5 astuces Microsoft Word qui ont révolutionné mon flux de travail

Microsoft Word occupe une place importante dans bon nombre de nos vies professionnelles quotidiennes, mais cela ne signifie pas que nous l’utilisons toujours à fond. Au fil du temps, Microsoft a ajouté de nouvelles fonctionnalités qui rendent Word plus robuste, mais vous n’avez pas toujours un aperçu des nouvelles fonctionnalités ni même de ces outils cachés utiles.

Pour améliorer votre flux de travail lorsque vous utilisez Microsoft Word, voici cinq astuces qui ont considérablement amélioré mon temps d'utilisation de l'application. Au fil des années, ceux-ci m'ont permis de gagner du temps, de réduire le risque d'erreurs et d'améliorer mon efficacité dans l'utilisation de Word.

Suivez uniquement vos modifications

Si vous collaborez avec d'autres personnes sur vos documents Word, vous connaissez peut-être le suivi des modifications. Cette fonctionnalité pratique vous permet de voir facilement les ajouts ou les modifications de chacun au document.

Avec un mise à jour vers Word fin 2021, Microsoft a ajouté la possibilité de suivre uniquement vos modifications. Pour les moments où vous n’avez pas besoin que tout le monde garde une trace des leurs et que vous voulez juste voir les vôtres, c’est une fonctionnalité intéressante.

Étape 1: Ouvrez votre document Word et accédez au Revoir languette.

Étape 2: Clique le Suivi flèche déroulante.

Étape 3: Ensuite, cliquez sur le Suivi des modifications flèche et sélectionnez Seulement le mien.

Vous pouvez ensuite apporter des modifications à votre document, ajouter des commentaires et accepter les modifications que vous apportez vous-même sans l'implication de vos collaborateurs.

Profitez davantage du presse-papiers

Le Presse-papiers Office est une fonctionnalité que vous pouvez utiliser dans d'autres applications Office comme Excel et Outlook en plus de Word. Avec lui, tout ce que vous copiez reste dans le presse-papiers jusqu'à ce que vous copiez autre chose.

Ce qui fait du presse-papiers un outil si utile, c'est que vous pouvez réutiliser le contenu de son historique jusqu'à 24 éléments. Cela inclut le texte ainsi que les images. De plus, cela fonctionne que vous utilisiez Modifier > Copie, faites un clic droit et Copie, ou la raccourci clavierCtrl+ C.

Pour afficher le presse-papiers, accédez au Maison et cliquez sur le lanceur de la boîte de dialogue Presse-papiers. Il s'agit de la petite flèche dans le coin inférieur droit de la section Presse-papiers du ruban.

Vous verrez le volet des tâches du Presse-papiers ouvert sur le côté gauche avec une liste des éléments que vous avez copiés. Sélectionnez un élément pour le coller dans votre document. Vous pouvez également cliquer sur la flèche à droite d'un élément et sélectionner Pâte ou, pour le supprimer, sélectionnez Supprimer.

En haut du volet des tâches, vous verrez des actions supplémentaires pour Coller tout ou Tout effacer articles, qui sont tous deux pratiques.

C’est un véritable gain de temps si vous utilisez souvent des actions de copier-coller dans vos documents Word.

Insérer du texte aléatoire pour les espaces réservés

Si vous avez déjà dû passer du temps à créer un document sans le texte, vous apprécierez cette prochaine astuce pour Microsoft Word. Vous pouvez taper une simple ligne et Word insérera du texte aléatoire pour vous. C'est idéal pour les espaces réservés jusqu'à ce que vous ayez le texte dont vous avez besoin.

Il existe deux manières d'ajouter ce texte à votre document.

Méthode 1 : Pour un texte aléatoire, où P est le nombre de paragraphes et S le nombre de phrases souhaitées, tapez ce qui suit :

=RAND(P, S)

Par exemple, =RAND(2,3) vous donne deux paragraphes de trois phrases chacun.

Méthode 2 : Pour Lorem ipsum (texte d'espace réservé commun), tapez la commande ci-dessous. Comme RAND, utilisez des nombres pour le nombre de paragraphes (P) et de phrases (S) que vous souhaitez insérer.

=LOREM(P, S)

Ainsi, =LOREM(4,2) vous fournit quatre paragraphes contenant chacun deux phrases.

Immédiatement après avoir tapé la commande, le texte apparaîtra dans votre document, prêt à être utilisé comme espace réservé dans votre Modèle Word ou un document.

Enregistrez et réutilisez du texte, des images et bien plus encore

Chaque fois que vous pouvez réutiliser quelque chose lors de la création d’un document, comme le presse-papiers ci-dessus, c’est une fonctionnalité bienvenue.

Microsoft Word propose des pièces rapides et AutoText qui fonctionnent de la même manière, vous permettant d'enregistrer et de réutiliser du texte, des images, des tableaux, signature, et d'autres articles. Si vous vous retrouvez à taper ou à insérer la même chose encore et encore, alors ces outils sont faits pour vous.

Étape 1: Sélectionnez le texte, l'image ou tout autre élément que vous souhaitez enregistrer.

Étape 2: Allez au Insérer et cliquez sur l'onglet Pièces rapides flèche déroulante.

• Pour l'enregistrer en tant que partie rapide, sélectionnez Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides.
• Pour l'enregistrer en tant qu'insertion automatique, accédez à Texte automatique et sélectionnez Enregistrer la sélection dans la galerie d'insertion automatique.

Étape 3: Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, vous pouvez lui donner un nom significatif, choisir dans quelle galerie l'enregistrer, ajouter une catégorie et remplir tous les autres détails à votre guise.

Étape 4: Cliquez sur D'ACCORD pour enregistrer votre entrée.

Lorsque vous êtes prêt à utiliser votre sélection enregistrée, placez votre curseur dans le document là où vous le souhaitez. Retour au Insérer onglet, cliquez sur l'onglet Pièces rapides flèche déroulante et choisissez l'élément. Il apparaît ensuite dans votre document à l'endroit que vous avez spécifié avec votre curseur.

Le principal différences entre Quick Parts et AutoTexte sont que l'insertion automatique fait partie de la fonctionnalité Quick Parts et qu'ils ont chacun leur propre galerie pour les éléments enregistrés.

Quel que soit votre choix, ou peut-être les deux, vous apprécierez cette façon géniale de gagner du temps et de réduire les erreurs liées à la retape ou à la lecture du même contenu.

Capturer et insérer des captures d'écran

Une autre astuce de productivité pour Word qui mérite d'être mentionnée est l'outil de capture d'écran. Avec lui, vous pouvez insérer rapidement et presque sans effort une capture d'écran dans votre document. Vous pouvez choisir parmi une autre fenêtre ouverte sur votre bureau ou insérer une capture d'écran de quelque chose que vous capturez manuellement.

Pour utiliser l'outil, rendez-vous sur Insérer et cliquez sur l'onglet Capture d'écran flèche déroulante.

En haut de la boîte, vous verrez les autres fenêtres ouvertes. Sélectionnez-en une pour l'insérer dans votre document, puis formatez-la ou modifiez-la comme n'importe quelle autre image dans Word.

Alternativement, vous pouvez capturer une partie spécifique de votre écran ou une autre fenêtre. Sélectionner Découpe d'écran. Vous verrez votre curseur se transformer en réticule. Faites glisser pour capturer la partie souhaitée et relâchez lorsque vous avez terminé. Le découpage apparaîtra automatiquement dans votre document sous forme d’image statique.

Quand tu as besoin captures d'écran de votre ordinateur, vous pouvez éliminer le besoin d'ouvrir un outil de capture d'écran, de capturer ce dont vous avez besoin, de le redimensionner et de l'enregistrer, puis de revenir au document pour l'insérer. Utilisez simplement l’outil de capture d’écran intégré de Word.

Recommandations des rédacteurs

• Cette configuration de moniteurs empilés et verticaux a révolutionné mon flux de travail
• 5 fonctionnalités que j'ai hâte d'essayer dans le navigateur Edge alimenté par ChatGPT de Microsoft
• Microsoft pourrait intégrer ChatGPT dans Outlook, Word et PowerPoint
• Microsoft Edge a une nouvelle astuce pour augmenter les performances
• Utiliser Office? Votre PC pourrait être en danger à cause de ce changement de Microsoft