Définition d'une requête dans Access

Access est un logiciel de base de données qui permet aux utilisateurs de conserver une grande quantité d'informations. Les composants d'une base de données sont des tables, des requêtes, des formulaires, des rapports et des macros. Les tableaux permettent à l'utilisateur de conserver les données brutes. Les requêtes manipulent les données des tables. Les formulaires peuvent être utilisés pour saisir des données dans les tables et naviguer dans la base de données. Les rapports servent à présenter les données dans un format imprimable et les macros aident à automatiser les tâches de la base de données. Les requêtes sont le composant le plus important d'une base de données. Comme son nom l'indique, une requête permet à l'utilisateur de se renseigner sur les données des tables.

Plusieurs types de requêtes couramment utilisées existent dans Access: sélection, ajout, mise à jour, suppression, création de table. L'objectif de la requête détermine le type de requête à utiliser. Une requête de sélection aide l'utilisateur à extraire simplement des informations de la table en fonction des besoins définis par l'utilisateur. Par exemple, une requête Sélection peut isoler les noms de clients commençant par la lettre « M ». Une requête d'ajout est créée pour ajouter des informations à une table. Une requête de mise à jour peut modifier les enregistrements de la table en fonction des besoins de l'utilisateur. Les requêtes de suppression suppriment les enregistrements de la table. Une requête de création de table permet à un utilisateur de créer une nouvelle table à partir d'enregistrements sélectionnés.

Les requêtes permettent à l'utilisateur de calculer des champs individuels. L'utilisateur peut effectuer des calculs de base tels que l'addition ou la multiplication de champs ou des calculs plus complexes pour des besoins d'ingénierie ou de statistiques. Les calculs intégrés d'Access sont les mêmes que ceux trouvés dans Microsoft Excel. Grâce à une requête, les éléments peuvent également être regroupés ou triés selon les critères spécifiés par l'utilisateur.

Les données d'une requête sont souvent extraites des tables d'une base de données. La table peut être dans la base de données actuelle, dans une autre base de données ou d'un système d'entreprise tel que l'AS/400. Plusieurs tables peuvent être placées dans une requête. Les requêtes peuvent également extraire des informations d'autres requêtes. En d'autres termes, les requêtes peuvent être intégrées dans des requêtes. Semblable aux tables, deux requêtes ou plus peuvent être dans une requête. Au sein d'une requête Access, les tables et les requêtes sont liées par des champs communs à chacune.

Une requête peut être construite à l'aide d'un assistant (guide étape par étape) ou à partir de zéro. Ceux qui découvrent les bases de données Access devraient idéalement utiliser l'assistant. Il permet à l'utilisateur de se familiariser avec les requêtes et la manière d'établir des liens entre les tables et les requêtes utilisées par la base de données.

Pour éviter la duplication, sélectionnez un champ de table qui sera la clé primaire. Cette clé primaire est un champ qui contient des informations uniques sur chaque enregistrement. Par exemple, une clé primaire pour une base de données de collections pourrait être un numéro de facture ou un numéro de compte client. Si une clé primaire est sélectionnée, il y a moins de possibilité de duplication d'enregistrements lors de l'exécution de la requête.