7 choses que vous ne saviez pas que vous pouviez faire dans Outlook

Il y a de fortes chances que vous ayez utilisé Microsoft Outlook d'une manière ou d'une autre pour envoyer un e-mail ou planifier une réunion. Mais bien qu'il s'agisse des tâches les plus courantes que vous pouvez effectuer dans Outlook, vous pouvez utiliser certaines astuces pour améliorer votre expérience.

Rappel d'un e-mail est celui que nous avons déjà couvert, mais il existe également des e-mails codés par couleur ou la définition de fuseaux horaires différents. Nous avons passé du temps à parcourir les menus pour vous et à vous montrer tout cela et plus encore.

Sans plus tarder, voici sept choses que vous ne saviez pas que vous pouviez faire dans Outlook sur le bureau et Outlook sur le Web.

Définir deux fuseaux horaires

Nous commencerons d'abord par les fuseaux horaires car le temps est primordial! Ceci est utile si vous êtes basé dans un endroit différent de votre travail - disons que vous êtes à New York et que votre travail est basé à Portland, Oregon. Pour vous aider à garder vos e-mails sur la même page et à éviter d'être en retard aux réunions, vous pouvez définir plusieurs fuseaux horaires dans l'application de bureau Outlook.

C'est l'une des choses les plus simples que vous puissiez configurer dans Outlook. Tout ce que vous avez à faire est de vous rendre dans votre section Calendrier de l'application de bureau Outlook, puis de visiter le Déposer menu. De là, cliquez Choix puis cliquez sur Calendrier. Vous voudrez alors chercher le Fuseaux horaires option. Vous devriez voir une case à cocher pour Afficher un deuxième fuseau horaire. Cliquez sur la case à cocher, puis choisissez le deuxième ou le troisième fuseau horaire souhaité. Vous le verrez maintenant dans Outlook.

Définir des couleurs pour les e-mails de certaines personnes

Vous voulez que vos e-mails soient un peu différents pour que votre boîte de réception soit plus sophistiquée ou plus facile à lire? Outlook vous soutient avec ce que l'on appelle la mise en forme conditionnelle. Cette fonctionnalité est un moyen de faire ressortir les messages qui répondent à vos propres conditions définies dans la liste des messages en utilisant des couleurs, des polices et des styles. Il atterrit au n ° 2 sur notre liste.

Vous pouvez demander à Outlook de modifier la couleur de certains messages en fonction du nom ou de l'adresse e-mail d'un expéditeur; par exemple, si vous souhaitez que tous les e-mails de votre patron apparaissent en rouge.

Pour configurer une règle de mise en forme conditionnelle, basculez vers votre boîte de réception, dans l'application de bureau Outlook et visitez l'onglet Affichage. De là, sélectionnez le Vue actuelle paramètre. Ensuite, après cela, sélectionnez Paramètres d'affichage. Vous voudrez alors cliquer dans le Paramètres d'affichage avancés boîte de dialogue et sélectionnez Mise en forme conditionnelle. Microsoft a une liste d'étapes que vous pouvez suivre ici, mais nous nous concentrons sur la façon dont vous pouvez faire apparaître les messages de certaines personnes dans une certaine couleur.

Pour ce faire, cliquez sur Ajouter puis entrez un nom pour la règle. Sélectionner Police de caractère, puis sous Couleur choisissez une couleur que vous voulez, puis cliquez sur D'ACCORD. Après cela, sélectionnez Condition et choisissez une Condition. Dans la zone De, tapez le nom du contact ou de l'expéditeur que vous souhaitez voir apparaître dans une couleur différente dans votre boîte de réception. Puis dans Paramètres de filtre, de mise en forme conditionnelle et d'affichage avancé boîtes de dialogue, sélectionnez D'ACCORD.

Utiliser les raccourcis clavier d'Outlook

Vous connaissez probablement les raccourcis clavier comme CTRL+C et CTRL+V, mais saviez-vous que l'application de bureau Outlook dispose également d'un ensemble de raccourcis clavier que vous pouvez utiliser? Ces touches peuvent vous aider à gagner du temps pendant votre journée bien remplie, en évitant d'avoir à faire glisser votre souris sur les icônes et les menus pour effectuer des tâches courantes telles que composer, répondre ou transférer des messages. Nous avons rassemblé nos raccourcis clavier Outlook préférés pour le numéro trois de notre liste. Gardez à l'esprit qu'il s'agit de Windows 10.

Encore une fois, nous venons de collecter certains des raccourcis clavier les plus courants. Microsoft a une liste complète sur son site Web, couvrant les raccourcis Outlook pour MacOS, ainsi que le Web. Leur liste est un peu plus complète et couvre la dictée, les dossiers, les volets de lecture, l'impression, etc.

Redimensionnez vos fichiers pour envoyer des pièces jointes volumineuses

Un obstacle courant auquel vous pouvez être confronté lors de l'envoi d'e-mails avec des images est que les fichiers que vous souhaitez que le destinataire reçoive sont un peu trop volumineux pour les limites du Web. Lorsque cela se produit, vous pouvez essayer de redimensionner vos images jointes via l'application de bureau Outlook afin qu'elles ne soient pas trop volumineuses.

Vous pouvez redimensionner vos images jointes en quelques étapes. Une fois que vous avez composé un nouveau message, vous devez d'abord essayer de joindre toutes les images que vous souhaitez envoyer. Vous obtiendrez probablement un message d'erreur, mais ne vous inquiétez pas. Dirigez-vous simplement vers le Déposer de cet e-mail, puis recherchez le message d'erreur en haut. Choisissez l'option qui dit Redimensionner les grandes images lorsque j'envoie ce message.

Outlook tentera d'envoyer le message en compressant vos images à une taille plus petite. Si le message ne passe toujours pas, vous pouvez essayer Compresser vos fichiers dans Windows 10 ou Mac OS pour les réduire, puis en joignant le fichier ZIP dans un message électronique.

Démarrez des réunions Teams, ouvrez Sticky Notes et OneNote directement depuis Outlook sur le Web

Bien que nous nous soyons concentrés sur l'application de bureau Outlook, Outlook sur le Web a également quelques secrets. Alors que vous passez probablement déjà du temps à trier votre calendrier ou vos e-mails dans Outlook sur le Web, Microsoft a branché certaines intégrations avec Sticky Notes, ainsi que OneNote là-bas, aussi.

Avec l'intégration, si vous vous connectez avec le même e-mail Microsoft 365 que vous utilisez pour le travail (ou même un e-mail de compte Microsoft personnel) sur Sticky Notes dans Windows 10, ou dans l'application OneNote, vous aurez un accès rapide aux mêmes choses avec ce compte Outlook sur le la toile. C'est ce qu'on appelle le flux OneNote.

Vous pouvez basculer vers cela à tout moment en vous dirigeant vers le haut et en cliquant sur l'icône OneNote sur le côté droit de l'écran. Cela fonctionne aussi bien avec les comptes Microsoft personnels qu'avec les comptes professionnels Microsoft 365. Alors, essayez-le et prenez des notes tout en envoyant un e-mail !

Nous voulons également noter la possibilité de "Meet Now". Cette option s'affiche en haut de votre boîte de réception dans Outlook sur le Web. Si vous cliquez dessus, vous pourrez démarrer instantanément une réunion Teams (avec des comptes professionnels) ou une réunion Skype (avec des comptes personnels). comptes.) C'est un moyen rapide de sauter à travers quelques cerceaux et de ne pas avoir à passer par beaucoup de menus pour entrer dans une réunion loin.

Accédez à la boîte de réception zéro avec le nettoyage de la conversation

Si votre boîte de réception est pleine de messages, vous pouvez essayer la fonctionnalité de nettoyage de conversation dans Outlook. C'est encore une autre fonctionnalité que vous ne connaissiez peut-être pas.

Comme l'explique Microsoft, le Fonction de nettoyage de conversation dans Outlook est conçu pour vous aider à réduire le nombre de messages dans vos dossiers. Les messages redondants dans une conversation qui sont nettoyés sont déplacés vers le dossier Éléments supprimés. N'oubliez pas qu'il s'agit de conversations dans un fil de discussion ou d'une collection de messages.

Vous pouvez utiliser le nettoyage de la conversation en accédant à votre boîte de réception Outlook sur votre bureau, puis cliquez sur le Maison languette. De là, vous pouvez choisir le Supprimer groupe, puis choisissez Nettoyer.

Vous pouvez choisir de Nettoyer la conversation pour nettoyer la conversation en cours. Ensuite, choisissez de Nettoyer le dossier pour nettoyer un dossier entier, les messages redondants étant supprimés. Vous pouvez également opter pour Nettoyer le dossier et les sous-dossiers. Avec cette option, toutes les conversations du dossier sélectionné et de tout dossier qu'il contient sont examinées et les messages redondants sont supprimés.

Définissez des règles pour déplacer, marquer et répondre automatiquement aux e-mails

Bien que le nettoyage des conversations soit un moyen d'accéder à une boîte de réception propre, la définition de règles en est une autre. Vous pouvez déplacer, marquer et répondre automatiquement aux e-mails si vous définissez des règles dans votre application de bureau Outlook. Ces règles peuvent même être utilisées pour jouer des sons spécifiques lorsque vous recevez des messages.

Pour configurer une règle, il vous suffit de cliquer avec le bouton droit sur un message dans votre boîte de réception et de sélectionner Règles À partir de là, vous pouvez sélectionner l'une des options. Outlook proposera automatiquement de créer une règle basée sur l'expéditeur et les destinataires. Si vous souhaitez créer plus de règles, vous pouvez cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et choisir Créer une règle.

Suivez les invites à l'écran et, dans la boîte de dialogue Créer une règle, sélectionnez une ou plusieurs des trois premières cases à cocher. Microsoft a un guide complet sur les règles Outlook ici si vous avez besoin d'aide supplémentaire.

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