Ajoutez un titre en haut de la feuille de calcul. Cela vous aidera à vous souvenir des informations contenues dans un carnet d'adresses particulier. Vous devrez peut-être configurer différents carnets d'adresses à diverses fins, par exemple, un pour les membres d'un club de lecture et un pour les membres de la famille. Avoir un titre clair vous aidera à tout organiser. Mettez le titre en gras et augmentez la taille de la police à l'aide des outils de la barre d'outils supérieure.
Sautez quelques lignes après le titre et saisissez les en-têtes des colonnes du carnet d'adresses. Les en-têtes de colonne suivants seront très utiles: nom, adresse, ville, état, code postal, numéro de téléphone, numéro de fax et adresse e-mail. Tapez ces en-têtes dans les colonnes A à H, respectivement. Il est très important que chaque élément soit inscrit dans une colonne distincte.
Centrez et mettez en gras les en-têtes des colonnes. Pour cela, cliquez sur le numéro de ligne à gauche de la ligne de rubriques. Cela mettra en surbrillance ou sélectionnera la ligne entière. Et, ensuite, utilisez les outils gras et central sur la barre d'outils supérieure.
Entrez les informations de contact dans chaque colonne. Les informations pour chaque contact doivent être saisies sur une ligne distincte. Selon le nombre de contacts que vous avez, cela peut prendre un certain temps. Mais, rappelez-vous, vous n'aurez besoin de le faire qu'une seule fois. À l'avenir, il vous suffira d'ajouter de nouveaux contacts et de mettre à jour les informations. Si vous ne disposez pas de certaines informations pour certains contacts, laissez la cellule vide. N'oubliez pas d'utiliser les abréviations d'état à deux lettres exigées par le bureau de poste.
Formatez le texte dans la colonne Code postal pour que tous les codes postaux se ressemblent. Mettez en surbrillance tout le texte de la colonne, à l'exception de l'en-tête de la colonne. Faites un clic droit sur les cellules en surbrillance et sélectionnez « Formater les cellules ». Cliquez sur l'onglet "Numéro", puis cliquez sur "Spécial" dans la case "Catégorie". Cliquez sur « Zip Code » ou « Zip Code+4 » dans la case « Type ». Cliquez sur OK." Cela rendra tous les codes postaux identiques.
Formatez le texte dans la colonne Numéro de téléphone de sorte que tous les numéros de téléphone de la colonne se ressemblent. Mettez en surbrillance le texte dans la colonne Numéro de téléphone, à l'exception de l'en-tête de colonne. Faites un clic droit dessus et sélectionnez « Formater les cellules ». Dans l'onglet "Numéro", sélectionnez "Spécial" dans la case "Catégorie". Cliquez sur "Numéro de téléphone" dans la case "Type". Cliquez sur OK."
