De nombreux propriétaires de petites entreprises n'ont pas besoin de systèmes de classement élaborés.
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L'organisation traditionnelle des fichiers fait référence à une approche d'organisation des fichiers informatiques ou électroniques. Avant les bases de données informatiques, de nombreuses entreprises organisaient simplement les fichiers en créant des structures de dossiers et en plaçant les documents et les fichiers dans des dossiers en fonction de la catégorie ou du type. Cette méthode a cédé la place aux systèmes de bases de données dans de nombreux cas. Cependant, le classement traditionnel est parfois avantageux si vous avez un nombre relativement restreint de dossiers.
Simple à utiliser
Le système de classement traditionnel est très simple à configurer et à utiliser, en supposant que le nombre de fichiers que vous gérez est faible. Si vous avez cinq catégories de base de documents et un nombre limité de fichiers dans chacune, par exemple, vous n'avez pas besoin d'un système de base de données pour stocker, maintenir et récupérer facilement vos fichiers. Vous n'avez pas non plus à vous soucier de l'apprentissage d'un système logiciel et de la formation des employés à son utilisation.
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Investissement minimal
Si vous utilisez un système de classement traditionnel, vous n'avez pas non plus à investir dans une base de données logicielle qui peut inclure un achat initial et des frais de licence permanents. Naturellement, vous avez besoin d'un ordinateur, ce qui est assez courant dans les entreprises, que vous stockiez des fichiers ou non. Votre structure de fichiers de base est conservée directement sur le disque dur de votre ordinateur. Alternativement, vous pouvez acheter un disque dur externe très peu coûteux qui vous permet de transporter des fichiers d'un ordinateur à un autre.
Mauvaise intégration des données
Une lacune majeure du système de classement traditionnel est qu'il ne permet pas l'intégration ou le partage de données inter-fichiers. Avec un système de classement basé sur un logiciel, vous pouvez gérer divers dossiers, mais vous pouvez effectuer des recherches croisées pour récupérer des documents dans plusieurs fichiers. De plus, vous pouvez autoriser plusieurs employés à effectuer des recherches dans les fichiers de données partagés. Cette intégration réduit le temps de recherche dans tous les fichiers individuels, un avantage particulièrement important si vous gérez une grande quantité de fichiers ou si vous avez une large base de clients.
Duplication et manque de sécurité
Vous risquez également la duplication des données si vous n'intégrez pas vos fichiers via une base de données. Dans un système traditionnel, votre ordinateur ne reconnaît pas que vous créez des documents similaires et que vous les stockez dans des emplacements de fichiers différents. De plus, votre système de classement traditionnel n'offre pas le même niveau de sécurité qu'un système de classement de base de données soigneusement conçu. Les données cryptées et la sécurité actuelle sont des caractéristiques clés car l'entreprise développe régulièrement des systèmes de base de données améliorés.
