Microsoft Excel, qui crée des fichiers XLS, et Access, qui produit des fichiers MDB, ont des fonctions similaires. Ils vous permettent tous deux d'ajouter des données dans un format de cellule où les colonnes se croisent avec des lignes. Vous pouvez maintenir une liste de diffusion dans les deux programmes. Mais il y a des avantages à travailler avec un fichier au format MDB sur XLS. Un fichier Access MDB vous permet d'analyser les données, de créer des rapports et de générer des requêtes qui peuvent vous aider à prendre des décisions importantes en fonction des informations. Vous devez avoir les deux programmes Office sur votre ordinateur afin de convertir un format XLS au format MDB.
Étape 1
Ouvrez Microsoft Access et cliquez sur l'option pour créer une nouvelle base de données vide.
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Étape 2
Cliquez sur "Fichier", puis "Ouvrir" dans le menu principal pour faire apparaître la boîte de dialogue "Ouvrir".
Étape 3
Choisissez "Microsoft Excel" ou "Excel Workbook" dans la liste déroulante "Fichiers de types". L'option Classeur Excel est la meilleure si vous souhaitez uniquement transférer un seul classeur à partir d'un fichier Excel que vous avez créé.
Étape 4
Recherchez le fichier Excel que vous souhaitez convertir au format MDB à partir de votre ordinateur, puis cliquez sur « Ouvrir ».
Étape 5
Affichez l'"Assistant de feuille de calcul de lien" qui apparaît à l'écran. Le premier écran vous montre un aperçu des données de votre feuille de calcul Excel. Toutes les feuilles de calcul de la feuille de calcul sont répertoriées dans la zone située en haut. Sélectionnez d'abord celui que vous souhaitez transférer vers MDB, puis cliquez sur "Suivant".
Étape 6
Définissez si la feuille de calcul a un en-tête de colonne dans la première ligne de l'écran suivant, puis cliquez sur "Suivant".
Étape 7
Tapez un nom pour votre nouvelle table Access (plusieurs tables peuvent être dans un seul fichier MDB), et cliquez sur "Terminer".
Étape 8
Répétez les étapes 4 à 7 pour chaque feuille de calcul que vous souhaitez transférer dans votre nouveau fichier MDB. Chaque feuille de calcul deviendra un tableau dans le fichier Access. Enregistrez le document MDB pour terminer la conversion.
Étape 9
Utilisez l'"Assistant d'importation de feuille de calcul" comme alternative si vous souhaitez ajouter automatiquement une clé primaire à la nouvelle table MDB. Cliquez sur "Excel" dans l'onglet "Données externes" pour afficher l'"Assistant d'importation de feuille de calcul" et suivez le même processus que celui décrit aux étapes f5 et 6. Cliquez sur "Suivant" jusqu'à ce que vous atteigniez l'écran qui vous demande si vous souhaitez laisser Access définir une clé primaire ou attribuer l'une des vôtres. Choisissez-en un, puis cliquez sur "Suivant", nommez la table et enfin sur le bouton "Terminer" pour créer la table MDB.
Avertissement
Ces instructions sont spécifiques à Microsoft Office 2007, mais sont très similaires dans d'autres versions d'Excel et d'Access.
