Kuinka lähettää ilmoitus sähköpostin muutoksesta

Olitpa vaihtamassa olemassa olevaan tiliin liitettyä sähköpostiosoitetta tai luomassa uutta sähköpostitiliä, henkilökohtaisille ja/tai yrityskontakteillesi ilmoittaminen ei ole monimutkainen prosessi. Lähetä heille peruspäivitysviesti sähköpostipalvelusi kautta ja seuraa vähintään yhtä muuta ilmoitustapaa.

Ennen kuin lähetät ilmoituksen, varmista, että se sisältää kaikki tiedot, jotka osoitekirjassasi olevat henkilöt tarvitsevat ollakseen yhteydessä sinuun muutoksen jälkeen. Ilmoituksen tulee sisältää uusi osoite ja päivämäärä, jolloin aiot lopettaa vanhan osoitteesi käytön pysyvästi. Esimerkiksi "Olen päättänyt muuttaa sähköpostiosoitteeni osoitteeksi [osoite]. Lopetan nykyisen osoitteeni käytön [päivämäärä]. Päivitä osoitekirjasi. Kiitos!"

Jos olet tekemässä muutosta, joka vaikuttaa sekä henkilökohtaisiin että yrityskontakteihin, lähetä ilmoitus jokaiselle ryhmälle erikseen, jotta et jaa työyhteystietoja perheen ja ystävien kanssa tai päinvastoin. Kun otat yhteyttä samaan ryhmään kuuluviin ihmisiin, suojaa kaikkien niiden henkilöiden yksityisyys, jotka eivät halua sähköpostiosoitteensa jakamista piilokopio-kenttään piilottaaksesi sen vastaanottajilta Vastaanottaja-kentässä. Lisäksi monet sähköpostipalvelut merkitsevät automaattisesti mahdolliseksi roskapostittajaksi kaikki tilit, jotka lähettävät yhden sähköpostin useille vastaanottajille. Ellei palvelusi salli joukkopostituksia, lähetä viesti alle 20 vastaanottajalle kerrallaan.

Useimmat sähköpostipalvelut tarjoavat "Vacation Response"- tai "Out of Office" -työkalun, joka lähettää automaattisesti a mukautettu "poissa"-viesti kaikille, jotka lähettävät sinulle sähköpostin sinä päivänä, jolloin et ole aktiivisesti tarkistamassa viestejä. Jos uusi sähköpostiosoitteesi on liitetty erilliseen tiliin, voit myös tällä työkalulla ilmoittaa muutoksesta kaikille, joihin olet unohtanut ottaa yhteyttä. Kun olet vaihtanut uuteen osoitteeseesi, etsi työkalu vanhan tilin asetuksista ja liitä osoite ilmoitusviesti, jonka kirjoitit mukautettuun automaattiseen viestikenttään, ota ominaisuus käyttöön ja jätä se päälle noin kuukausi.

Kuka tahansa osoitekirjassasi oleva henkilö saattaa unohtaa tärkeän viestisi, jos esimerkiksi kirjoitit vahingossa osoitteen väärin tai käytit vanhaa osoitetta tai viesti päätyi roskapostikansioon. Lähetä viestisi tilapäivityksenä verkkoyhteisöissä ja sidosryhmien sivuilla tai lähetä se tarvittaessa yhteyshenkilöille chat-palvelun kautta. Lisäksi, jos vaihdat yrityksen sähköpostiosoitetta, harkitse uusien yhteystietojen ilmoittamista asiakkaillesi tai myyjillesi postikortilla.