Kutistuvien plusmerkkien lisääminen Excelin sarakkeisiin

Suuren tietomäärän käsitteleminen Microsoft Excelissä voi tuntua ylivoimaiselta. Tiivistämällä osion voit piilottaa alaosastot tilapäisesti, jotta saat paremman kuvan niiden ylä- tai alaosasta. Voit lisätä kutistettavia Excel-rivejä valitsemalla rivit, jotka haluat tiivistää, ja ryhmitellä ne Tiedot-välilehden Outline-ominaisuuden avulla. Voit sitten tiivistää ja laajentaa napsauttamalla vasemmalla olevia plus- ja miinussymboleita tai kutistaaksesi ja laajentaaksesi yläosassa olevia numeroita.

Excel voi toisinaan näyttää pelkältä numerolaatikoilta, joiden rivit ja sarakkeet näyttävät jatkuvan loputtomasti. Jos käsittelet suurta laskentataulukkoa, joka on täynnä runsaasti tietoa, kaikki rivit ja sarakkeet voivat olla yhdessä, jolloin on vaikea nähdä, mitä tapahtuu. Käyttämällä ohjelmistoa ryhmittelyominaisuus, voit luoda kokoontaitettavia Excel-rivejä, jotka helpottavat pääosien näkemistä.

Ajattele ryhmittelyominaisuutta ääriviivana. Jokaisessa osiossa on pääkohta ja alakohdat niiden alla. Jos pystyt jotenkin piilottamaan nuo alakohdat, voit saada yleiskatsauksen sisällöstäsi ja silti säilyttää alakohdat siellä, kun olet valmis katsomaan niitä. Jos haluat ryhmitellä Excelin sarakkeet otsikoineen, sinun on kuitenkin pohdittava, kuinka ryhmittelet asioita, kun määrität laskentataulukon.

Yksi parhaista asioista asennuksessa Excelin tiivistä sarakkeet on ryhmittely, jonka teet etukäteen. Jos sinulla on esimerkiksi budjetti, voit yhdistää kaikki kohteet ryhmittelyominaisuuden avulla ja laskea ne sitten yhteen. Sinulla voi olla budjetti jokaiselle osastolle ja haluat laskea yhteen, kuinka paljon käytät kussakin osastossa

Kun ryhmittelet Excel-ryhmäsarakkeet otsikoineen, voit hallita tietoja helpommin. Otsikkosi voisivat olla kunkin budjetin alueen kokonaissummat, ja kokoontaitettavat sarakkeet voivat olla kunkin alueen rivikohtia. Kun nämä alueet on tiivistetty, sinulla on vain kunkin osaston kokonaissummat, mikä helpottaa kunkin alueen budjettien vertailua.

Ennen kuin voit käyttää Excelin kutistaa sarakkeet -ominaisuutta, sinun on ensin luotava ryhmät. On olemassa useita tapoja tehdä tämä. Ensimmäinen on käyttää ääriviivaominaisuutta, joka toimii, jos tiedoillasi on vain yksi tietotaso. Korosta solut, jotka haluat ryhmitellä, napsauta sitten Tiedot-välilehteä ja valitse Outline, Group ja Auto Outline.

Jos automaattinen ääriviivat eivät ole vaihtoehto tai haluat mieluummin muokata, mitkä alueet ovat kutistettavia, voit luoda manuaalisesti koko arkille kutistettavia Excel-rivejä. Korosta rivit, jotka haluat ryhmitellä, ja valitse sitten Jäsennys, Ryhmä, Ryhmä ja Rivit. Näet vasemmalla palkin, jossa on miinuspainike. Toista tämä prosessi muiden rivien kanssa, jotka haluat ryhmitellä.

Kun kaikki on määritetty, mukaan lukien Excel-ryhmäsarakkeet otsikoineen ja palkit kunkin ryhmitellyn alueen vasemmalla puolella, olet valmis tiivistämään. Kun haluat tiivistää kohteesi, napsauta miinuspainiketta kunkin ryhmän vasemmalla puolella. Ryhmä romahtaa välittömästi, mutta kaikki tiedot jäävät sinne piiloutuen hetkellisesti poissa näkyvistä.

Laajenna juuri kutistamaasi ryhmää napsauttamalla ryhmän vasemmalla puolella olevaa plusmerkkiä. Kaikki näkyy samalla tavalla kuin ennen niiden ryhmittelyä. Voit vaihtaa laajentamisesta tiivistykseen tarpeen mukaan. Kun sinulla on useita ryhmiä, voit laajentaa tai tiivistää ne kaikki kerralla napsauttamalla numeroita 1 tiivistääksesi tai 2 laajentaaksesi.