Osoitetarrojen tulostaminen Excelissä

Microsoft Excel toimii erinomaisena ohjelmana sähköpostilistojen hallintaan. Suuria postituslistoja on erityisen helppo hallita Excelissä, kun yhteystiedot luokitellaan ja järjestetään mukautettuun muotoon.

Excel- ja CSV-muotoja käytetään luetteloiden tuomiseen ja viemiseen sähköpostinhallinnasta, ja solujaot tarkoittavat, että voit jakaa nimen, osoitteen ja muut asiaankuuluvat tiedot yksittäisiin sarakkeisiin. Voit myös sijoittaa koko yhteystiedon yhteen soluun.

Taitavien Excel-käyttäjien joustavuus on kätevää, mutta tarrojen tulostaminen suoraan Excelistä ei ole helppoa. Vaikka prosessi ei ole liian monimutkainen, se ei ole myöskään ilmeinen, ja voit luoda teknisen katastrofin. Yhdistäminen on tehokkain tapa määrittää tulostimen tarrat.

Nopein ja tehokkain tapa tulostaa tarroja Excel-postituslistalta on yhdistäminen. Tämä prosessi ottaa organisoidut Excel-tietosi ja kokoaa jokaisen osoitteen tulostimen yksittäiseksi tarraksi.

Vaikka tämä kuulostaa yksinkertaiselta, siinä on saalis. Excel-taulukko on muotoiltava tiettyyn asetteluun, joka käyttää sarakkeita kullekin luokalle. Jos käytit toista menetelmää syöttäessäsi osoitteita, uudelleenmuotoilu vie aikaa.

Ihannetapauksessa aloitat alusta ja voit kirjoittaa jokaisen yhteystiedon oikeassa muodossa. Jos kaikki on jo jaettu luokkiin, ne saattavat vaatia vain yksinkertaisia ​​tarrojen muutoksia ja säätöjä muotoiluvaatimusten täyttämiseksi.

Määritä Excel-laskentataulukko sarakeotsikoineen. Jokainen sarake edustaa tiettyä luokkaa. Luo erillinen sarake etunimelle, sukunimelle, osoitteelle, kaupungille, osavaltiolle ja postinumerolle.

Jokaisen henkilön tiedot ovat vaakasuoralla rivillä. Käytä kussakin kentässä tarkkaa oikeinkirjoitusta, lyhenteitä ja isoja kirjaimia. Käytä esimerkiksi NV: tä ​​Nevadan sijaan, ellet halua kirjoittaa osavaltion koko nimeä.

Mieti myös, miltä haluat nimien näyttävän tarroissa. Kirjeiden tyyli on henkilökohtaisten mieltymysten asia. Jotkut ihmiset pitävät kaikkien kirjainten kirjoittamisesta isolla, kun taas toiset vain ensimmäisen kirjaimen jokaisessa sanassa.

Sinulla on myös mahdollisuus lisätä sarakkeita tarpeen mukaan. Jos esimerkiksi haluat, että tarran ensimmäisellä rivillä lukee yrityksen nimi, muuta ensimmäinen sarake vastaamaan näitä tietoja.

Kun sarakkeet on asetettu, seuraava vaihe on ikävä tehtävä syöttää jokaiselle kontaktille. Lisää kaikki tiedot ja tee kierros tai kaksi muokkausta varmistaaksesi, että kaikki näyttää hyvältä.

Kun yhteystiedot ja kaikki niihin liittyvät tiedot ovat laskentataulukossa, korosta kaikki, mukaan lukien sarakeotsikot. Voit korostaa kaiken vetämällä kohdistinta kaikkien kenttien yli pitäen samalla hiiren painiketta painettuna tai käyttää valitse kaikki -pikanäppäintä, Ctrl+A.

Kun tiedot on korostettu, valitse välilehti Kaavat ja napsauta Määritä nimi. Kirjoita luettelon nimi avautuvaan ruutuun. Esimerkiksi käyttää Häät_kutsut tai Joulukortit.

Jos tulostat tarroja säännöllisin väliajoin, päivämäärän lisääminen jokaiseen luetteloon on myös hyödyllistä. Yhteystietoluetteloita päivitetään usein, ja päivämäärä antaa sinulle käsityksen siitä, milloin luettelo on viimeksi päivitetty. Se myös varmistaa, että tulostat oikean ja uusimman version.

Tallenna juuri nimetty Excel-yhteystietotaulukko ja poistu asiakirjasta jatkaaksesi yhdistämistä.

Microsoft Word on paikka, jossa voit tulostaa tarrat. Excel on ihanteellinen tietojen järjestämiseen ja isännöimiseen, ja se toimii hyvin luettelon nopeaan lataamiseen muihin ohjelmiin. Microsoft Wordissa on kuitenkin sisäänrakennettu tarratulostusmalli, joka asettaa osoitteet tulostimen vaatimaan muotoon.

Yhdistysprosessi yhdistää Excelin kenttiä järjestämiseen ja Wordin tulostimen tarrojen muotoiluun.

Avaa uusi Word-asiakirja ja napsauta Postitukset -välilehteä avataksesi vaihtoehtoluettelon. Napsauta avattavaa vaihtoehtoa Aloita yhdistäminen paljastaaksesi toissijaisen valikon, jossa saatat joutua napsauttamaan Aloita yhdistäminen uudelleen ennen kuin voit valita Tarrat avataksesi valikon Label Options.

Tässä vaiheessa tarvitset tietoja tulostimesta ja tarroista jatkaaksesi eteenpäin. Sinun on valittava välillä jatkuvan syötön tulostimet ja sivutulostimet. Katso tulostimen käyttöoppaasta, mitä tyyppiä käytät. Jos sinulla on sivutyylinen tulostin, toinen avattava valikko edellyttää, että valitset tietyn lokeron tyypin sivutulostimellesi. Ohitusalusta on melko yleinen.

Valitse seuraavaksi etiketin toimittaja. Jokaisella toimittajalla on oma asettelunsa, ja tämä on tärkeää tulostimen kannalta. Microsoft, Avery ja monet muut toimittajavaihtoehdot on lueteltu avattavassa valikossa. Valitse se, joka vastaa työtä varten ostamaasi tarraa.

Valitse lopuksi tuotenumero, joka vastaa tarroissasi olevaa tuotenumeroa. Tämä löytyy yleensä pakkauksesta, ei itse tarra-arkeista. Tuotenumero kertoo tulostimellesi paperin mitat varmistaakseen, että tulostus on kohdistettu oikein tarrojen kanssa.

Harvinaisissa tapauksissa tuotenumero ei välttämättä ole saatavilla tarroissasi. Tulostus voi silti siirtyä eteenpäin, mutta sinun on mitattava yksittäisen tarran koko manuaalisesti. Sinun on myös tiedettävä, kuinka monta tunnistetta sivulla on ja kuinka monta on kussakin sarakkeessa ja rivissä.

Voit kirjoittaa mukautetun tunnisteen ulottuvuuden valitsemalla Yksityiskohdat vaihtoehto kohdassa Label Options ikkuna näyttää tarra-arkin asettelun sarakkeittain ja riveittäin. Syötä marginaalit, sarakkeet ja rivit niille varattuun kenttään. Klikkaus OK jos tämä vastaa määritystäsi. Jos ei, napsauta Peruuttaa ja valitse sitten Uusi etiketti ja yritä uudelleen.

Kirjoita nimiöille nimi, jotta mitat tallentuvat myöhempää tarvetta varten. Mikä tahansa nimi riittää. Aseta seuraavaksi mitat mitatun korkeuden ja leveyden mukaan. Anna myös rivin ja sarakkeen asettelu. Mene eteenpäin ja napsauta OK Tallenna uudet kokoasetukset ja napsauta sitten OK uudelleen tallentaaksesi kaikki asetukset.

Tässä vaiheessa tarrat on valmisteltu Excelissä ja Word-asiakirja on muotoiltu oikein tarrojen tulostamista varten. Nyt sinun on tuotava yhteystiedot täyttääksesi tarrat.

Napsauta Word-asiakirjassa Tiedosto ja sitten Vaihtoehdot ja Pitkälle kehittynyt. Valitse vieressä oleva valintaruutu Vahvista tiedostomuodon muunnos auki ja valitse OK. Palaa kohtaan Postitukset -välilehteä ja napsauta Valitse Vastaanottajat avataksesi vaihtoehtojen pudotusvalikon. Valita Käytä olemassa olevaa luetteloa löytääksesi Excel-yhteystietosi tietokoneeltasi. Valitse tiedosto ja napsauta OK. Tämä prosessi yhdistää Excel-arkin Word-asiakirjaan. Vaikka ohjelmat on yhdistetty, tarrat eivät ole vielä täynnä tietoja.

Helpoin tapa tuoda koko luettelo on paikkamerkkien avulla. Paikkamerkki vastaa Excel-tiedostoon luomiasi sarakkeita. Kirjoitat esimerkiksi <> missä haluat etunimen näkyvän tarrassa. Muista, että tämä sarja toistuu kaikissa tarroissa.

Vakioosoitesarja näyttää tältä:

<> <>

<>

<> <> <>

Jokainen tarra vastaa suoraan Excel-taulukon saraketta. Jos haluat lisätä mukautettuja tietoja, niiden on oltava taulukon tunnistetussa sarakkeessa. Tämän jälkeen kirjoitat kentän haluamaasi sijoittelujärjestykseen tarraa varten.

Jos lataat luetteloita usein yhdistämisprosessin avulla, olemassa on myös osoitelohkon pikakuvake useiden tietokenttien yhdistämiseksi yhden <

Nyt kun tarrat on asetettu kunkin kentän järjestyksen mukaan, voit ladata tehokkaasti satoja tai jopa tuhansia yhteystietoja ja luoda samalla johdonmukaisen tarrasarjan tulostimelle. Yhdistäminen on ihanteellinen joukkoyhteystietoluetteloihin.

Yhdistäminen on kartoitettava, jotta Word lukee oikeat sarakkeet Excelistä. Palaa kohtaan Postitukset välilehti, napsauta Ottelukentät ja valitse Kirjoita ja lisää kentät. Näyttöön tulee laatikko, jossa on useita tunnisteita avattavien ruutujen vieressä.

Tarrat ovat osoitetarran yleisiä elementtejä. Se listaa Otsikko, Etunimi, Sukunimi, Katuosoite, ja niin edelleen. Näet vastaavissa pudotusvalikoissa sarakeotsikot Excel-taulukosta. Monet näistä yhdistetään jo, mutta varmista, että jokainen elementti on kohdistettu ja sovitettu oikein. Tämä tarkoittaa, kun kirjoitat <>, se vetää vain Etunimi sarakkeessa Excel-taulukossa.

Nyt kun kentät on kartoitettu ja tarrat on rakennettu, napsauta Esikatselu in Postitukset -välilehti. Ennen kuin päätät tulostaa, esikatsele tarrat huolellisesti. Tarkista kohdistus ja muotoilu tässä näkymässä.

Kun olet valmis tulostamaan, napsauta Viimeistele ja yhdistä alla Postitukset -välilehti. Klikkaus Tulosta asiakirjat lähettääksesi lopullisen työn tulostimelle. Varmista, että tulostimessa on tarrapaperia, ennen kuin lähetät työn.

Vaikka Excel on loistava tapa suorittaa yhdistäminen, voit myös tuoda yhteystietoja Outlookista. Outlookin avulla voit viedä yhteystietoja Excel-laskentataulukkoon, jossa voit käyttää yllä kuvattua prosessia.

Jos haluat hakea yhteystiedot suoraan Outlook-sähköpostiohjelmasta, vedä yhteystietoluettelosi esiin. Käyttää Siirtää+Ohjaus valitaksesi ja korostaaksesi useita yhteystietoja, kunnes jokainen haluttu yhteystieto on korostettu.

Siirry kohtaan Koti -välilehti ja valitse Yhdistäminen. Valita Vain valitut yhteystiedot jonka jälkeen Kaikki yhteyskentät. Valitse sitten Uusi asiakirja ja Postitustarrat asiakirjatyyppinä.

Tämä toiminto käynnistää uuden Word-asiakirjan, jossa on yhdistäminen. Valitse Kirjoita ja lisää kentät alla Postitukset -välilehteä ja varmista, että kaikki on kohdistettu oikein. Klikkaus Päivitä etiketit tarrojen luomiseen.

Käytä esikatselutoimintoa tarkistaaksesi ja varmistaaksesi, että kaikki on kohdistettu oikein. Kun olet muokannut ja tehnyt lopulliset versiot, esikatsele uudelleen ja suorita sitten Viimeistele yhdistäminen ja Tulosta lähettääksesi työn tulostimelle.

Outlook hallitsee erinomaisesti yhteystietoja, ja yhdistäminen ohjelmasta on helppoa. Kaikilla ei kuitenkaan ole Outlookia sähköpostin hallinnassa, ja tulostustarroja Excelistä -prosessi on edelleen paras vaihtoehto yhteystietojen hallintaan.