Microsoft Teams -kokouksen tallentaminen

Kun osaat tallentaa Microsoft Teams -kokouksen, voit säästää niin paljon aikaa, joka kuluu usein ihmisten pyytämiseen toistamaan ohjeita tai muistuttamaan sinua siitä, mitä he sanoivat. Organisaatiot saattavat myös haluta tallentaa vianetsintäkokoukset myöhempää analysointia, vaatimustenmukaisuusvaatimusten tekemistä varten tai tehtyjen merkittävien päätösten palauttamista varten. Microsoft Teams ymmärtää tämän ja on tehnyt tallennusprosessista helppokäyttöisen – jos se on määritetty oikein.

Käydään läpi, mitä tarvitset kokouksen tallentamiseen Teamsissa, kuinka löytää tallenteet, kun kokous on valmis, ja kaikkea muuta, mitä sinun tulee tietää prosessista.

Tapaamisen tallentaminen Microsoft Teamsissa

Vaihe 1: Varmista, että sinulla on oikeat käyttöoikeudet. Tallennuksen aloittamiseen ja lopettamiseen kokouksessa tarvitaan useita käyttöoikeuksia. Ensinnäkin käyttäjä tarvitsee tilauksen, kuten Office 365 Enterprise, Business Premium tai Business Essentials.

Jos työskentelet osana organisaatiota, IT-järjestelmänvalvojasi on ehkä otettava käyttöön tallennukset organisaatiolle. Jotkut organisaatiot poistavat oletuksena tallennukset käytöstä tiettyjä tilanteita lukuun ottamatta. Jos työskentelet itsenäisesti, sen pitäisi olla oletusarvoisesti käytössä.

Vain tietyt käyttäjät voivat tallentaa kokouksia liittyessään. Tämä sisältää sekä kokouksen järjestäjät että ne, joilla on osa järjestäjän organisaatiosta Microsoft Teams. Eri organisaatioihin ja vieraisiin kuuluvat eivät voi tallentaa.

Vaihe 2: Kirjaudu Microsoft Teamsiin ja liity kokoukseen. Järjestä yksi henkilö aloittamaan ja lopettamaan nauhoituksen tarvittaessa – et voi tehdä useita tallenteita kokouksesta samanaikaisesti.

Vaihe 3: Katso kokouksessa ikkunan yläreunassa olevaa valikkoa ja valitse Lisää toimintaa vaihtoehto (kolmen pisteen ellipsin kuvake).

Vaihe 4: Valitse Aloita nauhottaminen avattavassa valikossa. Joillakin organisaatioilla on tallennuskäytäntö, joka sinun on nyt hyväksyttävä, ennen kuin tallennus voi alkaa, vaikka tämä ei ole yleistä. Kaikki kokoukseen osallistuneet saavat ilmoituksen, että kokous on nyt äänitetty.

Vaihe 5: Tallennuksen ottaminen käyttöön ottaa myös transkriptiot käyttöön, ellei järjestelmänvalvoja ole erityisesti estänyt transkriptioita. Transkriptioita voi katsella reaaliajassa ja ne tallennetaan videon rinnalle, kun tallennus päättyy. Litteroinnit ovat tärkeitä, jos nauhoitus tehdään muun muassa vaatimustenmukaisuuden tai oikeudellisista syistä. Live-transkriptiot voidaan pysäyttää milloin tahansa Lisää toimintaa valikosta.

Vaihe 6: Kun on aika lopettaa tallennus, siirry kohtaan Lisää toimintaa valikko uudelleen ja valitse Lopeta tallennus. Tallenne käsitellään nyt, mikä voi kestää hetken, joten se ei välttämättä ole heti katseltavissa.

Tallennetun kokouksen toistaminen

Kun Microsoft Teams tallentaa kokouksen, se tallennetaan SharePointiin. Jos se ei ollut kanavakokous, se tallennetaan OneDriveen. Vieraile näissä paikoissa löytääksesi kokouksen tiedostot. Linkki tallenteeseen ilmestyy myös kanavalle tai chattiin, jossa kokous pidettiin, ja se on saatavilla myös kanavan Tiedostot-välilehdellä.

Voit jakaa tiedoston joko suoraan jonkun muun kanssa Teamsissa tai kopioida ja liittää sen useisiin muihin alustoihin helpoimman mukaan.

Tärkeä muistiinpano: Microsoft Teamsin tallennuksissa on usein sisäänrakennettu vanhenemispäivä, jonka jälkeen kokous ei ole saatavilla (sekä lisäaika tietueen omistajalle). IT voi poistaa tämän käytöstä. Viimeinen voimassaolopäivä näkyy Teamsissä kokoukseen johtavan linkin kanssa sekä Yksityiskohdat osio Näytä toimet tallennustiedostossa. Kokouksen nauhoittajat voivat yleensä mukauttaa viimeistä voimassaolopäivää. On tärkeää varmistaa, että video jaetaan tai käytetään ennen vanhentumispäivää. Jos tallennus on tehty vaatimustenmukaisuuden vuoksi, vanhenemispäivämäärät tulee poistaa käytöstä tai tiedostot tallentaa pysyvästi muulla tavalla.

Tallennustapaamiset extrat

On joitain muita huomioitavia seikkoja, jotka on otettava huomioon tallennettaessa kokousta Teamsissa:

• Tallentaminen lopetetaan automaattisesti, kun kaikki ovat poistuneet kokouksesta. Tallennus ei kuitenkaan lopu, jos sen aloittanut henkilö poistuu – tämä tarkoittaa, että jonkun muun on ehkä lopetettava se manuaalisesti oikeaan aikaan.

• Joskus alueelliset säännöt voivat vaikuttaa tallennusasetuksiin. Paikalliset määräykset voivat esimerkiksi vaatia, että kaikki antavat luvan tallennukseen ennen aloittamista.

• Vieraat ja ulkopuoliset osallistujat eivät voi nähdä tallennetta, ellei joku jaa sitä suoraan heidän kanssaan.

• Kokouksen video voi näyttää enintään neljä videovirtaa kerralla. Et voi vaihtaa muihin streameihin katsellessasi tallennetta.

• Yhteensopivuusvaatimukset voivat ohittaa jotkin yllä käsitellyt asetukset.

Jos aiot järjestää tapaamisen kollegoiden kanssa, harkitse sitä perustaa ensin uusi joukkue.

Toimittajien suositukset

• Kuinka tallentaa verkkosivu PDF-muodossa
• Yleisimmät Microsoft Teams -ongelmat ja niiden korjaaminen
• Voit nyt kokeilla avatareita ja virtuaalitiloja Microsoft Teamsissa
• Kuinka piirtää Microsoft Wordissa
• Kuinka palauttaa Windows 10 tai Windows 11 tehdasasetukset

Päivitä elämäntapasiDigital Trends auttaa lukijoita pysymään tekniikan nopeatempoisessa maailmassa uusimpien uutisten, hauskojen tuotearvostelujen, oivaltavien toimitusten ja ainutlaatuisten kurkistusten avulla.