Kuinka käyttää Google-dokumentteja

Google Docs on pilvipohjainen Google-tuote, jossa on kaikki ominaisuudet, joita tarvitset asiakirjojen luomiseen, muokkaamiseen ja jakamiseen. Google tarjoaa joukon sovelluksia, jotka on suunniteltu verkossa työskenteleville käyttäjille. Integrointi kanssa Google Driven pilvitallennusominaisuudet avulla voit käyttää asiakirjojasi ja käsitellä niitä mistä tahansa.

Google-dokumentteihin vaihtaminen voi olla pelottava tehtävä, koska löydettävissä on paljon uusia ominaisuuksia ja dokumenttien muokkauskäyttöliittymä saattaa näyttää tuntemattomalta.

Voit aloittaa Google-dokumenttien käytön noudattamalla muutamia yksinkertaisia ​​ohjeita, ja tämän työkalun eri ominaisuuksista oppiminen auttaa sinua tulemaan Google-dokumenttien asiantuntijaksi hetkessä.

Vaihe 1: Google-tilin määrittäminen

Google-dokumenttien käyttö edellyttää Google-tilin rekisteröintiä. Se on ilmaista, ja tilisi tarjoaa sinulle pääsyn Gmailiin, Google Kartat, ja YouTube sekä koko Drive-paketti.

Luo Google-tili siirtymällä kohtaan ilmoittautumissivulla. Anna tietosi ja seuraa näytön ohjeita. Onnittelut! Sinulla on nyt Google-tili. Jos sinulla on jo tili, kirjaudu sisään normaalisti.

Vaihe 2: Käynnistä Google Docs

Voit käyttää Google-dokumentteja usealla eri tavalla laitteestasi riippuen. Voit ladata sovelluksen osoitteesta Sovelluskauppa tai Google Playtai napsauta Google Apps -kuvaketta oikeassa yläkulmassa Googlen etusivu sivu (esitetty yhdeksällä pisteellä). Sinun on sitten napsautettava Asiakirjat -painiketta – saatat joutua vierittämään alas avautuvassa valikossa tai napsauttamalla Lisää Googlelta samassa ponnahdusvalikossa nähdäksesi sen.

Vaihtoehtoisesti voit siirtyä Google Driveen ja valita GoogleAsiakirjat sisällä Minun ajoni yläreunasta avattavasta valikosta tai valitse Google Docs kun olet napsauttanut Uusi sivun vasemmassa reunassa. Viimeinen vaihtoehto on navigoida suoraan kohteeseen Google Docs. Kun olet käynnistänyt verkkosovelluksen, olet valmis luomaan asiakirjan.

Vaihe 3: Asiakirjan luominen

Luo uusi asiakirja napsauttamalla tyhjää sivua, jossa on monivärinen Lisäys -merkki sen sisällä, joka sijaitsee Google-dokumenttien pääsivun vasemmassa yläkulmassa. Jos et löydä tätä kuvaketta, vieritä ylös nähdäksesi sen tai vieritä alas klikkaaksesi moniväristä kuvaketta Plus-merkki -kuvaketta näytön oikeassa alakulmassa. Kun teet sen, edellä mainittu tyhjän sivun kuvake, jossa on monivärinen lisäysmerkki, ilmestyy uudelleen näytön yläosaan. Napsauta sitä avataksesi uuden asiakirjan.

Jos olet luomassa dokumenttia Drivesta, valitse Google Docs lyönnin jälkeen Uusi luo automaattisesti tyhjän asiakirjan. Jos napsautat pientä, oikealle päin olevaa Nuoli vieressä Google Docs, voit jopa luoda uuden asiakirjan toimitetun mallin perusteella. Valittavana on useita malleja, mukaan lukien ansioluettelot, liikekirjeet ja valikoima kolmannen osapuolen malleja. Voit jopa ladata olemassa olevan .doc- tai .docx-tiedoston Driveen napsauttamalla Uusi >Tiedoston lataus.

Vaihe 4: Aloita työskentely

Kun olet luonut asiakirjan, voit ryhtyä töihin. Klikkaus Nimetön dokumentti vasemmassa yläkulmassa lisätäksesi otsikon asiakirjallesi. Voit myös säätää fonttityyppiä, tekstin kokoa ja paljon muuta Työkalupalkki sivun yläreunassa. Jos et näe otsikkoasi tai valikkopalkkia sivun yläreunassa, nämä vaihtoehdot voivat olla piilossa. Jos näin on, napsauta alaspäin olevaa Nuoli oikeassa yläkulmassa näyttääksesi ne.

Koska työskentelet selaimessasi, kaikki asiakirjaan tehdyt muutokset tallennetaan automaattisesti. Jos katsot asiakirjan otsikon oikealle puolelle näytön yläreunassa, sinun pitäisi nähdä joko se Tallentaa… tai Tallennettu Driveen. Odota, että toinen viesti tulee näkyviin, ennen kuin poistut, varmistaaksesi, että kaikki työsi on tallennettu. Näytä käsillä olevan asiakirjan versiohistoria napsauttamalla Viimeisin muokkaus [sekuntia/minuuttia/tuntia] sitten linkin oikealla puolella auta valikkopainiketta näytön yläreunassa. Tämän jälkeen sinut ohjataan näytölle, joka näyttää asiakirjasi eri muokatut versiot, jotka voit palauttaa.

Kuinka jaat tavarasi

Jos haluat jakaa asiakirjasi muiden ihmisten kanssa, napsauta sinistä Jaa -painiketta sen asiakirjan oikeassa yläkulmassa, jonka haluat jakaa. Painike kiilautuu kuvasi - olettaen, että olet lisännyt sellaisen Google-tiliisi - ja kuvan väliin Avaa kommenttihistoria kuvake, joka näyttää sarjakuvan puhekuplalta. Kutsu sen jälkeen muita käyttäjiä syöttämällä oikeat sähköpostiosoitteet avautuvaan ikkunaan ja napsauttamalla Tehty.

Ihmiset, joiden kanssa jaat asiakirjan, voivat joko muokata, tarkastella tai kommentoida dokumenttia sen mukaan, mitä käyttöoikeuksia annat heille. Tätä voidaan muuttaa napauttamalla avattavaa valikkoa suoraan sähköpostiosoitekentän oikealla puolella, kun olet lisännyt jonkun. Tässä valikossa voit merkitä jonkun a Katsoja, Kommentoija, tai Toimittaja.

Jos haluat jakaa asiakirjan muiden ihmisten kanssa kuin sähköpostilla, napsauta Kopioi linkki alaosassa Jaa ihmisten ja ryhmien kanssa ikkuna. Linkki kopioidaan leikepöydällesi. Asiakirjasi on saattanut noudattaa rajoitettua tietosuojatasoa. Tämä tarkoittaa, että vain asiakirjaasi lisätyt ihmiset voivat avata heille lähettämäsi linkin. Jos haluat muuttaa asiakirjan tietosuojatasoa niin, että kaikki linkin saaneet voivat käyttää sitä, voit tehdä sen napsauttamalla sinistä Vaihda kohtaan Kaikki, joilla on linkki hyperlinkki, joka sijaitsee myös alaosassa Jaa ihmisten ja ryhmien kanssa ikkuna.

Kun teet sen, sinut ohjataan ikkunaan, jonka avulla voit kopioida jaettavan linkin asiakirjaasi tai muuhun mukauta asiakirjasi käyttöoikeuksia antamalla sinun valita, mitä ihmiset voivat tehdä asiakirjalla saatuaan a linkki siihen. Voit tehdä tämän napsauttamalla avattavaa valikkoa (eli oikealla puolella Kaikki, joilla on linkki vaihtoehto) ja valitse sitten Katsoja, Kommentoija, tai Toimittaja valikosta.

Käytä kommenttitoimintoa

Google-dokumenttien avulla voit seurata reaaliajassa, kuinka muut ihmiset tekevät muutoksia asiakirjaan. Napsauttamalla Avaa kommenttihistoria -painiketta näytön oikeassa yläkulmassa, sinä tai kuka tahansa muu asiakirjassa oleva voi aloittaa keskustelun projektistasi. Voit myös nähdä, ketkä käyttäjät tällä hetkellä katsovat asiakirjaa käyttämällä ympyräsarjaa, joka sijaitsee merkin vasemmalla puolella Avaa kommenttihistoria -painiketta. Jos kukaan muu kuin sinä ei katso tiettyä sivua, täällä ei näy mitään.

Voit myös määrittää kunkin asiakirjan niin, että saat ilmoitukset kaikista dokumenttiin lisätyistä kommenteista, vain sinuun viittaavista kommenteista tai ei ilmoituksia ollenkaan. Ilmoitukset voivat olla hyödyllinen työkalu yhteistyöhön suurten ihmisryhmien kanssa. Se on ihanteellinen, kun työskentelet ryhmän kanssa, joka ei ole samassa fyysisessä tilassa. Jos et jostain syystä halua käyttäjillä olevan mahdollisuutta lisätä kommentteja tiettyyn asiakirjaan, voit myös vaihtaa muokkaustilaa (lisätietoja seuraavassa osiossa).

Tutustu erilaisiin muokkaustiloihin

eeditointitila avattavasta valikosta (sijaitsee näytön oikealla puolella Jaa painike) voit tarkastella ja muokata asiakirjaasi monin eri tavoin. Kolme päävaihtoehtoasi ovat: Muokkaa tiedostoa itse (Muokkaus), ehdota muutoksia toisen kirjoittajan tehtäväksi (ehdottaa) tai katso tai tulosta asiakirja (Katsotaan). Jos olet perehtynyt Microsoft Wordiin, ehdottaa ominaisuus toimii samalla tavalla kuin Jäljitä muutokset. Työkalu korostaa ehdotetut muokkaukset näkyvässä sävyssä koko asiakirjassa. Muut osallistujat tai toimittajat voivat joko hyväksyä tai hylätä nämä ehdotukset, kun he luovat lopullisen luonnoksen. Sen lisäksi ehdottaa -ominaisuuden avulla voit seurata asiakirjan versiohistoriaa Tiedosto > Versiohistoria > Katso versiohistoria.

Kokeile toista asiakirjatyyppiä

Google Drive sisältää monia. Google Slides on Microsoftin haastaja PowerPoint, mutta aivan kuten Docs tekee, se avaa oven useiden avustajien yhteistyölle. Google Sheets on Microsoft Excelin kilpailija laskentataulukoiden luomisessa ja muokkaamisessa.

Googlen tuottavuutta lisäävät verkkosovellukset ovat ilmainen ja kova kilpailija Microsoft 365:lle. Se ei ole niin perusteellinen tai kattava, mutta käyttäjät voivat käyttää näitä sovelluksia maksutta luodakseen ja tallentaakseen sisältöä verkossa monimutkaisen yhteistyön avulla. Käyttäjät voivat kirjautua sisään Google-tililleen käyttääkseen tallennettuja Docs-, Sheets- ja Slides-tiedostoja millä tahansa laitteella, kaikkialla maailmassa, kunhan heillä on Internet-yhteys.

Toimittajien suositukset

• GPT-4: kuinka käyttää AI-chatbotia, joka saa ChatGPT: n häpeään
• Kuinka testaamme kannettavia tietokoneita
• Googlen ChatGPT-kilpailija julkaisi juuri haun. Näin voit kokeilla sitä
• Sinun ei tarvitse käyttää Bingiä – Google-haussa on nyt myös tekoäly
• OpenAI uhkaa oikeudenkäynnillä opiskelijan GPT-4-projektista, mutta unohtaa, että voit käyttää sitä ilmaiseksi