Tietokantasovellukset helpottavat tietojen käsittelyä monin tavoin.
Jokainen on käyttänyt tietokantaa muodossa tai toisessa. Puhelinluettelokin kelpaa sellaiseksi. Tietokannat tallentavat tietoa ja järjestävät sen käytännölliseen muotoon. Ohjelmistosovellukset, kuten Microsoft Access, tietokoneistavat tietokantatoiminnot, mikä antaa käyttäjälle suurta joustavuutta tietojensa kanssa. Operaattorit, jotka ottavat aikaa oppiakseen käyttämään tietokantaohjelmistoja, säästävät lopulta aikaa.
Taulukot
Tietokantaohjelmaan tallennetut perustiedot syötetään taulukkoon. Ulkonäöltään laskentataulukon kaltaiset taulukot, kuten Microsoft Excel tai Lotus 123, tarjoavat organisoidun tavan syöttää tietoja. Käyttäjät voivat luoda kenttien nimiä, kuten nimi, osoite ja asiakastunnus. Käyttäjät voivat myös muotoilla taulukon kenttiä. Esimerkiksi numeerinen kenttä voi näkyä rahamuotoilussa, kuten dollareissa tai euroissa.
Päivän video
Useimmissa tietokantaohjelmistoissa on malleja usein käytettyjä muotoja varten, kuten yhteystietojen hallinta, myynti tai varaston seuranta. Käyttäjät voivat muokata näitä malleja mukauttaakseen niitä omiin erityistarkoituksiinsa.
Lomakkeet
Tietokantaohjelmisto sisältää mahdollisuuden luoda käyttäjäystävällisiä lomakkeita, jotka helpottavat tietojen syöttämistä käyttäjän silmissä. Työntekijöillä on valta mukauttaa lomakkeita tarpeidensa mukaan. Muokattavien lomakkeiden mallien käyttö nopeuttaa ja helpottaa luontiprosessia.
Tietojen syöttäjien auttamiseksi lomakkeelle opastetaan viestien käyttö. Esimerkiksi kun tietoja syöttävien on valittava tietyn kentän pudotusvalikosta, tietokannan luoja on mahdollisuus lisätä ponnahdusviesti, kun kyseinen kenttä valitaan, muistuttamaan käyttäjiä valitsemaan avattavasta valikosta.
Raportit
Tietokantaohjelmat sisältävät raportin luontitoiminnot. Raporttien avulla käyttäjät voivat käsitellä tietojaan useilla tavoilla. Käyttäjät voivat lisätä raportteihin toimintoja, jotka auttavat analysoimaan tietoja. Esimerkiksi myyntiosasto voi luoda raportin, joka näyttää vain ensimmäisen vuosineljänneksen tiedot ja antaa kunkin kuukauden kokonaissummat erikseen.
Raportin luominen mahdollistaa yleensä luovuuden raportin ulkoasun suunnittelussa. Visuaaliset näkökohdat, kuten kirjasinvalinnat, kenttien sijainnit, grafiikan lisääminen ja värien käsittely, antavat suunnittelijalle mahdollisuuden tehdä raportista visuaalisesti miellyttävän ja ammattimaisen.
Datatoiminnot
Tietokantaohjelmisto tarjoaa käyttäjille ominaisuuksia, joiden avulla he voivat järjestää tietonsa yksinkertaisesti ja täsmällisesti. Esimerkiksi lajittelutoimintojen käyttäminen mahdollistaa alfa- tai käänteisen alfasekvenssin, yleensä yksinkertaisesti napsauttamalla kuvaketta. Suodatustoimintojen avulla käyttäjät voivat hakea tietoja tiettyjen kriteerien mukaan.
