Disposer d'un système de gestion de fichiers numériques présente de solides avantages commerciaux.
À mesure que votre entreprise entre dans l'ère de la distribution numérique, vous devrez décider si vous souhaitez ou non passer d'un système de classement papier à un système de gestion de fichiers numériques. Bien que le passage à un système de classement entièrement informatisé puisse sembler intimidant, les avantages flagrants d'un système de classement numérique ont poussé de nombreuses personnes à faire la transition.
Coût réduit
En raison du coût de la location d'un bien immobilier pour stocker la documentation, l'archivage numérique commence à s'amortir dès sa mise en œuvre. Comme il n'y a pas de paperasse physique, les coûts de traitement et de transfert des documents dans les deux sens sont considérablement réduits. Cela permet également de classer les documents qui doivent être stockés sous forme papier dans des emplacements plus petits et moins coûteux.
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Passer au vert
La réduction de l'empreinte carbone de votre entreprise peut être un facteur important pour atteindre la base de consommateurs soucieux de l'environnement d'aujourd'hui. Cela peut grandement améliorer l'image de l'entreprise, donner des avantages fiscaux et réduire le coût des fournitures. Un système de classement numérique peut changer de manière positive toutes les bases d'une entreprise, et le passage à un système "plus écologique" peut offrir de nombreuses opportunités publicitaires.
Flux de travail plus fluide
La récupération de copies papier de documents classés et stockés physiquement peut être un processus long qui est ouvert à l'erreur humaine, aux problèmes de sécurité et à la perte physique. Ce n'est pas le cas avec un système numérique. En quelques instants, un document est accessible au bureau de la personne qui en a besoin. Cela se traduit par une période de travail plus courte, permettant une progression plus rapide et plus de temps pour développer des projets.
Sécurité plus élevée
Alors qu'un système de classement papier traditionnel peut être ouvert et consulté par toute personne y ayant accès, un le système de classement numérique peut fournir différents niveaux de protection qui peuvent conserver les documents confidentiel. Utilisation de mots de passe, de dossiers spécifiés pour différents utilisateurs, de cryptage des données et de pistes d'audit qui vous permettent de conserver un enregistrement de qui a accédé à quels fichiers et quand, un système de gestion de fichiers peut garder vos documents beaucoup plus sécurisés.
Archivage fiable
Les documents et les fichiers papier peuvent être détruits par une manipulation excessive, des dommages causés par un incendie, des inondations et d'autres catastrophes naturelles. Étant donné que les données peuvent être stockées sur des serveurs partout dans le monde, vous pouvez archiver vos documents commerciaux en toute sécurité sans avoir à vous soucier des dommages matériels potentiels. Vous pouvez également rendre vos données archivées portables, en utilisant des éléments tels que des disques durs amovibles, des clés USB et des CD.
