La fusion des enregistrements clients dans QuickBooks nécessite une planification minutieuse. Après avoir identifié les enregistrements que vous souhaitez fusionner, désignez un enregistrement comme enregistrement "final" et les autres comme enregistrements à fusionner. Si vous effectuez le suivi des travaux avec des clients, vous devez fusionner les enregistrements de travaux avant de pouvoir consolider les enregistrements de clients. Lorsqu'une seule personne ou entreprise a plus d'un rôle dans QuickBooks, comme un fournisseur et un client, vous devez conserver des enregistrements séparés. Il n'y a pas de fonction "Annuler" après avoir fusionné les enregistrements des clients, alors faites une sauvegarde de votre base de données QuickBooks avant de tenter une consolidation d'enregistrement.
Fusion de tâches
Si vous suivez les travaux par client dans QuickBooks et que les deux clients que vous rejoignez se voient attribuer des travaux, vous devez d'abord fusionner les travaux avant de pouvoir fusionner les clients. Dans l'Espace client, cliquez sur l'onglet « Clients et travaux ». Double-cliquez sur l'enregistrement client final et notez ou copiez le nom du travail en haut de la fenêtre. Fermez cette fenêtre, double-cliquez sur l'enregistrement client à fusionner, modifiez le nom du travail et cliquez sur « OK ». Sélectionnez « Oui » pour confirmer que vous souhaitez fusionner les travaux.
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Fusion de clients
La fusion d'enregistrements de clients suit un processus similaire à la fusion d'enregistrements de travaux. Double-cliquez sur l'enregistrement client final et notez ou copiez le nom du client exactement tel qu'il apparaît. Fermez cette fenêtre, double-cliquez sur la fiche client à fusionner, saisissez ou collez le nom du client, cliquez sur "OK" puis choisissez "Oui" pour confirmer que vous souhaitez fusionner les fiches client.
Rôles simultanés
Un client et un fournisseur ont des rôles différents dans QuickBooks. Les clients sont liés aux reçus de vente et aux comptes débiteurs. Les fournisseurs sont liés aux achats que vous effectuez et aux comptes créditeurs. Lorsqu'une personne ou une entreprise est à la fois client et fournisseur, vous devez gérer deux comptes, l'un en tant que fournisseur et l'autre en tant que client. Étant donné que le client et le fournisseur ne peuvent pas avoir exactement le même nom, vous devez concevoir un schéma de nommage, par exemple en ajoutant « _V » au nom de l'enregistrement du fournisseur et « _C » au nom de l'enregistrement du client. Vous ne pouvez pas combiner un enregistrement de fournisseur et un enregistrement de client ou convertir un enregistrement de client en fournisseur ou un enregistrement de fournisseur en client.
Consolidation de trois enregistrements ou plus
Vous ne pouvez consolider que deux enregistrements client à la fois. Si vous avez un client qui a trois enregistrements ou plus, vous devez combiner deux des enregistrements et répéter le processus pour fusionner l'enregistrement combiné avec l'enregistrement client final.
