Garder la paperasse dans un système uniforme signifie qu'il ne sera pas désorganisé.
Un système de classement est une méthode d'organisation de la paperasse et des documents à stocker. Une armoire ou une boîte est conservée qui contient des versions papier des documents, tandis qu'un système électronique conserve les données sur un ordinateur. Ces données peuvent être des e-mails ou des documents numérisés. Une fois le système mis en place, il est important qu'il soit maintenu, afin qu'il reste en ordre avec des informations mises à jour régulièrement ajoutées. Pour maintenir le système, vous devrez créer une procédure d'utilisation des deux systèmes.
Dépôt de copie papier
Étape 1
Étiquetez chaque dossier, classeur et tiroir ou boîte. Le titre doit inclure le sujet de la documentation, ainsi que la date à laquelle la paperasse commence. Par exemple, « Reçus de juin 2010 à aujourd'hui » ou « Dossier des ressources humaines de février 2008 ».
Vidéo du jour
Étape 2
Créez de nouveaux dossiers, fichiers et tiroirs ou boîtes lorsque vous avez une nouvelle catégorie de documents à enregistrer, ou lorsque des dossiers, fichiers et tiroirs plus anciens sont pleins. Utilisez un code couleur pour différencier les années ou les mois.
Étape 3
Ajoutez de nouveaux documents dans le dossier ou le tiroir le plus pertinent. Mettre des documents dans des dossiers au hasard ruinera le système de classement, car les informations seront recherchées au mauvais endroit. Si le système classe les documents par ordre alphabétique, continuez à utiliser ce processus au lieu de passer à un autre format.
Étape 4
Supprimez les vieux documents inutiles chaque année. Au fur et à mesure que vous continuez à ajouter aux fichiers, certaines informations deviendront non pertinentes et obsolètes. Déchiquetez-le et libérez de l'espace de stockage supplémentaire.
Dépôt électronique
Étape 1
Créez des dossiers ou des répertoires sur votre ordinateur. Consolidez régulièrement les données pour qu'elles ne se désorganisent pas. Avoir plusieurs lecteurs réseau ou plusieurs dossiers contenant des informations similaires n'est pas un moyen efficace d'organiser les données.
Étape 2
Sauvegarde régulière des données. Utilisez des DVD, une clé USB, un disque dur externe ou une entreprise externe pour ce faire. Cela protège les données contre la perte.
Étape 3
Sécurisez les données en verrouillant chaque fichier, en accordant l'accès aux utilisateurs délégués ou en ajoutant un mot de passe lors de l'ouverture d'un fichier. Cela empêche l'utilisation abusive des données, la fraude ou l'accès non autorisé. De plus, vous pouvez être sûr que seules les personnes connaissant le fonctionnement du système l'utilisent.
Étape 4
Rédiger une procédure d'utilisation du système de classement électronique. Incluez des instructions étape par étape sur la façon de rechercher, de référencer, de catégoriser et d'archiver les données, afin que chaque utilisateur exploite le système de la même manière. Gardez-le à jour si vous affinez le système pour éviter toute confusion entre les utilisateurs.
Étape 5
Revoir le système de classement tous les deux ans. Vérifiez qu'il fonctionne bien - cela peut être défini par l'efficacité du classement, la facilité de recherche des données et son organisation. Supprimez également les fichiers indésirables et réduisez l'encombrement électronique.
Choses dont vous aurez besoin
Classeur ou boîte
Dossiers
Étiquettes vierges
Stylos ou marqueurs
L'ordinateur
Pointe
Organisez une journée de formation en groupe pour expliquer le fonctionnement de chaque système de classement afin qu'il puisse être géré et maintenu quotidiennement.
Demandez des commentaires sur la façon de développer le système de classement afin qu'il soit plus convivial ou mieux organisé.
