L'application Web de Zoom facilite déjà la planification, le démarrage et personnalisez votre visioconférence pour parler avec votre équipe et faire avancer les choses. Mais si vous utilisez Zoom fréquemment pour le travail, il existe un moyen de le rendre encore plus pratique: combinez-le avec Outlook. Zoom permet une intégration utile avec Microsoft Outlook qui fonctionne très bien pour planifier des réunions en ligne et permettre à tout le monde d'y assister plus facilement. Voici quoi faire et comment cela fonctionne.
Contenu
- Étape 1: Téléchargez l'application Zoom pour Outlook
- Étape 2: Créer une nouvelle réunion Zoom
- Étape 3: Choisissez les paramètres de zoom dans Outlook
- Alternative à l'application de bureau Outlook 2013/2016
Étape 1: Téléchargez l'application Zoom pour Outlook
Microsoft dispose de sa propre application pour intégrer Zoom, ce qui rend ce processus beaucoup plus facile. Accédez au Microsoft Store et téléchargez-le. Assurez-vous de télécharger sur l'ordinateur que vous utilisez au travail et à des fins Outlook, et ouvrez Outlook au démarrage du processus pour le rendre plus facile. C'est un téléchargement gratuit, alors sélectionnez
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Lors du téléchargement, l'application vous demandera de vous connecter avec votre adresse Outlook et signez un accord sur l'utilisation du service. Lorsque cela est terminé, regardez votre fenêtre Outlook et vous devriez voir une notification contextuelle indiquant: «Ajouter un complément depuis l'Office Store.» Sélectionner Installer pour commencer le processus.
Étape 2: Créer une nouvelle réunion Zoom
La possibilité d'utiliser Zoom dans Outlook est désormais disponible, mais vous devez savoir ce qu'elle peut faire! Commencez par ouvrir votre calendrier Outlook en ligne et sélectionnez Nouveau en haut pour créer un nouvel événement de calendrier. Remplissez le formulaire comme vous le feriez pour n’importe quelle réunion, en détaillant l’objectif de la réunion et en ajoutant les participants et les plages horaires jusqu’à ce qu’il soit prêt.
Une fois terminé, regardez la barre de menu supérieure et sélectionnez les trois points à droite. Sélectionnez-les et votre complément Zoom devrait apparaître, ainsi que tous les autres compléments que vous utilisez peut-être déjà sur Outlook. Sélectionner Zoom, et dans le menu suivant, sélectionnez Ajouter une réunion Zoom.
Si vous n'êtes pas encore connecté à Zoom sur cet ordinateur, Zoom vous demandera désormais des informations de connexion. Fournissez-le, et l'événement de calendrier que vous avez créé sera désormais une réunion Zoom, avec les liens de participation appropriés à la réunion et tout le reste en place. Facile!
Étape 3: Choisissez les paramètres de zoom dans Outlook
Normalement, une réunion Zoom créée via Outlook aura tous les paramètres normaux de votre profil Zoom en ligne. Cependant, vous pouvez également modifier cela facilement via Outlook pour personnaliser une réunion en fonction de ses besoins individuels.
Pour ce faire, sélectionnez la réunion sur votre calendrier Web Outlook. Sélectionnez ensuite votre complément Zoom comme avant, mais cette fois, sélectionnez Paramètres dans le menu déroulant de Zoom. Cela ouvrira une nouvelle section pour choisir les paramètres Zoom pour cette réunion. Les options incluent :
- Changer pour qui la réunion est prévue
- Création d'un numéro d'identification de réunion pour le suivi
- Choisir si les participants auront une vidéo
- Choisir vos options audio
- Activation des options de participation avant l'hôte
- Mettre les participants en sourdine à leur arrivée
- Enregistrement automatique de la réunion
Lorsque vous avez fini d'adapter la réunion à vos besoins, sélectionnez Mise à jour pour enregistrer toutes vos modifications.
Alternative à l'application de bureau Outlook 2013/2016
Zoom pour Outlook fonctionne de manière très similaire si vous utilisez plutôt l'application de bureau, mais son téléchargement est un peu différent. Ici, vous souhaiterez ouvrir l'application, sélectionner Fichier, puis sélectionner Gérer les compléments.
Cela devrait ouvrir un site Web pour contrôler vos paramètres Outlook. Recherchez les signes plus et moins ici, sélectionnez le signe plus, puis sélectionnez Ajouter depuis l'Office Store. Cela ouvrira une fenêtre de recherche dans laquelle vous devrez rechercher «Zoom pour Outlook.» Lorsque la bonne application apparaît, téléchargez-la et continuez comme avant. Vous pouvez trouver le Planifier une réunion option dans l’onglet Accueil de votre application Outlook. Puis, dans le Réunion onglet, vous verrez une icône de caméra vidéo avec une option pour Ajouter une réunion Zoom que vous pouvez sélectionner lorsque vous êtes prêt.
Remarque: Si vous êtes un administrateur qui active les fonctionnalités de Zoom pour une équipe d'utilisateurs d'Outlook, votre processus d'inscription de tout le monde est très similaire à celui d'activation de Zoom pour l'application Outlook. Une fois connecté en tant qu'administrateur, consultez le menu de votre centre d'administration et vous devriez voir une option pour Compléments sous Paramètres. Alors choisissez simplement Déployer le complément, et sélectionnez Je souhaite ajouter un complément depuis l'Office Store, puis procédez à la recherche de l'application comme auparavant.
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