Comment enregistrer une réunion Microsoft Teams

Savoir comment enregistrer une réunion Microsoft Teams peut vous faire gagner tellement de temps que vous passez souvent à demander aux gens de répéter les instructions ou de vous rappeler ce qu'ils ont dit. Les organisations peuvent également souhaiter enregistrer des réunions de dépannage pour une analyse ultérieure, les exigences de conformité ou pour rappeler les décisions importantes qui ont été prises. Microsoft Teams comprend cela et a rendu le processus d'enregistrement simple à utiliser - s'il est correctement configuré.

Passons en revue ce dont vous avez besoin pour enregistrer une réunion dans Teams, comment trouver des enregistrements une fois la réunion terminée et tout ce que vous devez savoir sur le processus.

Comment enregistrer une réunion dans Microsoft Teams

Étape 1: Assurez-vous d'avoir les bonnes autorisations. Il existe un certain nombre d'autorisations nécessaires pour démarrer et arrêter un enregistrement dans une réunion. Tout d'abord, l'utilisateur aura besoin d'un abonnement comme Office 365 Enterprise, Business Premium ou Business Essentials.

Si vous travaillez au sein d'une organisation, votre administrateur informatique devra peut-être activer les enregistrements pour l'organisation. Certaines organisations désactivent par défaut les enregistrements, sauf dans certaines situations. Si vous travaillez de manière indépendante, il devrait être activé par défaut.

Seuls certains utilisateurs peuvent enregistrer des réunions lorsqu'ils les rejoignent. Cela inclut à la fois les organisateurs de réunions et ceux qui ont une partie de l'organisation de l'organisateur sur Équipes Microsoft. Ceux qui font partie de différentes organisations et les invités ne pourront pas enregistrer.

Étape 2: Connectez-vous à Microsoft Teams et rejoignez une réunion. Demandez à une personne de démarrer et d'arrêter l'enregistrement si nécessaire - vous ne pouvez pas enregistrer plusieurs enregistrements d'une réunion en même temps.

Étape 3: Dans la réunion, regardez le menu en haut de la fenêtre et sélectionnez le Plus d'actions option (l'icône d'ellipses à trois points).

Étape 4: Sélectionner Commencer l'enregistrement dans le menu déroulant. Certaines organisations ont une politique d'enregistrement que vous devrez maintenant accepter avant que l'enregistrement puisse commencer, bien que ce ne soit pas courant. Tous ceux qui ont rejoint la réunion recevront une notification indiquant que la réunion est désormais enregistrée.

Étape 5 : L'activation de l'enregistrement activera également les transcriptions, à moins que les transcriptions n'aient été spécifiquement bloquées par un administrateur. Les transcriptions peuvent être visualisées en temps réel et sont enregistrées avec la vidéo à la fin de l'enregistrement. Les transcriptions sont importantes si l'enregistrement est effectué pour des raisons de conformité ou légales, entre autres utilisations. Les transcriptions en direct peuvent être arrêtées à tout moment dans le Plus d'actions menu.

Étape 6 : Lorsqu'il est temps d'arrêter l'enregistrement, accédez à Plus d'actions nouveau menu et sélectionnez Arrête d'enregistrer. L'enregistrement va maintenant être traité, ce qui peut prendre un peu de temps, il se peut donc qu'il ne soit pas disponible immédiatement.

Lecture d'une réunion enregistrée

Lorsque Microsoft Teams enregistre une réunion, celle-ci est enregistrée dans SharePoint. S'il ne s'agissait pas d'une réunion de canal, elle est enregistrée sur OneDrive. Visitez ces endroits pour trouver le dossier de la réunion. Un lien vers l'enregistrement apparaîtra également sur le canal ou le chat où la réunion a eu lieu, et il sera également disponible dans l'onglet Fichiers du canal.

Vous pouvez partager le fichier directement avec quelqu'un d'autre sur Teams ou le copier et le coller sur une variété d'autres plates-formes, selon ce qui est le plus simple.

Note importante: Les enregistrements Microsoft Teams ont souvent une date d'expiration intégrée, après laquelle la réunion ne sera plus disponible (plus une période de grâce pour le propriétaire de l'enregistrement). Cela peut être désactivé par le service informatique. La date d'expiration apparaîtra dans Teams avec le lien vers la réunion, ainsi que dans le Détails section de Afficher les actions dans le fichier d'enregistrement. Ceux qui enregistrent la réunion peuvent généralement personnaliser la date d'expiration. Il est important de s'assurer que la vidéo est partagée ou utilisée avant la date d'expiration. Si l'enregistrement a été effectué à des fins de conformité, les dates d'expiration doivent être désactivées ou les fichiers doivent être enregistrés de manière permanente d'une autre manière.

Suppléments d'enregistrement de réunions

Il y a d'autres considérations à prendre en compte lors de l'enregistrement d'une réunion dans Teams :

• Les enregistrements s'arrêteront automatiquement lorsque tout le monde aura quitté la réunion. Cependant, l'enregistrement ne s'arrêtera pas si la personne qui l'a commencé s'en va - cela signifie que quelqu'un d'autre devra peut-être l'arrêter manuellement au bon moment.

• Parfois, les règles régionales peuvent avoir un impact sur les paramètres d'enregistrement. Par exemple, les réglementations locales peuvent exiger que chacun donne sa permission d'être enregistré avant de commencer.

• Les invités et les participants externes ne pourront pas voir l'enregistrement à moins que quelqu'un ne le partage directement avec eux.

• La vidéo de la réunion ne peut afficher que quatre flux vidéo à la fois. Vous ne pouvez pas passer à d'autres flux lors de la visualisation d'un enregistrement.

• Les exigences de conformité peuvent annuler certains des paramètres dont nous avons discuté ci-dessus.

Si vous souhaitez organiser une réunion avec des collègues, envisagez créer d'abord une nouvelle équipe.

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