L'email est devenu une forme essentielle de communication d'entreprise. Bien que les e-mails personnels soient informels, les e-mails pour les entreprises nécessitent professionnalisme et courtoisie. Les éléments de base d'une lettre commerciale papier s'appliquent également à la correspondance Internet.
Sujet
Faites la ligne d'objet brève et précise. Évitez d'utiliser des désignations qui pourraient déclencher le filtre anti-spam du destinataire, telles que « Re », une abréviation traditionnelle de mémo de bureau pour « Concernant » ou « Fwd », qui signifie un message électronique transféré. Remplissez toujours la ligne d'objet; le laisser vide pourrait également envoyer votre message dans le dossier spam.
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Salutation
Utilisez une formule de salutation professionnelle pour les messages électroniques professionnels. « Dear Mr. Foster » crée une bien meilleure impression que « Hey, Bob » et reflète votre image en tant qu'homme d'affaires. Laissez une ligne vide après la salutation, puis commencez le corps de l'e-mail. Ce modèle rend l'intégralité du message plus facile à lire pour le destinataire.
Corps
Suivez les directives de lettre commerciale standard pour le corps de votre e-mail. Utilisez un langage poli pour faire une demande ou expliquer un point. Si vous n'êtes pas sûr que le destinataire se souviendra de vous ou si vous prenez contact pour la première fois, présentez-vous dans la première ligne. "Merci de m'avoir parlé jeudi dernier du contrat Johnson" rafraîchira la mémoire du destinataire avant d'entrer dans les détails de l'affaire en cours.
Signature
Ajoutez une ligne vide après le corps de l'e-mail, encore une fois pour rendre le message plus agréable pour les yeux, puis terminez le message par un une approbation polie, telle que « Sincèrement », « Sincèrement » ou même « Merci ». Après votre nom, ajoutez votre adresse e-mail, téléphone numéro. votre titre avec l'entreprise et même l'adresse du bureau si vous le souhaitez. Cela offre au destinataire toutes vos informations de contact en un seul endroit.
Lire deux fois, envoyer une fois
Avant de cliquer sur « Envoyer », relisez l'e-mail pour rechercher les problèmes: l'adresse e-mail du destinataire est-elle correcte dans le champ « À » champ, y a-t-il une ligne appropriée dans le champ « Sujet » et le message est-il exempt d'orthographe, de contexte ou de grammaire les erreurs. Vérifiez également votre signature et vos coordonnées.
Restez professionnel
N'utilisez que du texte noir sur fond blanc. Choisissez une police professionnelle, telle que Times New Roman ou Courier. N'utilisez pas de polices colorées et courbées, d'arrière-plans riches en graphiques, d'émoticônes ou d'argot Internet, tels que « LOL » (Laughing Out Loud). Évitez de taper un message en lettres majuscules, ce qui est considéré comme un cri sous forme de texte. Si vous envoyez un e-mail professionnel à un grand nombre de destinataires, utilisez l'option Blind Carbon Copy (BCC). De cette façon, l'adresse e-mail de chaque lecteur est protégée et moins susceptible de se retrouver sur la liste de spam de quelqu'un.
