en tant que fichier de base de données Access dans Word.
Conseil
Vous n'effectuerez pas réellement le publipostage, cependant, vous devez sélectionner le type de document de publipostage que vous créez avant de créer la base de données.
Présentation du document principal
Ouvrez un document Word vierge.
Vidéo du jour
Sur le Envois onglet, cliquez sur Démarrer le publipostage et sélectionnez Annuaire. UNE Annuaire Le type de document indique à Word de créer une liste et d'utiliser les champs d'une source de données, telle qu'une base de données.
Personnaliser les champs de la base de données
Cliquez sur Sélectionnez les destinataires et sélectionnez Tapez une nouvelle liste
pour ouvrir le Nouvelle liste d'adresses boite de dialogue. Utilisez-le pour personnaliser les champs qui seront utilisés dans la base de données. Cliquez sur Personnaliser les colonnes. Les Personnaliser la liste d'adresses boîte de dialogue apparaît.- Pour supprimer des noms de champ, sélectionnez le nom du champ, cliquez sur Supprimer et cliquez Oui pour supprimer le nom du champ.
- Pour modifier les noms de champ, sélectionnez le nom du champ, cliquez sur Renommer, la Renommer le champ boîte de dialogue apparaît, modifiez le nom du champ et cliquez sur d'accord.
- Pour ajouter des noms de champs supplémentaires, cliquez sur Ajouter, la Ajouter le champ boîte de dialogue apparaît, saisissez un nouveau nom de champ et cliquez sur d'accord.
- Pour modifier l'ordre des noms de champ, mettez un nom de champ en surbrillance et cliquez sur Déplacer vers le haut ou Descendre.
Cliquez sur d'accord quand tu as fini. Les Nouvelle liste d'adresses La boîte de dialogue affiche les noms de champs personnalisés dans un tableau.
Saisir les informations de la base de données
Saisissez des données dans chaque champ. Utilisez la touche Tab pour passer d'un champ à un autre. Cliquez sur Nouvelle entrée pour passer à l'enregistrement suivant dans la base de données. Après avoir tapé le dernier enregistrement, ne cliquez pas Nouvelle entrée pour passer à un nouveau record.
Vérifier les enregistrements et apporter des modifications
- Pour modifier un enregistrement, mettez les données en surbrillance et saisissez les modifications.
- Pour rechercher un enregistrement, cliquez sur Trouve, la Rechercher une entrée boîte de dialogue apparaît, entrez le(s) mot(s) de recherche et cliquez sur Rechercher suivant.
- Pour supprimer un enregistrement, cliquez sur le carré situé à gauche du premier champ, cliquez sur Supprimer l'entrée et cliquez Oui pour supprimer l'enregistrement.
Cliquez sur d'accord lorsque vous avez terminé.
Enregistrer la base de données et le document principal
Les Enregistrer la liste d'adresses boîte de dialogue apparaît. Choisissez où vous souhaitez enregistrer le fichier de base de données, tapez le nom du fichier et cliquez sur sauvegarder.
Conseil
Tapez uniquement le nom du fichier et Word ajoutera l'extension .mdb, en enregistrant le fichier en tant que fichier de base de données Microsoft Access.
Enregistrer le document principal, un répertoire vide qui renvoie à la base de données, au cas où vous décideriez d'effectuer un publipostage plus tard. Fermer le document principal et Quitter Word.
Afficher la base de données
Accédez au fichier de base de données Access et ouvrez-le. Microsoft Access s'ouvre. Cliquez sur Office_Address_List sous le les tables en-tête et la table de base de données qui a été créée dans Word s'affiche.
Revenir à la base de données et modifier les données
Ouvrir le document principal dans Word. Les Microsoft Word boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur Oui afin que le document principal puisse récupérer des informations de la base de données. Sur le Envois onglet, cliquez sur Modifier la liste des destinataires. Les Fusion et publipostageDestinataires boîte de dialogue apparaît. Sous l'en-tête Source de données, sélectionnez le nom du fichier de base de données. Cliquez sur Éditer et le Modifier la source de données boîte de dialogue apparaît. Modifiez les données. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur d'accord et cliquez Oui pour mettre à jour la base de données. Dans le Fusion et publipostageDestinataires boîte de dialogue, vous pouvez affiner les informations de la base de données en utilisant Sorte, Filtre, Rechercher des doublons, Trouvedestinataire et Valider les adresses option.
Cliquez sur d'accord lorsque vous avez terminé. Fermer le document principal. Cliquez sur sauvegarder. Quitter Word.
Conseil
Vous pouvez effectuer un publipostage d'annuaire dans Word à l'aide de la base de données et du document principal créés.
