Crédit d'image : avemario/iStock/Getty Images
Que ce soit pour le travail ou la maison, une feuille de calcul Excel est le meilleur outil de Microsoft Office pour organiser les données et créer des listes. Bien que les documents Word puissent inclure des tableaux et des colonnes, Excel facilite grandement la mise en page des informations. Excel dispose également d'une gamme de fonctions pour concevoir des formules qui automatisent les calculs. Bien qu'Excel semble intimidant au premier abord, la mise en page du programme est similaire à celle d'autres applications Office, donc si vous avez utilisé Word, vous vous sentirez chez vous après un coup d'œil. Pour obtenir une aide supplémentaire avec un bouton particulier sur le ruban d'Excel, passez votre curseur dessus pour voir une astuce.
Cellules et feuilles de calcul
La partie principale de la fenêtre d'Excel consiste en une feuille de calcul - ou feuille de travail -- de cellules. Tout comme avec une feuille de calcul papier, chaque cellule peut contenir n'importe quel nombre ou n'importe quel texte - contrairement à travailler avec une base de données Access, Excel vous permet de cliquer simplement sur n'importe quelle cellule et de la remplir de la manière qui vous convient le mieux projet. Dans certains cas, comme pour suivre les dépenses, vous souhaiterez utiliser une série organisée de lignes et de colonnes. D'autres fois, comme la constitution d'une liste des membres de l'équipe, l'ordre et le positionnement des cellules ne joueront pas un rôle majeur. L'un des avantages d'Excel est sa simplicité de réorganisation des données: sélectionnez une cellule et faites glisser sa bordure pour la déplacer vers un nouvel emplacement sur la feuille.
Vidéo du jour
Cahiers d'exercices Excel
Chaque fichier Excel, appelé un classeur, contient une ou plusieurs feuilles de calcul. Pour basculer entre les feuilles d'un classeur, utilisez les onglets dans le coin inférieur gauche de la fenêtre. Depuis Excel 2007, la plupart des classeurs utilisent l'extension de fichier XLSX, alors que les anciennes versions utilisaient XLS des dossiers. De nouvelles copies d'Excel peuvent lire ces anciens fichiers, mais pour ouvrir un nouveau classeur dans une ancienne édition, l'ancien PC a besoin du Pack de compatibilité bureautique.
Onglets du ruban
Comme pour le reste d'Office depuis 2007, Microsoft a remplacé les menus d'Excel par des onglets de ruban. Vous pouvez considérer les onglets comme des menus visuels qui restent ouverts -- chaque onglet contient un ensemble de fonctionnalités associées avec des icônes explicatives. Par exemple, l'onglet Accueil contient les options les plus courantes, telles que la police et la couleur du texte, tandis que l'onglet Insertion propose des moyens d'insérer des tableaux, des zones de texte et des graphiques. Un onglet, Fichier, se comporte différemment. Le fichier contient toujours des tâches de base, notamment "Nouveau", "Ouvrir" et "Enregistrer", mais affiche ces tâches dans une zone plein écran avec des options supplémentaires, appelées Vue en coulisses. Par exemple, le bouton "Nouveau" dans la vue des coulisses offre une sélection de modèles consultable pour les nouveaux classeurs.
Formules et fonctions
En plus de contenir du texte brut et des nombres, les cellules peuvent contenir formules, qui commence toujours par un signe égal. Avec une formule, Excel affiche le résultat d'une équation dans une cellule, mais maintient automatiquement ce résultat à jour lorsque vous modifiez ses composants. Une formule de base peut remplacer une calculatrice: écrivez "=2+4" et Excel affiche "6". Les formules fonctionnent également avec les données d'autres cellules: "=A1+B1" ajoute les valeurs des cellules A1 et B1.
Pour les procédures autres que l'arithmétique directe, utilisez les fonctions pour effectuer diverses opérations sur les données. Les capacités des fonctions vont des mathématiques simples, telles que « AVERAGE » pour faire la moyenne d'une plage de cellules, à la modification de texte, comme « LOWER » pour convertir une ligne en minuscules. Les deux termes sont souvent confondus, mais rappelez-vous que chaque cellule ne peut contenir qu'un formule, mais chaque formule peut utiliser plusieurs les fonctions, comme "=AVERAGE(A1, B1)+SUM(A2, B2)" pour ajouter la somme de deux cellules à la moyenne de deux autres cellules.
